La plupart des directions RH sentent que quelque chose est en train de se passer. Entre la pression sur les effectifs, les exigences réglementaires, les attentes des salariés et la masse de données à gérer, l’intelligence artificielle apparaît comme un levier évident. Pas pour "remplacer les RH", mais pour leur permettre de faire enfin ce qu’on leur demande depuis des années : mieux piloter les compétences et les carrières, produire des analyses fiables, objectiver les arrêts de travail et accélérer le recrutement. Entre autres… Mais la réalité est moins spectaculaire que les promesses des éditeurs. Car l’IA ne fournira des résultats que si les dossiers sont réellement numérisés, si les données sont maîtrisées et si les équipes sont embarquées. Sinon, c’est surtout la déception qui risque de pointer le bout de nez. Première étape : automatiser les demandes du quotidien La porte d’entrée la plus simple vers l’intégration de l’IA reste l’agent conversationnel. Un chatbot RH bien connecté au SIRH peut, en effet, répondre en quelques secondes aux demandes qui engorgent les services : solde de congés ou de RTT, statut d’une demande de formation, documents administratifs disponibles, attestations, etc. Rien de révolutionnaire, mais un gain de temps immédiat pour les gestionnaires. Ce qui change aujourd’hui, c’est la qualité des interfaces. Plus naturelles, plus "conversationnelles", elles améliorent l’expérience salarié. Certaines organisations testent ce type d’outils, d’autres les ont déjà intégrés au portail RH. Leur limite ? Quand les données en arrière-plan ne sont pas à jour, le bot répond de travers. Nous revoilà alors sur le même sujet que précédemment, à savoir la qualité du référentiel. Là où l’IA devient intéressante : exploiter la masse de dossiers Mais là où les DRH attendent vraiment l’IA, c’est sur l’exploitation de la donnée RH, notamment avec l’ IA générative couplée à du RAG (Retrieval-Augmented Generation). Pourquoi ? Parce que les services RH sont assis sur une quantité énorme d’informations individuelles (dossiers agents, contrats, arrêts, formations, entretiens…), souvent éparpillée entre SIRH, GED et dossiers partagés. Avec un RAG bien configuré, l’IA peut aller chercher dans ce corpus et produire en quelques minutes ce qui prend aujourd’hui plusieurs jours : un état des arrêts de travail sur trois ans, ventilé par métier, site, âge, statut ; une analyse des formations demandées/réalisées pour vérifier si le plan de développement des compétences est suivi ; un sommaire complet d’un dossier très volumineux à transmettre dans le cadre d’une enquête ou d’un contrôle. Dans certaines administrations, cette seule fonctionnalité ("dis-moi ce que contient le dossier et ce qu’il manque") ferait gagner plusieurs jours-hommes par mois. Mais sans dossier 100 % numérique… pas de miracle C’est ici que le bât blesse. Beaucoup de services RH sont encore dans une phase de rattrapage numérique : versement des contrats et avenants dans une GED, outillage du SIRH, déploiement de workflows, numérisation des pièces... Ce n’est pas anecdotique : selon le Rapport Gouvernance de l’information numérique 2025 édité par Serda/Archimag , 34 % des projets portent sur la fonction RH . Or une IA ne peut pas analyser ce qu’elle ne voit pas. Si une partie du dossier est encore au format papier ; si un arrêt maladie est scanné, mais n’est pas indexé ; si les documents ne sont pas rattachés au bon collaborateur, le résultat sera forcément incomplet. Et un résultat incomplet est difficilement exploitable pour piloter. Autrement dit : l’IA n’est pas l’étape 1, c’est l’étape d’après. D’abord il convient de sécuriser la chaîne de capture (LAD/RAD, OCR, indexation), puis d’ alimenter la GED et le SIRH avec des données fiables , et enfin de définir le corpus documentaire de référence . Ensuite seulement il est possible de brancher l’IA. Dans le cas contraire, c’est demander à un moteur très puissant de travailler sur un terrain mal balisé. Le recrutement : puissant… mais sous surveillance Autre terrain où l’IA est très attendue : le recrutement. Quand un poste publié sur LinkedIn ou une place de marché RH récolte 400 candidatures en deux jours, faire un premier tri manuel devient impossible. L’IA sait le faire. Vous pouvez par exemple lui demander de faire remonter les profils Bac+3, avec 5 ans d’expérience et une certification donnée. Elle le fera vite, et plutôt bien. Mais cette efficacité a un revers : l’IA reproduit les critères que vous lui transmettez. Or, dans le contexte français très marqué par la culture du diplôme, elle risque d’écarter des profils atypiques, mais pertinents (20 ans d’expérience sans Master, reconversion réussie, compétences acquises sur le terrain, etc.). Elle peut donc renforcer les biais de sélection au lieu de les corriger. C’est pour cela que ces usages doivent impérativement être déployés dans un environnement sécurisé , maîtrisé , et avec un contrôle humain final . RGPD, DPO, sécurité : le trio à intégrer dès le départ D’autant que les données RH sont parmi les plus sensibles de l’organisation. Dès que vous allez expliquer qu’une IA générative va "lire" des dossiers individuels, les DPO lèveront le doigt. À juste titre. Nous vous recommandons donc de les associer à ces projets qui doivent être menés avec un environnement sécurisé, sans exposition dans des services grand public, avec un périmètre de données clair et une traçabilité des accès. C’est souvent ce manque de pédagogie sur le RAG et sur les architectures sécurisées qui freine les DPO : ils ne refusent pas le principe, ils refusent le flou. S’appuyer sur des experts pour sécuriser le projet Sur ces sujets, Serda Conseil intervient en assistance à maîtrise d’ouvrage pour faire atterrir les projets d’IA RH sans dérapage : définition des besoins, élaboration des spécifications générales, sourcing des solutions, conduite du changement, tests et recette. Le cabinet accompagne des collectivités (Bordeaux Métropole, Région Île-de-France…), des administrations (Ministère de l’Intérieur, préfectures…) et des établissements publics (Opéra, OFII, etc.). L’intérêt est double : bénéficier d’un retour d’expérience concret et d’un cadre méthodologique qui fiabilise les choix, tout en rassurant les parties prenantes. Le facteur humain : la vraie difficulté Enfin, rappelons que les services RH sont composés de professionnels expérimentés, parfois en poste depuis longtemps, qui maîtrisent leurs processus. Et lorsque vous leur dites qu’une tâche qui, jusqu’à présent, prenait trois jours, prendra désormais quinze minutes, la première question est : "Et moi, je fais quoi après ?". Les partenaires sociaux ne s’y trompent pas : l’IA est parfois perçue comme un moyen de geler les recrutements ou de réduire les effectifs . Résultat : une DRH qui déploie de l’IA est parfois plus observée qu’une DSI. L’impact social est scruté à la loupe, les transferts de tâches génèrent des inquiétudes et des garanties sont, à chaque fois, demandées. Sans conduite du changement, sans formation à ces nouveaux outils, sans discours clair sur la répartition des rôles (l’IA prépare, l’humain valide), le projet patine. IA RH : l’État trace la voie et outille les ministères Par ailleurs, l’État est désormais très engagé . La DGAFP (DRH de l’État) a publié en juin 2024 une stratégie d’usage de l’IA en gestion RH et, depuis octobre 2025, diffuse des "boîtes à outils" opérationnelles pour guider les ministères (choix d’usages, gouvernance, cartographie des risques, critères de sélection d’outils). Un dialogue social dédié est ouvert jusqu’à fin 2026. Des exemples concrets émergent déjà : agents conversationnels pour outiller les gestionnaires au ministère de l’Éducation nationale, cadrage d’un accord de confiance aux Armées, et un guide GPEEC qui va jusqu’à proposer un seuil de transformation (ex : un métier est "profondément transformé" si ≥ 50 % des tâches peuvent être réalisées aussi bien ou mieux par l’IA). Pour les DRH publiques comme privées, le signal est clair : la trajectoire est fixée et les outils d’implémentation existent. Ce qu’il faut retenir si vous êtes DRH Commencez par le socle. Dossier RH entièrement numérisé, GED alimentée, SIRH propre. Sans ça, l’IA décevra. Visez des cas d’usage très concrets (tableau des arrêts, suivi formations, sommaire de dossiers volumineux, tri de candidatures massives), car ils parlent aux équipes. Sécurisez tout de suite. Travaillez avec le DPO, expliquez le RAG, bannissez les outils grand public pour les données RH. Gardez l’humain dans la boucle. L’IA prépare, les RH décident. C’est la meilleure manière de faire accepter l’outil. Dites-le clairement. L’objectif n’est pas de supprimer la fonction RH, mais de la faire monter en valeur. Si ces conditions sont réunies, l’IA n’est pas un gadget de plus. Elle devient le prolongement naturel d’une fonction RH déjà digitalisée, qui veut mieux exploiter sa donnée et rendre des comptes plus vite. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

S’il est bien un secteur d’activité où l’efficacité opérationnelle est un facteur clé de compétitivité, c’est celui de l’industrie. Faisant déjà face à des processus administratifs lourds, les acteurs du domaine doivent également se préparer à la généralisation de la facturation électronique dès 2026. Pour autant, loin d’être une simple contrainte réglementaire, ce dispositif représente une occasion unique de repenser la gestion documentaire et les chaînes de flux commerciaux et comptables. Décryptage. Facture électronique : quel impact pour le secteur industriel ? Qu’elles soient spécialisées dans la métallurgie, la mécanique ou encore la production de pièces complexes, les entreprises du secteur de l’industrie doivent composer avec une grande variété de documents, en tête desquels les bons de commande clients et les factures fournisseurs. Leur gestion constitue ainsi un véritable casse-tête pour les professionnels : les bons de commande, par exemple, intègrent souvent une multitude de lignes, multipliant les risques d’erreurs lors des saisies manuelles. Autant d’anomalies qui entraînent relances, avoirs, retards de paiement et perte de temps pour les équipes. Avec la généralisation de la facturation électronique (dès septembre 2026 pour PME et ETI, puis septembre 2027 pour les TPE), la gestion documentaire pourrait encore gagner en complexité si cette transition n’est pas correctement préparée. Pour rappel, ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’ordonnance du 15 septembre 2021, qui impose progressivement à toutes les entreprises de recourir à la facture électronique sur leurs transactions B2B domestiques. À terme, toute entreprise devra transmettre et recevoir des factures exclusivement via des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP), selon des formats structurés (Factur-X, UBL, CII). Cette obligation répond à la volonté de l’État de sécuriser les transactions , de faciliter la récupération de la TVA et de lutter contre la fraude . Concrètement, chaque facture transite électroniquement entre émetteur et récepteur grâce à ces plateformes, qui garantissent traçabilité, conservation et conformité du flux documentaire. Et si ce dispositif peut, de prime abord, sembler complexe, il représente en réalité une formidable opportunité de gagner en efficacité. Vers une chaîne documentaire optimisée Loin d’être une simple obligation, la réforme sur la facture électronique est tout à la fois l’occasion de : Examiner la chaîne des flux commerciaux et des commandes, généralement gérés dans des ERP (SAP, Oracle, Sage, Dynamics 365, etc.), et la chaîne comptable ; Réduire drastiquement les ressaisies et les erreurs grâce à une meilleure intégration des données ; Améliorer la qualité et la traçabilité des informations pour des paiements plus rapides et plus fiables. Pour autant, avant de profiter de ces bénéfices, il est essentiel de réaliser un diagnostic complet des processus actuels. L’objectif : identifier les points de blocage, les tâches répétitives et les anomalies qui freinent l’efficacité de l’entreprise. En sa qualité d’assistant à maîtrise d’ouvrage, le cabinet Serda Conseil accompagne les industriels dans cette démarche en menant un audit complet des processus documentaires. Pour ce faire, nos consultants experts travaillent directement avec les équipes métiers sur les processus existants et à mettre en place, dans le but de les simplifier pour gagner en efficacité. Il s’agit tout d’abord d’examiner comment les équipes procèdent afin de détecter d’éventuelles pertes de temps ou anomalies, puis d’ identifier les solutions technologiques ou organisationnelles à choisir. Enfin, un accompagnement à la montée en compétences est également intégré, garantissant l’adoption de bonnes pratiques qui contribueront à l’amélioration des processus internes. GED et PDP : comment faire le bon choix ? La réussite de la facturation électronique passe par le choix d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) et d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) capables de dialoguer avec le Portail Public de Facturation (PPF). Et si la tentation est généralement de tout changer, le mieux est plutôt de trouver des solutions compatibles avec l’existant tout en décommissionnant certaines fonctions (accumulées au fur et à mesure de la vie de l’entreprise). Une attention particulière doit ensuite être portée sur les référentiels, notamment relatifs à la qualité des données (par exemple, organiser une mise à jour de la qualité des données avec des responsables, utiliser des outils de GED boostés à l’Intelligence Artificielle pour disposer de bases de données de référence et “propres”). En matière de qualité des données, le passage à la facture électronique constitue, là encore, un levier de taille : en se connectant au PPF, annuaire de référence, la PDP contribue à l’amélioration de la qualité des données. Encore faut-il disposer de connecteurs avec les bases de données de l’entreprise, alimentées au quotidien de manière automatique. Autant de prérequis à avoir en tête avant de pouvoir profiter des bénéfices que peut offrir une démarche structurée : Réduction significative des erreurs et donc des avoirs émis ; Diminution des délais de traitement et accélération des paiements ; Allègement de la charge administrative , libérant du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée ; Amélioration du confort de travail des collaborateurs et de leur efficacité ; Impact positif sur l’empreinte carbone grâce à la réduction du papier et la simplification de certains flux électroniques. Anticiper pour mieux performer Loin d’être un simple projet informatique, le passage à la facturation électronique s’impose comme un véritable levier stratégique pouvant accroître la compétitivité de l’entreprise. En initiant dès maintenant un audit et en repensant les processus, les professionnels du secteur industriel peuvent gagner en agilité, profitant de données plus fiables. Serda Conseil, expert en gestion documentaire et transformation numérique, accompagne les industriels à chaque étape de ce parcours. Diagnostic, choix de solutions, mise en œuvre et montée en compétences des équipes : tout est pensé pour faire de la facturation électronique une source de performance durable. Faire appel à notre cabinet de conseil, c’est profiter d’une expertise à forte valeur ajoutée basée sur 20 aspects : Digitalisation incontournable : L'industrie doit impérativement accélérer sa transformation numérique pour rester compétitive face aux nouvelles exigences administratives et réglementaires. Facturation électronique obligatoire : L’échéance septembre 2026 (PME/ETI) et septembre 2027 (TPE) représente une opportunité unique pour optimiser les processus métiers. Performance des flux administratifs : La facturation électronique oblige à revisiter intégralement les flux commerciaux et comptables, souvent gérés par des ERP (SAP, Oracle, Sage, Dynamics, …). Maîtrise des ERP : Serda Conseil apporte une expertise reconnue dans l’analyse et l'optimisation des flux intégrés aux systèmes d’information existants (ERP majeurs). Réduction drastique des erreurs : La digitalisation élimine les ressaisies multiples et réduit fortement les erreurs administratives coûteuses (SIRET erroné, libellés ou codes incorrects). Accélération des paiements : En supprimant les erreurs et les retards administratifs, la digitalisation améliore nettement la trésorerie grâce à des paiements plus fluides. Réduction des avoirs émis : Des processus digitalisés et fiables permettent de réduire considérablement les avoirs liés à des erreurs administratives ou comptables. Gain de temps sur la recherche documentaire : Centraliser les documents via une GED évite les recherches longues et fastidieuses dans différents repositories. Meilleure qualité des données : Serda Conseil aide les entreprises à améliorer la qualité et la fiabilité de leurs données grâce à une gestion documentaire centralisée et intelligente. Intelligence artificielle opérationnelle : Identification rapide des solutions d’IA adaptées au contrôle et à la vérification automatique des documents, optimisant l’efficacité opérationnelle. Choix éclairé de la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : Serda accompagne les entreprises dans la sélection et la contractualisation de la PDP la plus adaptée à leurs besoins métiers spécifiques. Diagnostic précis et rapide : L’approche pragmatique de Serda Conseil permet un diagnostic rapide des processus existants, afin d’identifier immédiatement les leviers d’optimisation. Amélioration significative de l’efficacité opérationnelle : Réduire les tâches répétitives et concentrer les équipes sur des missions à forte valeur ajoutée. Optimisation des rôles et des compétences internes : Les équipes commerciales, administratives et comptables sont repositionnées efficacement grâce à l'automatisation des processus. Augmentation directe de la compétitivité : En optimisant la chaîne administrative et comptable, Serda Conseil contribue directement à renforcer la compétitivité des entreprises industrielles. Accroissement mesurable des résultats financiers : Les gains d’efficacité génèrent des économies directes, des gains de productivité et améliorent le résultat net des entreprises. Bien-être et confort des collaborateurs : Une gestion documentaire efficace et intuitive réduit les frustrations quotidiennes des collaborateurs, améliorant sensiblement leurs conditions de travail. Diminution tangible de l’empreinte carbone : En supprimant le papier ou en limitant les flux physiques, en simplifiant les flux électroniques, la digitalisation génère un impact positif réel et mesurable sur l’environnement. Retour sur investissement rapide : Les solutions proposées par Serda Conseil garantissent un ROI rapide et facilement démontrable aux directions générales et financières. Positionnement stratégique pour l'avenir : La transition numérique menée dès maintenant positionne l'entreprise comme un acteur innovant, efficace et prêt à relever les défis futurs. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La fonction RH est aujourd’hui au cœur des transformations numériques. Gestion des dossiers salariés, suivi des carrières, contractualisation, confidentialité des données sensibles : autant de missions qui nécessitent efficacité, fiabilité et traçabilité. Pour un établissement public culturel, nous avons accompagné la préparation d’un projet ambitieux de digitalisation RH, reposant sur la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) dédiée. Des apports concrets pour la fonction RH Passer à une GED, c’est d’abord répondre à un enjeu majeur : simplifier le quotidien des équipes. Fini la dispersion des informations entre mails, serveurs et archives papier : la gestion des dossiers devient 100 % digitale, sécurisée et conforme aux obligations réglementaires. Cela permet notamment : Une meilleure réactivité RH : accès instantané aux dossiers salariés et à l’historique complet, sans perte de temps liée à la recherche d’informations. Une contractualisation accélérée : workflows de validation et signatures électroniques fluidifient le cycle d’embauche ou de mobilité. Un gain de sécurité : gestion des droits d’accès fine, traçabilité des actions et conformité RGPD renforcent la confidentialité des données. Une intégration facilitée avec les systèmes existants (SIRH, paie, etc.), évitant les doubles saisies et assurant la cohérence de l’information. Une démarche participative et structurée Pour préparer cette transformation, Serda Conseil a organisé des ateliers impliquant notamment la DSI, les représentants des équipes RH, la fonction de protection des données à caractère personnel, afin de : Identifier précisément le périmètre documentaire et les données imparties à prendre en compte. Clarifier les processus prioritaires et l’impact sur la future GED. Définir les profils utilisateurs et leurs droits d’accès Un benchmark des solutions GED pour des fonctions RH a ensuite permis de comparer objectivement les offres des éditeurs et intégrateurs, en croisant critères fonctionnels, techniques et organisationnels. Les démonstrations réalisées auprès des futurs utilisateurs ont été un moment clé : elles ont suscité de l’adhésion, permis de recueillir leurs attentes, mais aussi d’anticiper leurs éventuelles inquiétudes. Le rôle clé de l’AMOA dans le succès du projet La feuille de route construite dans le cadre de notre intervention a permis à l’établissement de disposer d’une vision claire des étapes à mener : reprise et numérisation des volumes papier, intégration des fichiers bureautiques, cadrage budgétaire et planification de la mise en œuvre. Cette expérience confirme combien l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) est déterminante pour : Clarifier les besoins des métiers. Objectiver les choix de solutions. Embarquer les utilisateurs dès l’amont du projet Car mettre en œuvre une GED pour la fonction Ressources Humaines, ne se limite pas à une technologie : elle devient un levier stratégique pour la fonction elle même, en libérant du temps, en sécurisant les données et documents, et en consolidant une relation plus fluide avec les gestionnaires et les salariés concernés. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin  pour ne rien manquer de notre actualité.

Pilier de la transformation digitale des organisations, la Gestion Électronique de Documents (GED) ne se contente plus, aujourd’hui, d’héberger des fichiers et de les rendre accessibles. Alors que les données d’entreprise sont toujours nombreuses, la GED devient un levier d’efficacité, améliorant le quotidien des collaborateurs. C’est là qu’intervient l’Intelligence Artificielle (IA), contribuant à faire passer la GED à un niveau supérieur. Comment l’IA peut-elle améliorer la GED ? Une GED performante ne se limite pas au stockage des fichiers numériques. Elle couvre tout le cycle de vie documentaire : capture, extraction, traitement, contrôle qualité, archivage, validation, signature électronique… autant de fonctions qui, une à une, sont enrichies grâce à l’IA. Concrètement, les LLM (Large Language Models) sur lesquels repose l’IA apportent de nouvelles capacités d’extraction et d’analyse de données, tandis que les LAM (agents autonomes) automatisent la gestion des actions. Résultats ? Des gains considérables : Efficacité accrue grâce à l’automatisation des tâches manuelles répétitives ; Amélioration de la qualité et fiabilité des données pour réduire anomalies et délais ; Valorisation du patrimoine documentaire et capitalisation des connaissances ; Réduction de l’empreinte carbone, un atout pour la politique RSE de l’entreprise. Attention : l’enjeu n’est pas d’inonder la GED d’IA, mais de l’utiliser à bon escient, pour des processus plus rapides, plus sûrs et plus durables. À quels cas d’usages répond l’IA appliquée à la GED ? Les opportunités sont vastes et concernent aussi bien le secteur public que privé. La GED boostée à l’IA peut ainsi répondre à des cas d’usages variés, parmi lesquels : La gestion des courriers entrants et des emails : extraction automatique des données clients ou usagers, génération de réponses pré-remplies validées ensuite par les agents, en s’appuyant sur des chatbots ou assistants virtuels ; L’ouverture de droits sociaux : analyse antifraude des justificatifs, détection des pièces manquantes, génération d’une synthèse pour aider l’agent dans sa décision ; La gestion des réponses aux appels d’offres : centralisation des dossiers candidats dans la GED, analyse et comparaison automatisées pour valider la complétude et l’alignement des réponses ; La sécurité et la conformité : détection proactive des fraudes et renforcement de la cybersécurité documentaire. Autant d’exemples qui illustrent le couplage vertueux entre GED et IA : un meilleur service aux usagers et clients, un gain de temps considérable pour les collaborateurs, des délais raccourcis, et une fiabilité renforcée pour les décisions stratégiques. Déployer l’IA dans la GED : bonne ou mauvaise idée ? Si les bénéfices de l’IA intégrée à la GED sont nombreux, il ne faut pas croire que toute IA est bonne à déployer. Il convient en effet de l’intégrer à bon escient, au risque d’entraîner un rejet total des collaborateurs (par manque d’accompagnement ou de maturité digitale) ou des fuites de données techniques critiques, voire des pénalités liées au non-respect du RGPD et de l’AI Act européen. De plus, les LLM non adaptés aux besoins des collaborateurs peuvent être sources de risques cyber et de consommations énergétiques élevées, d’où la nécessité de bien comprendre, au préalable, les attentes des futurs utilisateurs. À l’inverse, une IA bien choisie et correctement intégrée peut devenir un puissant levier d’optimisation de la GED, apportant de nombreux bénéfices : Allègement significatif et aisément quantifiable des charges de gestion des équipes ; Augmentation forte de la qualité des données ; Réduction avérée des anomalies entraînant des rallongements de délais (traitement, paiement, décision, etc) ; Valorisation du patrimoine documentaire et des connaissances de l'entreprise ; Satisfaction usager/client ; Détection des fraudes ; Cybersécurité. Comment Serda Conseil accompagne les entreprises dans leurs démarches IA et données ? Afin d’accompagner au mieux les entreprises souhaitant améliorer leur GED grâce à l’IA, le cabinet Serda Conseil a développé la méthodologie dédiée pour évaluer, optimiser et sécuriser l’intégration de l’IA dans les projets de GED. Notre conviction est effectivement que l’IA ne doit pas être intégrée à tort et à travers, mais répondre à un ou plusieurs besoins clés, impliquant donc l’ensemble des parties prenantes (directions métiers, IT, DSI, directions générales, DPO, chefs de service, etc.). Notre démarche, adaptable selon le périmètre de votre projet, mêle à la fois des étapes de cadrage et de mise en oeuvre, garantissant le bon déploiement de l’IA au sein de votre GED : Audit de l’existant et cartographie des besoins, cas d’usage métiers et données internes et externes afin d’identifier les opportunités offertes par les IA (RSE, qualité de l’information, réduction des risques, etc.) ; Benchmark des solutions IA par cas d’usage et réalisation d’une feuille de route complète (gouvernance, data, IA, projet, changement des usages, déploiements techniques et fonctionnels) ; Accompagnement des premiers cas métiers (POC, prototype, etc.) et réalisation d’une documentation complète relative aux IA ; Mise en place de la gouvernance, suivi et accompagnement au déploiement, et production, formation et communication. Le tout dans le bon respect des cadres normatifs en vigueur : ISO 24143 (Gouvernance de l’information), ISO 26000 (RSE), ISO 8000 (qualité des données) et ISO 42001 (IA). Pour en savoir plus, contactez-nous dès maintenant ou consultez gratuitement notre offre de service ! Pour ne pas manquer les prochains webinaires et être au courant de l'actualité, retrouvez nous sur notre page Linkedin

Avec une volumétrie de 400 000 plis par an, le Département des Hauts-de-Seine a souhaité s’engager dans une démarche de GRC – Gestion relation citoyen. Projet à la fois organisationnel et SI, il repose sur un principe d’historisation, de traçabilité et de suivi des sollicitations, quel que soit le canal emprunté par le citoyen. Par conséquent, outre la mise en place d’un outil de CRM pour la gestion des appels téléphoniques, des accueils physiques et des téléformulaires de contact, une réflexion plus globale a été menée sur le courrier. “Dans un premier temps, un audit organisationnel a permis de déterminer le choix d’une numérisation en interne ou externalisée . Pour le réaliser, le Département a fait appel à un Cabinet qui a étudié la nature des courriers traités par les services, le système d’information du département, l’organisation actuelle de l’équipe dédiée au courrier avant de faire plusieurs propositions de scénarios”, précise Caroline Bourret, Chef de projet GRC. Le prestataire a également établi une première sélection d’outils adaptés au SI de la collectivité et au besoin des utilisateurs. Après une démarche de sourcing effectué par l’équipe projet du Département, le choix d’un outil de GEC a été acté. L’un des critères décisifs a été sa compatibilité avec l’outil de GED départementale. Au terme d’un travail avec les futurs utilisateurs et l’intégrateur, le Département a déployé l’outil sur un premier périmètre avant de le généraliser. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Comment aller vers la dématérialisation écoresponsable ? Une méthodologie alliant technologie et durabilité, ouvrant de nouvelles perspectives. L’impact environnemental du numérique est avéré et non réfutable. Les experts l’estiment à 10% de l’énergie et à 4% de l’émission des Gaz à Effet de Serre (GES). Ces pourcentages sont en très forte augmentation tant les usages numériques, la production, la gestion des data et la production des ordinateurs et autres terminaux sont en croissance. L’urgence n’est pas d’arrêter, loin s’en faut, mais de viser la sobriété numérique et les usages raisonnés et optimisés. Et les organisations publiques et privées, comme la société civile sont en pleine phase de déploiement de la dématérialisation. Le sujet n’est plus l’alternative d’un retour au papier, mais bien dans une dématérialisation raisonnée écoresponsable qui contribue à la réduction de l’empreinte carbone. C’est pour répondre à cet objectif opérationnel que Serda Conseil, département de Serda-Archimag, créée son Pôle Dématérialisation écoresponsable . L’action et l’engagement du Pôle Dématérialisation écoresponsable de Serda-Conseil se forgent dans la conviction que chaque projet, schéma directeur, évolutions fonctionnelles se doit de prendre en compte l’écoresponsabilité. Dans ce cadre, Le Pôle Dématérialisation écoresponsable a développé la méthodologie DER qui repose sur le triptyque : • une matrice macroscopique des projets qui a pour but de hiérarchiser les actions à fortes et faibles impacts, • une matrice détaillée par action ou projet pour mesurer et ensuite piloter la réduction des impacts tout en prenant soin d’embarquer l’ensemble des acteurs, • un référentiel Empreinte Carbone complet , usage par usage dématérialisé (flux entrants, circulants et sortants) spécifiquement dédiés aux projets de dématérialisation des processus. Ces outils permettent aux organisations de maîtriser et réduire leurs émissions de GES pour contribuer à minorer leur impact environnemental numérique tout en mobilisant et motivant chaque collaborateur tout au long de la chaîne de dématérialisation. L’accompagnement porte pour chaque acteur et sur chaque point des flux pour garantir un résultat démontrable et opérationnel. Ces actions s’inscrivent naturellement dans les contextes tels que les bilans carbone, les politique RSE ou tout engagement à contribuer à l’environnement et au climat. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

RTE a initié la démarche d'“eChange” pour répondre à des besoins de performance, de sécurité et de dématérialisation des informations métier. L’accompagnement du changement est un axe essentiel pour transformer la gestion de l’information numérique. Le projet eChange est organisé autour de 2 volets centraux : - Un nouveau socle de système d’information numérique pour tous : cela se traduit par une nouvelle application de GED, connectée à une solution d’archivage électronique et intégrant une solution de signature électronique. - Un nouveau système de management documentaire : il s’agit avant tout de consolider et diffuser des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information, et des offres de service pour accompagner les utilisateurs et le réseau d’acteurs pilote du déploiement ; l’objectif de ce système de management est évidemment de faire vivre la démarche. Tout cela s'est fait de manière progressive. En premier RTE a identifié les principaux cas d’usages et les pratiques actuelles de l’entreprise en matière d'informations. et en parallèle les solutions pour constituer le socle technique ont été choisies. Les utilisateurs ont été embarqués très tôt. Ils ont été sollicités par le biais d'un questionnaire en ligne, dont les résultats ont permis d'élaborer les règles et les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire. Ce questionnaire a été suivi d’ateliers de consolidation avec des "volontaires". Le résultat a permis de faciliter notamment le déploiement du nouveau socle technique. En parallèle, c'est tout un réseau d’acteurs qui a été constitué pour porter la démarche. Il est composé de "référents" intervenant soit au siège, soit en les régions. Il accompagne ainsi au plus près les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des documents et données numériques. A travers les offres de service, il s’agit d’encadrer les besoins en matière de gestion , et de proposer non seulement un interlocuteur spécialisé, mais aussi des outils d’animation, des bonnes pratiques sans oublier un accompagnement pour le déploiement : identification du paramétrage de la GED, application de la signature électronique, reprise d’anciennes données, reprise d’anciens documents vers le nouveau socle technique, décommissionnement d’anciennes applications….). La réussite de ce projet de gouvernance de l’information s’est aussi appuyée sur la formalisation de procédures détaillées, d' un réseau d’acteurs engagés, un "pilote" et d'une équipe en charge de la gestion, de l’animation et du traitement des demandes. C'est une véritable démarche d'accompagnement du changement qui a été menée. Un projet de cette ampleur ne se déroule pas sans embûche . Les principales difficultés ont été notamment : 1/du côté des métiers lorsqu’on leur a demandé de passer des plans de classement traditionnels à une GED, 2/pour trouver les bonnes personnes constituant le réseau de référents, 3/pour les travaux de reprise de données à mener par les utilisateurs… C’est eux en effet qui conduisent les actions de tri, purge, renommage… afin de partir avec un nouveau socle technique propre, nourri et opérationnel. Le témoignage de la chef de projet de RTE a fait l'objet d'une séquence du webinaire de la Gouvernance de l'information 2021.

L'identification électronique du signataire est un sujet qui s'installe depuis 3 ans ; cette question est un réel enjeu face à l'accroissement des demandes en équipement en signature et parapheur électronique. Les principaux éléments de clarification sont à chercher du côté du règlement dit eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 “electronic Identification Authentification and trust Services” ; en effet, l’article 8 dudit règlement définit 3 niveaux de garantie des schémas d’identification électronique : - Faible : l’objectif est simplement de réduire le risque d’utilisation abusive ou d’altération de l’identité ; - Substantiel : l’objectif est de réduire substantiellement le risque d’utilisation abusive ou d’altération de l’identité ; - Élevé : l’objectif est d’empêcher l’utilisation abusive ou l’altération de l’identité. Les exigences applicables aux 3 niveaux de garantie sont détaillées dans le règlement d’exécution n°2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015 . Cela se complique lorsqu'il s'agit de mettre en application ces différents niveaux. Le portail FranceConnect répond en partie à ces questions. Depuis mai 2021 il a évolué pour atteindre un niveau de sécurité plus exigeant. cela concerne notamment les démarches sensibles comme les services en ligne de santé, les banques ou encore les envois en recommandés électroniques. Fin d’année 2020, FranceConnect a obtenu une qualification de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’informations (qui veille à la bonne application du règlement eIDAS en France) ; cette qualification confirme la conformité de FranceConnect aux exigences des niveaux de garantie "substantiels" et "élevés", telles que définies par le règlement européen. - Faible : En continuant de se connecter avec son identifiant des impôts, assurance maladie, etc., - Substantiel : au moment où nous écrivons ces lignes, seul La Poste est en mesure de pouvoir couvrir ce niveau avec son identité numérique. En effet, La Poste propose depuis 2020 de pouvoir se créer une identité numérique (elle aussi attestée par l’ANSSI). Le principe est simple, il suffit de se créer un compte sur le site Identité numérique avec votre pièce d’identité, puis une procédure de vérification de votre identité est faite avec un facteur, à la poste ou en ligne et votre identité numérique est créée. - Elevé : Cette partie est couverte par l’application de reconnaissance faciale développée par le Ministère de l’Intérieur et l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) : ALICEM (Authentification en Ligne Certifiée sur Mobile). Elle s’appuie sur des smartphones tournant sous Android (pas de iOS pour l’instant), disposant d’un lecteur sans contact (NFC) permettant de lire la puce d’un passeport biométrique. La reconnaissance s’effectue ensuite par comparaison entre la photo de la pièce d’identité et le visage de la personne. L’application devrait être renforcée avec l’arrivée des premières cartes d’identité à puce attendue pour l’été 2021.

Comment un Conseil départemental a conduit un projet de "0 papier" avec comme principal enjeu d’accélérer la transformation et la modernisation de l’administration. On parle d’ailleurs plutôt de programme "0 papier" car il est constitué de nombreux projets de dématérialisation ayant pour objectif de réduire l’utilisation du papier à moyen terme. Il s’agit d’une collectivité qui part pas de rien puisqu’il est doté de nombreux outils comme des GED pour le stockage de documents de référence, des espaces collaboratifs, un outillage en gestion électronique de courrier, une application GED en lien avec le système de gestion des aides sociales..., le schéma directeur informatique contient également de nombreux axes de changement avec une orientation forte vers plus de dématérialisation. Bref, elle dispose de solides bases pour mener à bien cette démarche qualifiée de "0 papier". Pour renforcer la mise en place de cette démarche, mais aussi embarquer et motiver toutes les équipes, Serda Conseil est intervenu pour identifier les impacts pour chaque direction métier (impacts RH, organisationnels, accompagnement au changement, gouvernance) et identifier la feuille de route du déploiement des projets de dématérialisation déjà identifiés, sur une période de 5 ans. La méthodologie que nous développons se caractérise par : Un questionnaire pour identifier la maturité des agents et identifier les directions qui pourraient être moteur et celles dont l’effort de transformation sera important et qu’il faudra accompagner ; ce dernier a connu d’ailleurs un fort taux de répondants (plus de 30%), ce qui démontre un premier niveau d’intérêt. Des ateliers avec les référents métier pour consolider et confirmer les tendances qui se sont dégagées dans les réponses du questionnaire (attachement fort au papier, dualité d’utilisation des répertoires partagés et de la GED, besoin de sensibilisation des agents, nécessité de signature électronique). Une cartographie des projets de dématérialisation par direction ainsi qu’une identification des budgets et impacts organisationnels et RH à prévoir. Un ordre de priorité de ces mêmes projets en fonction de l’effort à fournir par les agents et la valeur de ce projet. Une consolidation sous forme de feuille de route de déploiement de ces projets sur un délai de 5 ans. Cette approche a permis de dégager plusieurs éléments : 1 - La nécessité d’une gouvernance clairement identifiée : mise en place d’un sponsor, identification de pilotes au sein de chaque direction permettant d’avoir une vision claire des projets à mener, un état d’avancement précis et des personnes ressources pour accompagner les agents dans ces changements de pratiques au quotidien ; 2 - L’identification des efforts à fournir pour chaque direction et la nécessité d’avoir des plans de communication, plans de formation personnalisés car certaines directions sont plus en avance que d’autres, sont plus à l’aise avec le concept de dématérialisation, du fait des métiers où l’obligation de dématérialisation est déjà effective (dans le social notamment) et qui pourront sans doute venir en aide aux directions où l’accompagnement au changement, la formation seront plus importants (notamment pour les agents de terrain). Nous savons que les projets de dématérialisation nécessitent un effort continu à l’image d’un marathon. L’accompagnement du changement est une des garanties de son succès pour permettre à tous de s’approprier les résultats de la transformation sans perdre en qualité de travail mais au contraire de bénéficier d'un environnement de travail plus agile et plus adapté, tout en acquérant les pratiques nécessaires aux usages des outils mis à disposition.

La Gouvernance de l'Information Numérique est un sujet qui évolue chaque année en réponse aux défis émergents, aux besoins de transformation digitale des organisations et aux avancées technologiques. Ce 14ème rapport publié par Serda/Archimag, est basé sur une enquête menée auprès de plus de 300 organisations publiques et privées, et offre un aperçu précieux des tendances clés et des priorités pour 2025. Des modèles de gouvernance partiels Les organisations adoptent désormais des modèles de gouvernance partiels, car elles privilégient des approches ciblées face notamment aux contraintes budgétaires croissantes (48% voient le budget comme un frein), et à la volonté de progresser par étape ce qui permet de donner à voir des résultats opérationnels au fur et à mesure des réalisations et ce qui facilite l’embarquement de équipes. La cybersécurité et la gestion des données Autre préoccupation majeure, la cybersécurité et la gestion des données qui s’installent dans comme des éléments déterminants y compris pour faire des choix de nouveaux usages et d’avancées technologiques. 66% des organisations les considèrent comme des enjeux essentiels. L’Intelligence Artificielle L’Intelligence Artificielle s'impose comme le sujet incontournable de la Gouvernance de l'information numérique. Bien que seulement 10% des organisations l’incluent déjà dans leur domaine, les projets annoncés laissent présager une croissance plus que rapide.... L'IA est perçue comme utile dans divers domaines, notamment la GED, l’ECM, l’automatisation au niveau de tâches… Les utilisateurs finaux jouent un rôle essentiel dans la définition des priorités en matière de gouvernance de l'information. Ils aspirent à des accès simplifiés, mieux encadrés, faciles d’usage, le score de 90% des répondants plébiscitant ces orientations reflète bien ces exigences. Ils souhaitent même une réduction du nombre d'applications existantes, mettant en évidence leur frustration face à la complexité et au silotage des systèmes d'information.... La gouvernance numérique responsable Enfin, la gouvernance numérique responsable est la grande absente : seules 4% des organisations ont réalisé un bilan carbone numérique en 2024, malgré la pression réglementaire et environnementale. En conclusion, le 14eme rapport sur la Gouvernance de l'information numérique cru 2025, met en lumière des tendances clés, des défis émergents et des attentes claires de la part des utilisateurs. Nous vous souhaitons une excellente lecture. Bien d’autres éléments sont analysés dans le rapport 2025 de la Gouvernance de l’information numérique. Retrouvez-le en téléchargement dès le 1er avril sur le site serda conseil.

À compter d’août 2020, la transmission des actes soumis au contrôle de légalité ne pourra plus être transmis autrement que sous forme numérique. Certaines règles seront obligatoirement à respecter, notamment l’application de nomenclatures spécifiques pour les fichiers, et ce quel que soit les périmètres concernés, d’autant plus que le dépôt papier ne sera plus possible. Les collectivités concernées, communales, départementales ou régionales et les établissements publics, devront organiser leur dépôt selon les natures d’actes. A ce propos, nous rappelons donc qu’il existe 5 grandes familles documentaires concernées : les " délibérations ", à savoir tout ce qui est décision, enquête (comme les enquêtes publiques), rapport de présentation, délibération, mais aussi plan de financement, document d’orientation et d’objectif, ….bref il existe plus d’une douzaine de types de documents entrant sous cette catégorie ; exemple : "99_DE pour délibération" ; les " actes réglementaires ", soit une dizaine de natures de documents concernés par cette rubrique ; les " actes individuels ", soit une trentaine de documents dont la majorité concerne les carrières des agents et fonctionnaires, comme : attestation, avis, agrément ou certificat, avenant au contrat, convention, décision… et même fichier de signature électronique ; exemple "22_AG" pour agrément ou certificat ; les " contrats, conventions et avenants ", ce sont plus de 40 types de documents qui sont concernés. On y trouve tout ce qui concerne les marchés (cahier des charges, bordereau de prix, mémoire technique...) mais aussi les documents contractuels, les procès verbaux des commissions d’appel d’offre ou de jury, les rapports les concernant, les règlements de concours, jusqu’aux renseignements et attestations fournis par les attributaires ; les " documents budgétaires et financiers ", dans lesquels on trouve tout ce qui concerne les comptes de gestion, les documents budgétaires dans leur ensemble, les rapports annexés au débat d’orientation budgétaire. Bref, cela implique que chaque collectivité concernée établisse la cartographie précise de ce qui la concerne, et vérifie avec précision la mise en application des règles de la nomenclature acceptée sous actes pour que les fichiers correspondant soient bien reçus et non rejetés. L’un des objectifs recherché par la mise en application d’une telle nomenclature codifiée, est bien de permettre aux agents des préfectures et sous-préfectures chargés du contrôle de légalité de disposer d’une dénomination précise et explicite des pièces déposées, ce qui facilite les échanges, les travaux de contrôle, et diminue de fait les risques au niveau du traitement.

Serda conseil en tant que référent français et acteur engagé du eArchiving initiative a présenté sa vision et ses propositions pour un archivage électronique responsable. eArchiving initiative a ainsi pu compléter ses outils pour la maîtrise et la réduction des gaz à effet de serre (GES) sur le périmètre de l’archivage et de la préservation. Le sommaire de ce webinaire : le contexte du numérique responsable le bilan carbone et les 21 indicateurs les retours d’expérience de calcul les variables à activer pour réduire les émissions d’un système de préservation Retrouvez d’autres retours d’expérience sur la bibliothèque de l’eArchiving initiative à cette adresse ici ainsi que le webinaire disponible ici . Pour rappel, ce consortium, financé par la Commission européenne, regroupe différents acteurs européens de l’archivage électronique afin d'œuvrer à une démarche commune de préservation de l’information sur le long terme. Dans le cadre de ce travail, Serda a partagé auprès de ses partenaires et des professionnels de l’information européens un retour d’expérience sur ses méthodes de mesure et les clefs de réduction de l’empreinte carbone. Ses méthodes reposent sur la matrice des 21 indicateurs qui permet le calcul des émissions des systèmes de préservation durables. Vous retrouverez toutes les informations sur eArchiving initiative sur le site officiel Les 21 indicateurs développés par Serda Conseil Serda est heureux de partager ce replay du webinaire eArchiving initiative. Cet événement a pour ambition de présenter l’état de l’art du management de l’information responsable en approfondissant l’archivage des données. Il permet de disposer des chiffres repères pour calculer l'empreinte carbone du numérique et les méthodes de calcul d’un bilan carbone. Nous y présentons les avantages environnementaux de l'archivage électronique par rapport à l’archivage papier. Nous prenons en compte les émissions du cycle de vie des données, des documents, des métadonnées et du traitement de ces données. Nous soulignons aussi l'importance de la gestion des vracs numériques, des décommissionnements et de l’intelligence artificielle. Cette dernière pourrait avoir un effet rebond considérable.