L'archivage des e-mails constitue une pierre angulaire de la gestion des données au sein d'une organisation. Pour garantir la pérennité et l'accessibilité de ces archives, il est important de choisir les bons formats de stockage, de mettre en place des pratiques efficaces de gestion des annexes et des métadonnées, et de suivre une méthodologie rigoureuse. Voici un guide pratique détaillé pour vous accompagner dans ce processus. 1. Formats de stockage recommandés Lorsqu'il s'agit de sauvegarder des e-mails individuellement, le format EML est fortement préconisé en raison de sa compatibilité étendue avec la plupart des clients de messagerie et des traitements de texte. Les fichiers EML capturent non seulement le contenu de l'e-mail lui-même, mais aussi les pièces jointes, assurant ainsi une conservation complète des données. Pour exporter des boîtes mail entières, le format EML reste privilégié. Certaines messageries offrent la possibilité de sauvegarder plusieurs e-mails simultanément au format EML, simplifiant ainsi le processus. Alternativement, le format MBOX peut être utilisé pour exporter plusieurs e-mails en une seule fois, bien qu'une conversion ultérieure en EML soit nécessaire. Il est important de noter que les fichiers MBOX peuvent devenir vulnérables et rendre les e-mails illisibles en cas d'erreur. En revanche, le format PST d'Outlook, bien qu'il soit largement utilisé, est moins recommandé en raison de sa compatibilité limitée et de sa vulnérabilité aux erreurs. Il est donc conseillé de convertir rapidement les e-mails au format EML pour garantir leur accessibilité à long terme. 2. Gestion des annexes Tous les formats mentionnés (EML, MSG, MBOX et PST) permettent de conserver les e-mails avec leurs annexes. Cependant, il est recommandé de stocker séparément les annexes importantes à valeur juridique ou nécessitant une conservation permanente. Cela permet de garantir un suivi précis du format et du contenu des pièces jointes, renforçant ainsi l'intégrité des archives. 3. Conservation des métadonnées Les métadonnées jouent un rôle essentiel dans la gestion et la recherche efficace des e-mails archivés. Il faut donc conserver les métadonnées pertinentes telles que l'adresse e-mail de l'expéditeur et du destinataire, l'objet, la date et l'heure de l'envoi/réception. Ces informations, souvent présentes dans l'en-tête de l'e-mail, fournissent un contexte essentiel pour comprendre le contenu et l'historique des communications. 4. Outils pour l'archivage des e-mails Trois outils se démarquent pour faciliter l'archivage des e-mails : ePADD : Un logiciel open source spécifiquement conçu pour les institutions offrant une suite complète d'outils pour la gestion des archives. Archifiltre (Module Mails) : Axé sur l'analyse approfondie des messageries Outlook, fournissant des informations détaillées sur les messages et les métadonnées. RESIP (avec mailextract) : Concentré sur l'extraction avancée des messages, des pièces jointes et des métadonnées à partir de divers conteneurs de messagerie. En suivant ces recommandations et en appliquant une méthodologie structurée, vous pouvez garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de vos archives électroniques. 5. Méthodologie à suivre Pour réussir l'archivage des e-mails, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse. Voici les étapes recommandées : Définir la stratégie d'archivage Étude de la documentation existante Réalisation d'un macro diagnostic Mesure de l'empreinte carbone Rédaction des préconisations Suivre le scénario d'archivage et accompagner Elaboration de scénarios de conservation Rédaction d'une fiche méthodologique Réalisation d'un versement-test Elaboration d’un plan de communication Maîtriser l'art de l'archivage des e-mails c’est préserver l'histoire numérique de votre organisation. En suivant les recommandations sur les formats de stockage, la gestion des annexes et des métadonnées, ainsi que la méthodologie rigoureuse proposée, vous pouvez garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de vos archives électroniques. Anne-Solène Daniel, Consultante Formatrice Serda Conseil

Data, archivage électronique, intelligence artificielle, digitalisation responsable, ECM/GED, accompagnement du changement, gestion des risques..., autant de sujets qui caractérisent la digitalisation du domaine de la santé. Les traductions concrètes de ces sujets commencent à prendre forme autant dans la vie des patients, que des soignants, des personnels administratifs, des assureurs, des mutuelles, des organismes publics et des laboratoires de santé. Les résultats 2024 de notre enquête sur la Gouvernance de l’information numérique confortent par ses résultats des axes de transformation identifiés par ailleurs. Quelques chiffres pour fixer l’ampleur de cette transformation : • Le marché mondial de l’e-santé progressera de plus de 60 % entre 2021 et 2025 (prévisions Heath Market Outlook de Statista, 2022) ; • 11 millions de personnes en 2023, soit 15,6 % de la population française, utilisent régulièrement « Mon espace santé », le carnet de santé numérique appelé à devenir une pièce maîtresse du système de soin français ; • 60 % des Français estiment que la digitalisation de leurs données personnelles est une avancée positive (étude OpinionWay pour Hyland, 2022) ; • 40 % des organismes de santé qu’ils soient publics ou privés ont un projet de dématérialisation intelligente dans les 2 ans, et 27% l’ont déjà réalisé ; • De plus en plus de programmes se mettent en place, dont le programme « simphonie », mise en place par le Ministère des solidarités et de la santé, qui accompagne les établissements de santé dans la sécurisation de leurs recettes liées aux tiers débiteurs ainsi que dans la diminution de la charge administrative des personnels et des patients. 3 chiffres forts illustrent les enjeux majeurs au cœur de la digitalisation permettant au secteur de la santé de se transformer quotidiennement : • Pour 67 % des organismes il s’agit du contrôle et de la sécurité des données, car il s’agit de répondre au besoin de mieux maîtriser tout risque de perte de données ou de modifications de documents ou de datas. D’ailleurs pour 77 %, la perte des données et des documents est la conséquence première du risque lié à la sécurité des informations numériques. • Pour 85 % des organismes il s’agit de créer des parcours santé 100% digital, c’est un vrai défi car il s’agit de capturer toute donnée ou document issu de chaque étape d’un parcours de soin d’un patient ; cela démarre notamment par la mise en oeuvre de chaîne de dématérialisation intelligente, suivie de la gestion des accès simplifiés voire d’accès unique aux données et d’une réduction du nombre des applications existantes. Cela embarque aussi la mise en place de visa ou de signature électronique. La chaîne de gestion ne serait pas complète sans la question de la conservation : l’archivage électronique notamment pour trouver des solutions aux questions de délestage des données au sein des DPI et de décommissionnement d’applications devenues caduques. • Pour 45% la simplification et l’automatisation des processus internes et externes passent par un usage démocratisé de la signature électronique. Cette dernière trouve de plus en plus sa place dans les parcours de soins, facilitant à la fois le quotidien des médecins, des équipes soignantes et des patients. L’usage de la signature électronique participe largement à optimiser la relation patient/professionnel de soins. Elle incarne un service numérique à forte valeur ajoutée qui fluidifie et sécurise le parcours parcours de soins. La signature électronique est devenue un outil indispensable pour la digitalisation, elle permet de garantir l’intégrité et la sécurité des documents médicaux signés à distance. Dans les années à venir, la signature électronique est appelée à jouer un rôle encore plus important car une gamme plus large de documents de santé vont être signés électroniquement, concourant ainsi à une meilleure coordination des soins. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Face aux défis de modernisation et l'évolution des technologies, les organisations se trouvent confrontées à la nécessité de décommissionner leurs logiciels obsolètes pour optimiser l'accès à l'information. Découvrez la méthode Serda Conseil pour décommissionner efficacement vos applications métier en 8 actions clés ! Vous avez certainement eu ou vous aurez ce problème à régler ! En effet, 76 % des DSI des organisations publiques comme privées déclarent que l’évolution des matériels, des logiciels ou des organisations obligent à décommissionner. Et en rebond, pour 85 % des utilisateurs, l’usage d’un accès unique à l’information est nécessaire. Cela exclut les applications cumulatives voire redondantes, et encore plus les applications obsolètes. Les motifs ne manquent pas : obsolescence des matériels avec des évolutions programmées comme l’arrêt des maintenances, obsolescence des systèmes d’exploitation avec la mise à niveau du matériel, évolutions programmées avec l’arrêt du support éditeur ou la disparition de l’éditeur et des développeurs pour l’application comme pour la base de données, obsolescence organisationnelle en lien avec des fusions, rachats, mutualisation de moyens, évolution des métiers, dématérialisation des processus, l’évolution des réglementations et enfin (ou d’abord) réduction des coûts. Bref les motifs sont nombreux et sont tous pertinents ! (A noter qu’il peut s’agir également de “vieilles GED” ou de messageries électroniques d’importance critique). L’enjeu est donc de décommissionner l’application dans sa globalité et complétude, ce qui permet l’arrêt des matériels qui seront recyclés, l’arrêt des sauvegardes et de l’administration fonctionnel et technique et l’arrêt pour les utilisateurs d’une application “en plus”. C’est aussi par là que la données est valorisée et s’intègre en conséquence dans la fiducie de la données de l’organisation (ou capital informationnel). C’est à partir de là que le processus peut démarrer 💡 En fonction de l’importance des applications obsolètes passées, présentes ou futures, les enjeux et besoins sont à partager avec les parties prenantes de l’organisation : les Directions métiers car utilisateurs finaux de l’application ; la DSI qui a à supporter les applications dans le cadre de la gestion de son architecture applicative et de son infrastructure ; le DPO qui a le registre à maintenir et dont l’éparpillement des données complexifient ses tâches ; le RSE qui doit piloter la réduction de l’empreinte carbone du numérique et dans lequel une application obsolète non décommissionnée, même si elle consomme moins d’énergie, n’en utilise pas moins les matériels existants qui ne sont pas recyclés ; et enfin, le Juridique qui a besoin de se prémunir des litiges et contentieux en apportant les éléments de preuve suffisantes provenant souvent de données traitées et produites par les applications métiers. Le processus de décommissionnement suit une méthodologie que Serda Conseil applique dans ses prestations d’accompagnement d’AMOA. Aujourd’hui les acteurs de l’IA ont rendu des modèles accessibles en open source les LLM avec ou sans apprentissage. Ces modèles sont en capacité de faciliter le traitement des données en préparation des flux à stocker ou archiver. À noter deux points : cette méthode doit s’adapter au contexte opérationnel, réglementaire, technique, et environnemental et qu’elle doit s’intégrer dans la politique de Gouvernance de l’Information. Les étapes s'enchaînent comme suit avec en action initiale (Action 0) la communication et les explications du pourquoi décommissionner et quels vont être les rôles de chacun : ACTION 1 • Cartographier les applications candidates et décrire les données (selon MCD). ACTION 2 • Animer un atelier IT avec la DSI (appli, infra, contractuel,...), d’ateliers de cadrage technique et juridique avec les équipes métiers (avec les utilisateurs récemment recrutés, et avec les “anciens”), le DPO, le juridique, et surtout d’archiviste… ACTION 3 • Étudier des hypothèses du décommissionnement (scénario de tri et de suppression d’une partie des données, reprise des données à préserver avec traitement de format et données, archivage selon des formats (data, document, formulaires…), durées de conservation technique et réglementaire, des sets de métadonnées (listes, obligatoire ou pas, niveau de contrôle, etc.), des traitements à opérer et choix à mettre en œuvre, les modèles d’IA utilisables et enfin, budgets de décommissionnement et ROI associé. ACTION 4 • Mettre en œuvre le traitement des données en interne ou avec prestation externe pour les tri, suppression, extraction, formatage avant archivage ou transfert vers d’autres applications ou de GED. Cette action 4 peut être complétée par un ou des POC intégrant l’usage de modèles d’IA. ACTION 5 • Mettre à jour la politique d'archivage (si existante, sinon, rédiger la politique d’archivage), paramétrer les profils d'archivage et des droits d’accès, préparation des versements des données pour archivage (selon modèle international OAIS - SIP et protocoles METS, PREMIS, SEDA), calcul des émissions de CO2 économisées ACTION 6 • Opérer les transferts des données (traitées par l’IA ou pas) préparées (Ingest) sous format paquets d'archivage avec suivi des contrôles et administration des erreurs ACTION 7 • Former les utilisateurs et les administrateurs des données décommissionnées (conception des contenus pédagogiques type tutoriels, MOOC, etc.) ACTION 8 • Établir le bilan avec attestations de décommissionnement incluant le calcul du eCO2 à prendre en compte dans le bilan carbone général. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets traduisant les points forts de cette année ! Retrouvez notre infographie générale qui met en lumière les tendances 2024 : maîtrise des risques ; progression de la couverture de la gouvernance dans les organisations place des datas ; simplification des accès ; accompagnement ; démocratisation des usages notamment en matière de signature électronique ; faiblesse des bilans carbone sur le numérique ; et bien sûr l'irruption de l’intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’une infographie sont autant de sujets et d’outils au service des organisations qui pilotent des programmes de Gouvernance de l’information numérique ou qui souhaitent renforcer leur démarche en se mesurant aux résultats 2024 du baromètre de la Gouvernance de l’information numérique. Télécharger l'infographie gratuite sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets majeurs pour le Secteur Public traduisant les points forts de cette année. La dynamique des projets est forte du côté des organisations publiques cette année. Elle vise à faire évoluer leur politique de gestion de l’information, des sujets de simplification, de mutualisation, de partage..., qui tous participent de cette transformation. Les tendances fortes portent sur : l’optimisation des accès et du partage de l’information et des connaissances (notamment en matière de réduction du nombre des applications) ; la sécurité et la gestion des risques ; l’accompagnement des équipes ; la numérisation et la place des datas ; accompagnement ; la démocratisation des usages comme en matière de signature électronique et la progression de l’archivage électronique ; et c’est sans compter sur l’irruption de l’intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’infographie sont autant de sujets et d’outils au service du Secteur Public structurant les programmes de Gouvernance de l’information numérique et permettant de se mesurer aux résultats 2024 du même baromètre. Télécharger l'infographie spéciale Secteur Public sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Serda Conseil a accompagné la CCMSA dans l'implémentation du parapheur et de la signature électronique. Découvrez en vidéo le témoignage de Bernard Marchand, pilote de ce projet stratégique, sur les défis et succès rencontrés lors des deux années de son implémentation. Les modes de travail hybrides reposent désormais sur la digitalisation des processus, elle-même portée par la réglementation. Les nouvelles fonctions et bonnes pratiques sont à intégrer et à déployer, à savoir : le parapheur et la signature électronique ! Ces dispositifs sont prioritaires pour instruire les flux financiers, conclure un accord d’entreprise, suivre les courriers et leur projets de réponse, contractualiser, valider un bon de commande ou évaluer annuellement ses collaborateurs… Bref, pour faire face à l’accélération des processus de validation tout en étant en conformité avec les réglementations et en assurant la protection des informations. La complexité de ce projet tenait autant à l’organisation de MSA avec ses 37 caisses en territoires, qu’aux nouvelles habitudes de travail à prendre en compte et enfin qu’aux exigences SI au plan sécurité, architecture, interconnexions. Serda Conseil a accompagné la Direction Comptable et Financière et de la Maitrise des Risques (DCF-MR) de la CCMSA pour le cadrage, l’analyse des besoins, la modélisation des processus, le choix de la solution, l’assistance aux spécifications et à la recette pour finalement déployer la solution de parapheur et signature électronique pour l’ensemble des 37 Caisses. Découvrez en vidéo le témoignage de Bernard Marchand, chef de projet stratégique pour la MSA, qui revient sur ces 2 ans de pilotage, sachant qu’un tel projet implique des changements d’habitudes fortes, des nouveaux rôles pour des acteurs techniques et fonctionnels ainsi que des adaptations techniques structurantes. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Depuis quelques années, l’utilisation des données, dans un but d’efficience ou pour améliorer des services et produits, s’est généralisée à la fois dans le secteur public ainsi que dans le privé. Ces nouveaux usages comportent-ils un risque pour la sécurité des données ? Quel est l’impact pour les personnes physiques ? Les données sont maintenant considérées comme des actifs au sein d’une entreprise et des leviers d’efficience pour des administrations. Cependant, elles ont également de la valeur pour les personnes qui en sont à l’origine (consommateurs, citoyens…), ainsi que pour d'éventuels pirates informatiques qui peuvent demander une rançon en échange ou s’en servir pour mener d’autres attaques. D’après le panorama de la cybermenace 2023 de l’ANSSI, le nombre d’attaques réalisées à partir d’un rançongiciel et signalées à l’ANSSI a augmenté de 30 % entre 2022 et 2023. Un rançongiciel est un logiciel malveillant ou virus qui bloque l’accès aux données et qui réclame le paiement d’une rançon pour en obtenir de nouveau l’accès. Début 2024, les sociétés Viamedis et Almérys, qui ont pour fonction d’assurer la gestion des tiers-payants pour des complémentaires santé, ont fait l’objet d’une cyberattaque de grande envergure, 33 millions de français seraient impactés d’après une première estimation. Ce vol a permis de récupérer les noms, états civils, numéros de Sécurité sociale, dates de naissance, noms des assureurs et garanties de contrat d’un très grand nombre de personnes (Voir la publication de la CNIL). En ce qui concerne le secteur public, en particulier ce qui relève de la santé publique, de la sécurité publique et des ministères régaliens, les attaques peuvent provenir d’états belligérants. L’enjeu de sécurité devient également politique. Comment sécuriser les données ? La sécurité technique des données a pour objectif de réduire les risques suivants : indisponibilité des données : les données ne peuvent être consultées ou utilisées en raison de la panne d’un ou plusieurs systèmes. altération des données : les données ont été modifiées afin de relayer des fausses informations ou de rendre impossible leur compréhension (si chiffrement). vol des données : la confidentialité des données a été violée et un pirate informatique dispose d’une copie. perte des données : les données sont perdues, il n'est pas possible de les reproduire. La première étape pour sécuriser les données est de pouvoir les qualifier l’impact si tel type de données est atteint. En catégorisant, cela nous permettra d’éviter de prendre des mesures de sécurité à l’aveugle, sans identifier les données à protéger en priorité. L’objectif est de prendre des mesures précises sur certains types de données en adéquation au risque. Cela se justifie car une équipe d’informaticiens doit pouvoir prioriser les actifs à protéger en cas d’attaque ou simplement dans le cas où le dispositif de sécurité est mis en place pour la première fois. La mise en place de mesures de sécurité a également un coût. Pour catégoriser les données, il convient de mener une analyse de risque en prenant en compte, la probabilité d’une attaque et la conséquence en termes financiers et/ou humains. Voici un exemple de classification des données, par ordre de criticité : données classifiées (secret ou très secret), données de santé, données à caractère personnel, données nécessaires pour la continuité d’activité, données réglementaires mais sans risque métier particulier, données non sensibles. Selon la criticité des données, il est envisageable d’appliquer : du stockage en redondance sur un serveur distant ; de l’isolement de l’application ou du système (aucune connexion avec d’autres applications et/ou systèmes) ; de l’isolement des données (usage de plusieurs contenants pour compartimenter les données et réduire la propagation d’une altération ou suppression de l’intégralité des données) ; du chiffrement ; de l’anonymisation ; de la pseudonymisation. Cette catégorisation est à faire évoluer au fil du temps car une donnée peut perdre son utilité métier et sa conservation ne devenir que réglementaire, de même que les données classifiées peuvent être déclassifiées. Les mesures de sécurité sont à mettre en parallèle avec la réglementation française pour que des particuliers puissent consulter leurs propres données. Pour permettre cela, il est utile d’appliquer un cycle de vie sur les données. Qu’en est-il de la sécurité et des droits des personnes ? La question de la sécurité des données englobe également les droits des personnes vis-à-vis de l’usage de leurs données. L’utilisation de données nous concernant peuvent-elles se faire à notre détriment ? Ce serait une erreur de penser la sécurité des données uniquement par le prisme technique car la sécurité des personnes peut être mise à mal par un usage détourné de leurs données, c’est-à-dire un usage qui n’est pas encadré par le RGPD. Il ne faut pas oublier qu’un traitement illégitime des données à caractère personnel est une violation des droits de ces personnes, et cela constitue une atteinte à leur sécurité. Simon Chauvel, Consultant Formateur Serda Conseil

L’archivage des dossiers médicaux reste un sujet sensible dans nombre des établissements de soins et institutions hospitalières, notamment lorsqu’il s’agit de se pencher sur les durées de conservation ou appelées “DUA” pour durée d’utilité administrative, et sur le sort final après expiration de la période de conservation et quel que soit son support (papier ou numérique). Quelles règles pour archiver le dossier d’un patient qui a subi une transfusion ? En ce qui concerne les dossiers de patient ayant subi une transfusion sanguine, les règles ne sont pas celles habituelles ; en effet on doit trouver dans les dossiers des patients concernés, la mention des actes transfusionnels pratiqués et, le cas échéant, la copie de la fiche d’incident transfusionnel qui doivent figurer dans le dossier médical en vertu de l’article R. 1112-2 du code de la santé publique doivent y être conservées pendant une durée de 30 ans à compter du dernier passage du patient dans l’établissement. Ainsi 10 ans de plus que pour un dossier médical correspondant aux prises en charge des patients dans les établissements de soins. Combien de temps garde-t-on le dossier médical d’un patient décédé ? Mais cette différence n’est pas la seule et concerne notamment la durée de conservation du dossier médical pour un patient décédé. 10 ans nous dit la règle : “SI le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l'établissement, son dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès” (cf article R1112-7 du Code de la Santé Publique). Ainsi, lorsqu'un patient transfusé est décédé, c'est le délai de la transfusion qui prend le dessus ; cette information est encadrée par l'article 4 de la directive européenne du 30 septembre 2005 qui recommande que le dossier transfusionnel soit conservé pendant une durée de 30 ans après le dernier acte transfusionnel. Le texte européen ne mentionne pas si le patient est vivant ou décédé. De ce fait il s'applique quel que soit "l'état du patient". Il peut notamment y avoir des enquêtes descendantes par exemple sur une poche s’il s’avère qu’elle a été contaminée par un quelconque germe non encore connu à une époque donnée, … De manière pratique, le dossier transfusionnel peut être séparé du dossier clinique s'il y a des problématiques de place et être classé à part. De ce fait, le dossier clinique peut être éliminé à 10 ans sur la base d'une formalisation de la date de décès du patient concerné. Caroline Buscal Consultante Experte Directrice de Serda Conseil

eIDAS 2024 est la nouvelle mouture du règlement européen n°910/2014 qui datait du 23 juillet 2014 et qui était entré en vigueur le 17 septembre de la même année et applicable à compter du 1er juillet 2016. La nouvelle version 2024 vise à renforcer le marché unique du numérique en Europe notamment pour élargir et mieux sécuriser les transactions électroniques et de manière plus générale l’adapter aux évolutions du digital. Le Parlement européen a donc approuvé le 29 février 2024 dernier la proposition de modification du règlement eIDAS par 335 voix pour, 190 voix contre et 31 abstentions. Par ce vote, le Parlement a donné son feu vert final au règlement qui devra désormais être officiellement approuvé par le Conseil des ministres de l’UE pour entrer en vigueur, ce qui devrait se faire dans la foulée. eIDAS 2 sera donc pour 2024 ! eIDAS pour mémoire, c’est quoi ? Pour rappel : eIDAS est l'acronyme de “electronic IDentification Authentication and trust Services” ce qui correspond en bon français à des services d'identification électronique, d'authentification et de confiance. Dans la version entrée en vigueur en 2014, eIDAS en tant que règlement européen, a pour objectif de standardiser l'identification électronique et les services de confiance dans les pays de l'Union européenne. Il adresse les sujets de la signature électronique, d’authentification, d'horodatage, de cachet électronique, et des certificats pour l'authentification des sites web. C’est un règlement important qui a contribué à la création d'un environnement numérique plus sûr et plus fiable en Europe incluant bien sûr la protection des données personnelles en conformité avec le RGPD. L’une des avancées les plus marquantes porte sur la reconnaissance d’une pleine valeur juridique à la signature électronique, équivalente à celle d’une signature manuscrite, et l’établissement de 3 niveaux de signatures électroniques : 1/ La signature simple, 2/ La signature avancée et 3/La signature qualifiée, ainsi que des critères pour établir la validité présumée d’une signature électronique. Il a également créé un cadre de fonctionnement des Prestataires de Services de Confiance et l’établissement, la tenue à jour et la publication d’une liste de confiance. En France, ces tâches sont confiées à l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). La version 2014 du règlement n’est plus adaptée aux évolutions technologiques et ne répond pas aux nouvelles demandes du marché. Il présente par exemple trop peu de solutions d’identification électronique notifiées dans tous les États membres. De nouvelles techniques d’identification se sont développées en parallèle du règlement et ont suscité l’inquiétude des utilisateurs quant au respect de la vie privée et à la protection de données personnelles. Il était temps de se doter d’un nouveau cadre juridique. 2024 eIDAS 2, ce qui le caractérise La nouvelle version 2024 est nommée eIDAS 2.Son objectif est de poursuivre et d’amplifier les dispositifs de sécurité et d’interopérabilité en général. Mais la nouveauté phare est le portefeuille numérique “Wallet” pour créer une identité numérique européenne qui pourra regrouper toutes sortes de données et documents comme la carte d’identité, le permis de conduire, etc. Ce “Wallet” permettra, grâce à une authentification forte, de signer électroniquement avec un niveau qualifié et d’opérer à titre individuel comme pour une personne morale toute action ou transaction nécessitant d’être authentifié. Des attestations pourront être délivrées et ces attestations auront la même valeur juridique que la version papier par exemple. En France, c’est l’application France Identité démarrée en 2021 avec la nouvelle carte d’identité électronique (CNIe) qui s’intègre dans le déploiement du wallet eIDAS 2 européen. eIDAS 2024 et archivage électronique eIDAS 2024 étend sa liste de services de confiance, avec notamment l’archivage, l’émission d’attestations d’attributs ou encore le registre distribué. L’archivage électronique pourra donc désormais s’étendre à tous types de documents, même ceux n’ayant pas été signés électroniquement, à la différence du service de confiance de préservation de signatures et de cachets électroniques. Les normes d’archivage sont actuellement élaborées au niveau des législations nationales. Cette hétérogénéité impose ainsi aux prestataires de services de confiance de localiser par Etats membres leurs solutions pour répondre aux législations locales. Le nouveau service de confiance d’archivage électronique va remédier à cette situation en permettant une harmonisation européenne. Standardisation, interopérabilité et espace commun européen Autour du dispositif central que représente eIDAS 2024, les standardisations qui visent l’interopérabilité dans l’espace commun européen, sont améliorées ou développées comme le programme de « building block » suivants : eArchiving (avec la normalisation CEN et le programme E-ARK dont fait partie Serda Conseil et Serda formation), Big Data Test Infrastructure (BDTI), Context Broker pour les données des objets connectés, eDelivery, eID, eInvoicing pour la signature électronique (déjà mise en place en Italie par exemple et en prévue en France pour 2026), eSignature, eTranslation, European Blockchain Services Infrastructure (EBSI). On rejoint le principe du « dites-le nous une fois » traduit au niveau européen par Once Only Principle (OOP) qui a pour objectif de simplifier les démarches administratives de tous types d’usagers dans un contexte de confiance numérique augmenté. Caroline Buscal Consultante experte Directrice Serda Conseil

Considéré comme un problème de gestion de l’information pour 39% des organisations en 2024, l’archivage électronique a pris du retard en termes d’installation dans nos organisations alors que quasi 100% de nos processus sont aujourd’hui dématérialisés. Mais en 2024 cela pourrait bien changer et être porté par la nouvelle version du règlement eIDAS version 2024. L’archivage électronique se positionne de plus en plus comme une des garanties en matière de sécurité, de conformité et de fiabilité des données d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. Car pour toute entreprise ou organisme, il est indispensable de garantir la préservation et la disponibilité de ses données et documents dits “essentiels”, quelles qu’en soient les motivations  : preuve, vérification qu’il n’y a pas eu fraude documentaire, traçabilité des actions, contrôle des datas archivés, … Archivage électronique et gestion des risques A ce titre la crainte de ne pas accéder à ses données est une des grandes préoccupations des organisations : 77% des entreprises en 2024 craignent la perte de leurs données ou informations ; c’est un risque auquel toute organisation se sent exposée, il s’exprime de plus en plus fortement d’année en année, avec  + 6% en 1 (chiffre du rapport 2024 sur la Gouvernance de l’information numérique) Pour éviter de perdre des données ou des informations, devenu l’angoisse n° 1 des managers et collaborateurs dans nos organisations, encore faut-il bien connaître les types de données et leur le cycle de vie pour appliquer les droits d’accès en fonction des niveaux d’autorisation et les durées de conservation, et mettre en place une politique d’archivage intégrée à le système d’archivage électronique correspondant. Rappelons que l’archivage électronique couvre les fonctions de conservation et de préservation des données et documents électroniques. Il implique le stockage sécurisé et organisé des données numériques, avec une attention particulière à la protection contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé. L'archivage électronique vise à garantir que les informations restent disponibles et exploitables sur une période prolongée, tout en respectant les exigences légales et réglementaires qui sont référencées tant au national (NF) qu’à l’international (ISO). Un archivage durable des documents inclut la mise en œuvre et le maintien en condition opérationnelle  d’un service numérique d'archivage électronique, un “SAE”. Le SAE est une solution de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure. Ainsi une organisation publique ou privée qui ne conserve pas ses archives, se place, d’entrée de jeu, en défaut de conformité. En effet, pour la majorité de leurs activités, les organisations ont des engagements réglementaires à tenir pour la conservation des données. En 2024, 55% des organisations sont engagées ou prévoient la construction de règles en matière de durées de conservation pour les documents et les données, et 54% une politique d’archivage ; et en cela ils rejoignent la mise en œuvre de projets de système d’archivage électronique. Car pour 48% des organisations, la gestion du cycle de vie des données est un problème quotidien que ce soit pour des applications métier, des ECM/GED et même des espaces serveur ou dans les messageries dans lesquels s’accumulent des vracs bureautiques. Cette fonction essentielle répond à la fois des niveaux d’obsolescence d’informations, mais surtout à des obligations réglementaires de suppression de données ou de documents  ; exemple en matière de données à caractère personnel, il s’agit de la mise en application des articles 17 et 21 du RGPD, ou de la loi Informatique et Libertés. Archivage électronique et outillage 2024 voit le taux de projet “engagé ou prévu” le plus haut taux de ces 5 dernières années qui correspondaient précédemment à des projets de signature électronique, de ECM/ GED, d’espaces collaboratifs…. 54% des organisations prévoient un projet cette année ou l’année prochaine, et 22% considèrent déjà être équipés, ce qui est peu (moins d’une organisation sur 4) pour une obligation réglementaire qui s'applique à tous … 24% ne se penchent pas encore sur le sujet. 56% sont encore dans un archivage uniquement papier, et 32% prévoient de leur faire évoluer. Autre progression qui permet d’orienter des investissements en outillage de système d’archivage électronique, la part de projets engagés ou prévus concernant le records management comme une réponse directe au sujet des cycles de vie et de responsabilité sur les données et documents numériques : 42% contre 18% de réalisé, et pas prévu pour 40%. Prenons un cas concret qui illustre les situations actuelles auxquelles sont confrontées nos organisations : Comment prouver qu’un document est un original et que la signature apposée de manière électronique n’a pas été falsifiée si on ne se dote pas d’un système d’archivage électronique ? La signature électronique notamment de niveau qualifiée a besoin d’un système d’archivage électronique pour présenter toutes les garanties : garantie d’un certificat valide, horodatage conforme, copie fidèle, métadonnées, format pérenne,.. d’ailleurs la version 2 du réglement européen eIDAS qui a été voté le 29 février 2024 renforce les services de confiance notamment celui de l’archivage électronique. Autres facteurs positifs d’un système d’archivage électronique : cela permet de préserver sa souveraineté numérique et de viser la réduction de l’empreinte carbone en purgeant les messageries, GED, applications métier de tous les fichiers de travail et en conservant ceux relevant de la preuve ou du résultat final au sein d’un SAE. Enfin la nouvelle version du règlement européen eIDAS votée le 29 février 2024 établit qu'un service d'archivage qualifié fourni par un Etat membre soit reconnu en tant que service d'archivage électronique qualifié dans tous les Etats membres ! Le coffre fort numérique est une autre solution qui apporte en priorité un espace de dépôt sécurisé ; c’est une réponse simple et conforme pour conserver tout type de documents d’entreprise notamment les contrats de travail, les bulletins de paie, … Il répond notamment au besoin d’échanger entre un organisme et ses collaborateurs des documents personnels et sensibles. Simple à mettre en place, le coffre fort numérique garantit l’intégrité de documents métiers sensibles (données sensibles, dossiers RH, documents engageants, bulletins de paie,...). Ce n’est pas une solution de système d’archivage électronique, car il est notamment limité en termes de fonctionnalités. La part des projets annoncés ou en cours en 2023 pour les solutions de coffre fort numérique est en baisse (-3% par rapport à 2023), le nombre des projets menés lui a explosé : + 14% en 1 an.  Le bulletin de paie devenu électronique est le grand gagnant de cette mise en place. Gestion de projet et archivage électronique Conduire un projet de SAE est plus large que la recherche et le déploiement d’un outillage numérique ; il convient donc de mettre en place une méthode qui s'appuie sur une famille de normes et de gestion dans le temps. Un ensemble de dispositifs (politique, pratiques, classement, métadonnées, droits, …) sont à prévoir dès la conception ; 8 étapes sont nécessaires pour conduire un tel projet https://www.conseil.serda.com/post/comment-mettre-en-place-gerer-systeme-archivage-electronique Caroline Buscal Directrice de Serda Conseil Consultante experte

Le 13ème Rapport sur la gouvernance de l'information numérique du Groupe Serda Archimag livre un cru 2024, et il est très orienté sécurité des informations et des data. Il paraîtra le 1er mars 2024, on vous livre donc en avant première le résultat en matière d’enjeux de gouvernance de l’information numérique pour 2024. Une certitude, pas de ralentissement en matière d’investissements pour le numérique ; les entreprises et organismes du secteur public maintiennent le cap de leur transformation en maintenant leur niveau d’investissements financiers, nous disent 56% des répondants. En revanche, ils les flèchent vers des solutions et des modes d’organisation qui répondent aussi à des préoccupations de sécurité des informations numériques et des données. Data et IA au cœur des programmes de Gouvernance de l’information numérique Dorénavant le cœur de tout programme est constitué pour 39% des organismes de données, qu’elles soient techniques, géographiques, personnelles.... avant même les documents. On assiste à une véritable bascule en termes de constitution du périmètre de la GI : on place dorénavant en rang 2 la notion de document au profit de celle des data. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Cela relance la question des "risques" en matière de sécurité des informations, et ce sont des craintes portées par 77% organisations qui vivent la perte des données comme la conséquence première, à laquelle s’ajoute l’atteinte à la réputation de son organisme (perte de confiance de la part des salariés, agents, clients, fournisseurs, etc.) en cas de faille dans la protection des données du système d’information. Le cru 2024 apporte aussi des ouvertures vers des domaines émergents mais intégrés dans les programmes de Gouvernance : l’intelligence artificielle dont on nous parle dans tous les forums ou débats prend déjà sa place : 10% des organisations l'incluant déjà dans le domaine comme un actif évident bien que ce soit un sujet émergeant ; et 13% des organisations disent avoir réalisé un projet de GED/ECM autour de l’intelligence artificielle, et 45% prévoient un projet dans les 2 ans. Qu’en est-il des évolutions au niveau des enjeux pour les organisations concernant la Gouvernance de l’Information Numérique version 2024 ? • En n° 1 : Accès et partage de l'information D’année en année, nous voyons se confirmer l'enjeu de "l’accès et du partage de l’information et des connaissances", qui truste toujours la première marche du podium, avec un score dominant de 77% , au même niveau qu’en 2023, qui place comme enjeu prioritaire les attendus des collaborateurs comme des managers de leur faciliter l’accès aux informations et données nécessaires dans le cadre de leurs activités professionnelles. • En n° 2 : Maîtrise des risques En deuxième place et toujours avec une forte augmentation qui se confirme depuis quelques années, on trouve le sujet de la "maîtrise des risques en termes de gestion de l’information, des documents et des données". Cet enjeu est devenu essentiel voire critique. Il se se positionne dorénavant à hauteur de 67%, soit 9 points de plus en 1 an et un total de plus de 17 points en 2 ans ; on y voit notamment l’effet du contexte de cybercriminalité dans lequel toutes nos organisations se sentent exposées ; la cybersécurité s’inscrit dorénavant comme une stratégie dominante dans les organisations. Rappelons que selon l’ANSSI, une hausse de 400% des cyberattaques a eu lieu en France depuis 2020, 69% visent des entreprises, 20% des collectivités territoriales et 11% des établissements de santé soit 1 sur 10 ! Le coût financier moyen pour les ETI qui courent le plus grand risque, oscille entre 3 et 10 M d’€, source AMRAE. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 La Gouvernance de l’information numérique devient le cadre de référence pour ne pas dire de sécurité dans lequel s’inscrit l’ensemble des programmes numériques de nos organisations, quels que soient les métiers, les fonctions, les types de données, les types d’informations, les interactions qui soient concernés. • En n° 3 : Règles et process "Définir des règles et process en matière documentaire" passe en 3ème place, avec une progression de 12 points en 1 an … un cadre de référence attendu par les collaborateurs, mais équipé de modes opératoires et de protocoles pour faciliter les usages, ce qui répond à un objectif opérationnel d’outillage. Complétant cet enjeu de maîtrise des risques, on voit progresser de 4 points l’enjeu de "pérennité à long terme de certains documents et données", ainsi cela devient essentiel pour un répondant sur 2 (50,46%). Toutes ces réponses sont cohérentes avec le sentiment de maturité du sujet "Gouvernance de l’information" dans les organisations, et son attendu de cadre de sécurité de l’information numérique. On y perçoit une percée de l’archivage électronique, ce qui nous est confirmé par 54% des organisations qui engagent des projets dans le domaine ; c’est déjà en place pour 22%, permettant ainsi d’offrir à travers un système d’archivage électronique une réponse complète, sécurisante et conforme aux obligations de tous. Le développement de ces projets cette année est aussi une conséquence directe de la mise en service dans plus de 45% des organismes des systèmes de signature électronique suffisamment démocratisée pour permettre à tous selon ses responsabilités ou ses niveaux de délégation de pouvoir en bénéficier. Les autres segments de la question sont restés stables sur les trois dernières places, la "valorisation des informations", à hauteur de 29% (variation de - 1 point / 2023), "la maîtrise des coûts" en baisse à hauteur de 8% , et le "passage au 100% numérique" stabilisé autour de 10 à 11% : la notion de passage à un "0 papier" n’est donc plus un enjeu, sans doute seulement une étape dans un programme de GI… Le numérique responsable n’est pas encore un enjeu C’est pourtant un volet essentiel que celui du "numérique responsable" ; force est de constater que nous sommes encore loin de parler de "gouvernance responsable" car 6% seulement des organisations ont réalisé un bilan carbone du numérique. Extrait du rapport de la Gouvernance de l’Information Numérique 2024 Ce résultat est très faible, le sujet tarde à décoller et pourtant les obligations réglementaires sont en place : à partir de 2026, la loi Climat et Résilience promulguée en août 2021 obligera les acheteurs publics à ajouter dans les appels d’offres au moins un critère de responsabilité sociale et environnementale ; le secteur des collectivités a en parallèle l’obligation de mettre en place leur propre démarche RSE avec notamment celle concernant la sobriété numérique dans le cadre de la prise en compte de la loi REEN (loi n°2021-1485 promulguée le 15 novembre 2021 visant à Réduire l'Empreinte Environnementale du Numérique en France et son décret d’application du 29 juillet 2022 relatif à l'élaboration d'une stratégie numérique responsable par les communes de plus de 50 000 habitants et les établissements publics de coopération intercommunale). Bien d’autres éléments sont analysés dans le rapport 2024 de la Gouvernance de l’information numérique. Retrouvez-le en téléchargement dès le 1er mars sur le site serda conseil. Caroline Buscal Consultante experte Directrice de Serda Conseil

A quoi va servir E-ARK pour l'archivage à long terme ? Quels rôles jouent Serda Conseil et Serda formation dans E-ARK ? Quelles spécifications utiliser pour mettre en œuvre E-ARK avec quels standards de métadonnées (METS/PREMIS/SEDA) ? E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) a été lancé en 2014 par le DLM Forum (communauté européenne de professionnels appartenant à des organisations publiques comme privées et représentées par des professionnels de la gouvernance de l’information et des archives de toute l'Union européenne). La Commission européenne a développé un programme complet pour accélérer au travers d’E-ARK le cadre de confiance numérique entre pays européens Les 27 ont construit la confiance européenne commune basée sur deux piliers : eIDAS et les building block.. E-ARK est aujourd'hui un élément incontournable de la confiance numérique déployé à l’échelle européenne. E-ARK, c’est d’abord le standard européen qui se construit depuis 10 ans pour la conservation et l’accès de confiance aux données produites et reçues par l’ensemble des organisations publiques et privées des 27 pays européens. Ce standard s’adresse aux archivistes, gestionnaire de projet, DSI, RSSI et chef de projet ainsi qu’à toutes personnes qui gèrent de l’information. Durant ces 10 ans de conception, la difficulté a résidé dans la construction à l’échelle européenne du cadre technique, fonctionnel et homogène en tenant compte des quelques 27 pratiques d’archivage différentes. E-ARK s’est déployé lors de 3 grandes phases : En 2014, E-ARK a développé ses propres spécifications de conservation d'objets numériques. De 2017 à 2021, ce projet représente la base du Building Block* eArchiving sous le nom de E-ARK3, dans le cadre du projet européen CEF (Connecting Europe Facility*). Il a pour but de fournir des applications open source, des formations et de la documentation afin de préserver et réutiliser les données (data, document,...) sur le long terme. Nous sommes aujourd'hui, dans cette troisième phase tournée vers la diffusion du standard. Le projet a été renommé dans ce sens E-ARK4ALL. Le groupe Serda est l’acteur français participant au consortium monté par le DLM Forum pleinement aujourd’hui à la diffusion d’E-ARK4ALL en collaborant avec ses partenaires en particulier pour la conception des formations et du cursus universitaire. Un des points essentiels à retenir de E-ARK est son standard de métadonnées. Il s’inscrit pleinement dans la norme OAIS (ISO 14721). Le modèle de métadonnées spécifique à E-ARK4ALL se fonde sur METS et PREMIS. Le standard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) est un standard basé sur XML qui définit une structure pour encoder des métadonnées descriptives, administratives et structurelles associées à des objets tels que des ressources numériques, des collections et des archives. Au standard METS, s’ajoute le standard PREMIS basé également sur XML. Il permet d’ajouter des métadonnées techniques aux objets numériques à archiver. Avec E-ARK, un changement d’échelle s’opère pour l’ensemble des processus de versement, de conservation et d’accès des données archivées. Ce standard a été conçu dans le but d’uniformiser la description des archives au niveau européen et d’être utilisable par tous les logiciels d’archivage quel que soit le pays de conception ou d’utilisation. E-ARK a choisi comme base de ses spécifications le standard METS que l’on peut comparer au standard SEDA en tant que protocole d’archivage. C’est pourquoi, en France, E-ARK a mis en place une collaboration avec le programme VITAM afin d’étudier les opportunités d’interopérabilité de ces deux systèmes. Le déploiement d’un nouveau standard reconnu à l’échelle européenne permet d'offrir de nouvelles possibilités en termes de logiciel d’archivage sur le marché européen. Les archivistes pourront faire appel à des intégrateurs provenant d’autres pays européens pour choisir leur solution d’archivage. Cela offre de nouvelles opportunités de choix d’outil pour le marché français. Dans cette optique, le programme VITAM pourrait par exemple intégrer ces nouvelles spécifications du programme E-ARK, comme du reste d’autres acteurs éditeurs de logiciels d’archivage électronique. Ce changement d’échelle dans l’archivage numérique implique également pour les archivistes français de se familiariser avec ce standard européen. Avec E-ARK, les standards de métadonnées PREMIS et METS forment le cœur de ses spécifications. Cela amène également les archivistes à se tourner vers de nouveaux acteurs comme le DILCIS Board (Digital Information LifeCycle Interoperability Standards) responsable de maintenir, mettre à jour et diffuser ces spécifications E-ARK. Pour les formations qualifiantes, Serda en tant que membre du consortium, développe les compétences nécessaires pour prendre en compte ces nouvelles exigences européennes E-ARK comme une utilisation efficace de METS et de PREMIS dans les processus de versement, de conservation et de diffusion des archives. Afin de diffuser ce nouveau standard, E-ARK conçoit actuellement des formations académiques afin d’intégrer pleinement ses spécifications. Serda participe activement à la création de ce nouveau programme de formation qui permettra aux étudiants d’aborder les nouvelles problématiques liées à l’archivage électronique. Les prochains posts du blog Serda Conseil et Serda Formation : Les spécifications E-ARK (METS et PREMIS), Les champs de la conservation de la data selon E-ARK. *Un Building Block est une solution numérique ouverte et réutilisable. Il peut prendre la forme d'un modèle, d'une norme, d'un logiciel ou d'un logiciel (SaaS), ou d'une combinaison de ceux-ci. *La Connecting Europe Facility (CEF Digital) est un programme de cofinancement de l'Union européenne, géré par la Commission européenne. Dans le domaine numérique du CEF, l’objectif est de soutenir et d’encourager les investissements dans les infrastructures de connectivité numérique entre 2021 et 2027. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.