Non, passer du papier à la dématérialisation, ce n’est pas passer du carboné, du sale, du gris à une empreinte carbone neutre, à du « green » parfait et donc à la bonne solution pour la planète. On pense éviter la déforestation et l’abattage des arbres, en oubliant que les serveurs tout autour de la planète ont des conséquences encore plus importantes en termes de réchauffement climatique.
Notre expérience d’expert AMOA (Assistance en Maîtrise d’Ouvrage) nous démontre chaque jour que l’espoir d’œuvrer pour notre chère planète quand on numérise ou qu’on installe des solutions de portails, de GED, d’archivage électronique est trop souvent déçu si le sujet n’a pas été approfondi sérieusement.
J’observe même trop souvent la règle de la double peine : les process incluent numérisation, traitement complexe, rematérialisation pour visa ou signature, renumérisation, double envoi (voire en recommandé), archivage double support (on ne sait jamais !). Bref, non seulement on ne réduit pas l’empreinte carbone, mais ces mauvaises pratiques de dématérialisation l’augmente !
Les bonnes pratiques consistent à unifier, simplifier (beaucoup), homogénéiser, adapter les modalités d’encadrement et de management et bien entendu intégrer le télétravail. C’est un travail en profondeur indispensable.
Le pilotage d’une telle transformation par cette stratégie d’écologie numérique a besoin d’être factuel et concret. La mesure de l’empreinte carbone, en tant qu’outil complémentaire pour gérer le changement du management comme des collaborateurs, est un indicateur précieux. Il est précis et pratique. Il permet non seulement une prise de conscience, mais aussi de prendre des mesures à différents jalons des avancements des projets de transformation, de pouvoir communiquer les résultats positifs, encourageants et bien entendu motivants.
Ce travail a l’avantage d’embarquer l’ensemble des acteurs : la DG ou/et SG bien sûr, les métiers (pour les pratiques), la DSI (pour les solutions de dématérialisation orientées sobriété numérique, la DRH (incluant le social) et la Communication. Bien entendu, le Juridique est également impliqué ne serait-ce que pour affiner les niveaux et modalités de signature et de traçabilité pour les engagements pris par les acteurs à chaque étape des traitements dans les métiers.
Cette démarche innovante trouve sa pertinence naturelle pour les organisations privées engagées dans des démarches type ISO 26001 ou 14001 et dans les organisations publiques dont les engagements politiques concourent aux intérêts citoyens (les dernières élections municipales ont été révélatrices de ces attentes).