38 % des organisations ne savent pas comment s’y prendre pour mettre en place un système d’archivage électronique !
Selon le rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le Groupe Serda-Archimag, organiser la pérennité à long terme des documents et informations est le second enjeu pour 53 % des organisations, le premier étant l’accès et le partage des informations. Vient renforcer cette seconde place la crainte de ne pas maîtriser les risques de gestion des documents papier ou des fichiers électroniques enregistrés au petit bonheur la chance, mais aussi la volonté de supprimer progressivement le papier.
La principale préoccupation des organisations pour mettre en place un système d’archivage électronique, réside moins dans les questions juridique ou techniques mais bien plus dans la phase de migration. Comment repérer les documents essentiels, comment opérer la numérisation, selon quel critère de classement, etc.
L’archivage à vocation probatoire, c’est-à-dire l’archivage permettant de restituer un document avec valeur de preuve, donc enregistré avec les bonnes métadonnées, est intégré dans le cadre de la gouvernance de l’information pour seulement un tiers des répondants.
Donc pour ⅔ des organisations aujourd’hui, l’archivage électronique et la sécurité des informations et des documents n’est pas porté au plus haut niveau de l’entreprise.
Pourquoi ? Parce que l’archivage électronique est une des branches de la gouvernance de l’information qui pose le plus de problèmes en termes d’implémentation. 38 % des organisations ne savent pas comment s’y prendre, en augmentation de 3 points par rapport à 2017.
Les avancées en terme de Système d’archivage électronique
Rappelons que le système d’archivage électronique permet de contrôler et traiter de manière systématique et dans toute leur durée de conservation les données et documents originaux produits et reçus par chaque collaborateur. L’encadrement de ce système doit être fiable, sécurisé, pérenne, et démontré comme tel grâce à des audits ou des certifications périodiques et réguliers. On applique ici la norme de management et technique ISO14641 / NF Z 42-013.
Si vos collaborateurs enregistrent leurs fichiers dans un répertoire ou un disque dur ou un dispositif type coffre fort numérique ou encore un système de stockage à haute densité pour données d’accès ponctuels comme des bandes LTO par exemple, cela ne constitue pas un système d’archivage électronique sécurisé.
Dans un SAE, les accès sont limités, et peuvent aller jusqu’à l’isolation de toute connexion internet afin d’éviter les piratages et fuites de données.
Malgré les risques importants, 48 % des organisations ne prévoient rien du tout
27 % des organisation ont réalisé ou engagé un projet SAE. 25 % prévoient de le faire à court ou moyen terme. Et pour 48 % des organisations, rien n’est prévu.
Les administrations et le secteur des banques-assurances en avance, le monde de l’enseignement-recherche et les autres sociétés de services à la traîne.
Les avancées sont cependant très différenciées selon le secteur d’activité. Les administrations et le secteur banque-assurance, soumis à des impératifs de compliance, sont les secteurs les plus avancés.
Les secteurs de la santé et les collectivités territoriales sont plutôt dans la moyenne. Quant au secteur de l’Education-Enseignement-Recherche, il est la lanterne rouge du classement, avec les sociétés de services autres que le secteur financier.
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