RTE a initié la démarche d'“eChange” pour répondre à des besoins de performance, de sécurité et de dématérialisation des informations métier. L’accompagnement du changement est un axe essentiel pour transformer la gestion de l’information numérique. Le projet eChange est organisé autour de 2 volets centraux : - Un nouveau socle de système d’information numérique pour tous : cela se traduit par une nouvelle application de GED, connectée à une solution d’archivage électronique et intégrant une solution de signature électronique. - Un nouveau système de management documentaire : il s’agit avant tout de consolider et diffuser des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information, et des offres de service pour accompagner les utilisateurs et le réseau d’acteurs pilote du déploiement ; l’objectif de ce système de management est évidemment de faire vivre la démarche. Tout cela s'est fait de manière progressive. En premier RTE a identifié les principaux cas d’usages et les pratiques actuelles de l’entreprise en matière d'informations. et en parallèle les solutions pour constituer le socle technique ont été choisies. Les utilisateurs ont été embarqués très tôt. Ils ont été sollicités par le biais d'un questionnaire en ligne, dont les résultats ont permis d'élaborer les règles et les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire. Ce questionnaire a été suivi d’ateliers de consolidation avec des "volontaires". Le résultat a permis de faciliter notamment le déploiement du nouveau socle technique. En parallèle, c'est tout un réseau d’acteurs qui a été constitué pour porter la démarche. Il est composé de "référents" intervenant soit au siège, soit en les régions. Il accompagne ainsi au plus près les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des documents et données numériques. A travers les offres de service, il s’agit d’encadrer les besoins en matière de gestion , et de proposer non seulement un interlocuteur spécialisé, mais aussi des outils d’animation, des bonnes pratiques sans oublier un accompagnement pour le déploiement : identification du paramétrage de la GED, application de la signature électronique, reprise d’anciennes données, reprise d’anciens documents vers le nouveau socle technique, décommissionnement d’anciennes applications….). La réussite de ce projet de gouvernance de l’information s’est aussi appuyée sur la formalisation de procédures détaillées, d' un réseau d’acteurs engagés, un "pilote" et d'une équipe en charge de la gestion, de l’animation et du traitement des demandes. C'est une véritable démarche d'accompagnement du changement qui a été menée. Un projet de cette ampleur ne se déroule pas sans embûche . Les principales difficultés ont été notamment : 1/du côté des métiers lorsqu’on leur a demandé de passer des plans de classement traditionnels à une GED, 2/pour trouver les bonnes personnes constituant le réseau de référents, 3/pour les travaux de reprise de données à mener par les utilisateurs… C’est eux en effet qui conduisent les actions de tri, purge, renommage… afin de partir avec un nouveau socle technique propre, nourri et opérationnel. Le témoignage de la chef de projet de RTE a fait l'objet d'une séquence du webinaire de la Gouvernance de l'information 2021.

L'identification électronique du signataire est un sujet qui s'installe depuis 3 ans ; cette question est un réel enjeu face à l'accroissement des demandes en équipement en signature et parapheur électronique. Les principaux éléments de clarification sont à chercher du côté du règlement dit eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 “electronic Identification Authentification and trust Services” ; en effet, l’article 8 dudit règlement définit 3 niveaux de garantie des schémas d’identification électronique : - Faible : l’objectif est simplement de réduire le risque d’utilisation abusive ou d’altération de l’identité ; - Substantiel : l’objectif est de réduire substantiellement le risque d’utilisation abusive ou d’altération de l’identité ; - Élevé : l’objectif est d’empêcher l’utilisation abusive ou l’altération de l’identité. Les exigences applicables aux 3 niveaux de garantie sont détaillées dans le règlement d’exécution n°2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015 . Cela se complique lorsqu'il s'agit de mettre en application ces différents niveaux. Le portail FranceConnect répond en partie à ces questions. Depuis mai 2021 il a évolué pour atteindre un niveau de sécurité plus exigeant. cela concerne notamment les démarches sensibles comme les services en ligne de santé, les banques ou encore les envois en recommandés électroniques. Fin d’année 2020, FranceConnect a obtenu une qualification de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’informations (qui veille à la bonne application du règlement eIDAS en France) ; cette qualification confirme la conformité de FranceConnect aux exigences des niveaux de garantie "substantiels" et "élevés", telles que définies par le règlement européen. - Faible : En continuant de se connecter avec son identifiant des impôts, assurance maladie, etc., - Substantiel : au moment où nous écrivons ces lignes, seul La Poste est en mesure de pouvoir couvrir ce niveau avec son identité numérique. En effet, La Poste propose depuis 2020 de pouvoir se créer une identité numérique (elle aussi attestée par l’ANSSI). Le principe est simple, il suffit de se créer un compte sur le site Identité numérique avec votre pièce d’identité, puis une procédure de vérification de votre identité est faite avec un facteur, à la poste ou en ligne et votre identité numérique est créée. - Elevé : Cette partie est couverte par l’application de reconnaissance faciale développée par le Ministère de l’Intérieur et l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) : ALICEM (Authentification en Ligne Certifiée sur Mobile). Elle s’appuie sur des smartphones tournant sous Android (pas de iOS pour l’instant), disposant d’un lecteur sans contact (NFC) permettant de lire la puce d’un passeport biométrique. La reconnaissance s’effectue ensuite par comparaison entre la photo de la pièce d’identité et le visage de la personne. L’application devrait être renforcée avec l’arrivée des premières cartes d’identité à puce attendue pour l’été 2021.

La Gouvernance de l'Information Numérique est un sujet qui évolue chaque année en réponse aux défis émergents, aux besoins de transformation digitale des organisations et aux avancées technologiques. Ce 14ème rapport publié par Serda/Archimag, est basé sur une enquête menée auprès de plus de 300 organisations publiques et privées, et offre un aperçu précieux des tendances clés et des priorités pour 2025. Des modèles de gouvernance partiels Les organisations adoptent désormais des modèles de gouvernance partiels, car elles privilégient des approches ciblées face notamment aux contraintes budgétaires croissantes (48% voient le budget comme un frein), et à la volonté de progresser par étape ce qui permet de donner à voir des résultats opérationnels au fur et à mesure des réalisations et ce qui facilite l’embarquement de équipes. La cybersécurité et la gestion des données Autre préoccupation majeure, la cybersécurité et la gestion des données qui s’installent dans comme des éléments déterminants y compris pour faire des choix de nouveaux usages et d’avancées technologiques. 66% des organisations les considèrent comme des enjeux essentiels. L’Intelligence Artificielle L’Intelligence Artificielle s'impose comme le sujet incontournable de la Gouvernance de l'information numérique. Bien que seulement 10% des organisations l’incluent déjà dans leur domaine, les projets annoncés laissent présager une croissance plus que rapide.... L'IA est perçue comme utile dans divers domaines, notamment la GED, l’ECM, l’automatisation au niveau de tâches… Les utilisateurs finaux jouent un rôle essentiel dans la définition des priorités en matière de gouvernance de l'information. Ils aspirent à des accès simplifiés, mieux encadrés, faciles d’usage, le score de 90% des répondants plébiscitant ces orientations reflète bien ces exigences. Ils souhaitent même une réduction du nombre d'applications existantes, mettant en évidence leur frustration face à la complexité et au silotage des systèmes d'information.... La gouvernance numérique responsable Enfin, la gouvernance numérique responsable est la grande absente : seules 4% des organisations ont réalisé un bilan carbone numérique en 2024, malgré la pression réglementaire et environnementale. En conclusion, le 14eme rapport sur la Gouvernance de l'information numérique cru 2025, met en lumière des tendances clés, des défis émergents et des attentes claires de la part des utilisateurs. Nous vous souhaitons une excellente lecture. Bien d’autres éléments sont analysés dans le rapport 2025 de la Gouvernance de l’information numérique. Retrouvez-le en téléchargement dès le 1er avril sur le site serda conseil.

À compter d’août 2020, la transmission des actes soumis au contrôle de légalité ne pourra plus être transmis autrement que sous forme numérique. Certaines règles seront obligatoirement à respecter, notamment l’application de nomenclatures spécifiques pour les fichiers, et ce quel que soit les périmètres concernés, d’autant plus que le dépôt papier ne sera plus possible. Les collectivités concernées, communales, départementales ou régionales et les établissements publics, devront organiser leur dépôt selon les natures d’actes. A ce propos, nous rappelons donc qu’il existe 5 grandes familles documentaires concernées : les " délibérations ", à savoir tout ce qui est décision, enquête (comme les enquêtes publiques), rapport de présentation, délibération, mais aussi plan de financement, document d’orientation et d’objectif, ….bref il existe plus d’une douzaine de types de documents entrant sous cette catégorie ; exemple : "99_DE pour délibération" ; les " actes réglementaires ", soit une dizaine de natures de documents concernés par cette rubrique ; les " actes individuels ", soit une trentaine de documents dont la majorité concerne les carrières des agents et fonctionnaires, comme : attestation, avis, agrément ou certificat, avenant au contrat, convention, décision… et même fichier de signature électronique ; exemple "22_AG" pour agrément ou certificat ; les " contrats, conventions et avenants ", ce sont plus de 40 types de documents qui sont concernés. On y trouve tout ce qui concerne les marchés (cahier des charges, bordereau de prix, mémoire technique...) mais aussi les documents contractuels, les procès verbaux des commissions d’appel d’offre ou de jury, les rapports les concernant, les règlements de concours, jusqu’aux renseignements et attestations fournis par les attributaires ; les " documents budgétaires et financiers ", dans lesquels on trouve tout ce qui concerne les comptes de gestion, les documents budgétaires dans leur ensemble, les rapports annexés au débat d’orientation budgétaire. Bref, cela implique que chaque collectivité concernée établisse la cartographie précise de ce qui la concerne, et vérifie avec précision la mise en application des règles de la nomenclature acceptée sous actes pour que les fichiers correspondant soient bien reçus et non rejetés. L’un des objectifs recherché par la mise en application d’une telle nomenclature codifiée, est bien de permettre aux agents des préfectures et sous-préfectures chargés du contrôle de légalité de disposer d’une dénomination précise et explicite des pièces déposées, ce qui facilite les échanges, les travaux de contrôle, et diminue de fait les risques au niveau du traitement.

Serda conseil en tant que référent français et acteur engagé du eArchiving initiative a présenté sa vision et ses propositions pour un archivage électronique responsable. eArchiving initiative a ainsi pu compléter ses outils pour la maîtrise et la réduction des gaz à effet de serre (GES) sur le périmètre de l’archivage et de la préservation. Le sommaire de ce webinaire : le contexte du numérique responsable le bilan carbone et les 21 indicateurs les retours d’expérience de calcul les variables à activer pour réduire les émissions d’un système de préservation Retrouvez d’autres retours d’expérience sur la bibliothèque de l’eArchiving initiative à cette adresse ici ainsi que le webinaire disponible ici . Pour rappel, ce consortium, financé par la Commission européenne, regroupe différents acteurs européens de l’archivage électronique afin d'œuvrer à une démarche commune de préservation de l’information sur le long terme. Dans le cadre de ce travail, Serda a partagé auprès de ses partenaires et des professionnels de l’information européens un retour d’expérience sur ses méthodes de mesure et les clefs de réduction de l’empreinte carbone. Ses méthodes reposent sur la matrice des 21 indicateurs qui permet le calcul des émissions des systèmes de préservation durables. Vous retrouverez toutes les informations sur eArchiving initiative sur le site officiel Les 21 indicateurs développés par Serda Conseil Serda est heureux de partager ce replay du webinaire eArchiving initiative. Cet événement a pour ambition de présenter l’état de l’art du management de l’information responsable en approfondissant l’archivage des données. Il permet de disposer des chiffres repères pour calculer l'empreinte carbone du numérique et les méthodes de calcul d’un bilan carbone. Nous y présentons les avantages environnementaux de l'archivage électronique par rapport à l’archivage papier. Nous prenons en compte les émissions du cycle de vie des données, des documents, des métadonnées et du traitement de ces données. Nous soulignons aussi l'importance de la gestion des vracs numériques, des décommissionnements et de l’intelligence artificielle. Cette dernière pourrait avoir un effet rebond considérable.

Issu de l’édition 2024 du Rapport sur la Gouvernance de l’Information Numérique du Groupe Serda Archimag, nous partageons avec vous les 12 sujets majeurs pour le Secteur Public traduisant les points forts de cette année. La dynamique des projets est forte du côté des organisations publiques cette année. Elle vise à faire évoluer leur politique de gestion de l’information, des sujets de simplification, de mutualisation, de partage..., qui tous participent de cette transformation. Les tendances fortes portent sur : l’optimisation des accès et du partage de l’information et des connaissances (notamment en matière de réduction du nombre des applications) ; la sécurité et la gestion des risques ; l’accompagnement des équipes ; la numérisation et la place des datas ; accompagnement ; la démocratisation des usages comme en matière de signature électronique et la progression de l’archivage électronique ; et c’est sans compter sur l’irruption de l’intelligence artificielle et de ses apports dans le domaine de la gestion de l’information et des datas. Ces 12 chiffres 2024 présentés sous la forme d’infographie sont autant de sujets et d’outils au service du Secteur Public structurant les programmes de Gouvernance de l’information numérique et permettant de se mesurer aux résultats 2024 du même baromètre. Télécharger l'infographie spéciale Secteur Public sans plus attendre et benchmarkez-vous aux tendances 2024 de la Gouvernance de l'information numérique ! Pour aller plus loin, retrouvez le Rapport complet de la Gouvernance de l'information numérique 2024 en téléchargement gratuit ici . Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin  pour ne rien manquer de notre actualité.

En avant-première, nous vous partageons les premières tendances du baromètre 2025 de la Gouvernance de l’Information ; il est extrait du 14ème Rapport annuel sur la Gouvernance de l’information numérique. Ce baromètre pourrait s’appeler : choix stratégiques sous contrainte budgétaire. Stabilisation ou recul ? Alors que 75 % des organisations sont engagées dans des projets de Gouvernance de l’information numérique, la dynamique reste forte, avec 7 % de projets supplémentaires annoncés pour 2025. Mais 22 % des structures restent en retrait (-3 points par rapport à 2024), révélant une forme d’hésitation, notamment liée aux contraintes budgétaires. Déploiements partiels : réponse à la baisse des budgets ? Le modèle de déploiement partiel s’impose cette année avec 41 %, dépassant pour la première fois le modèle global (26 %). Cette tendance se confirme dans le secteur public, où 37 % des organisations ont choisi ce mode de déploiement (+4 points en un an). Face à une conjoncture économique difficile, ces organisations privilégient des approches plus ciblées et progressives. Maîtrise des risques et IA : deux priorités fortes La maîtrise des risques reste un pilier stratégique : 66 % des organisations l’intègrent, un chiffre quasi stable (67 % en 2024). Ce besoin est renforcé par les nouvelles obligations réglementaires (directive NIS2) et la montée des cybermenaces. L’IA commence également à s’ancrer : 10 % des organisations déclarent déjà l’intégrer dans leurs pratiques et 5 % annoncent des projets d’ici 2026, en particulier dans le domaine des GED/ECM, et 46% des organisations ont des projets d’IA génératives sur les données internes de leur organisation. Investissements numériques : coup de frein général Le contexte économique se fait sentir : 17 % des organisations prévoient une baisse de leurs budgets numériques, contre 10 % seulement l’an dernier. En parallèle, les prévisions d’investissements stables ou en hausse chutent : 49 % contre 56 % en 2024. Si le secteur public résiste mieux, avec 19 % d’investissements en hausse, les autres secteurs semblent en mode "réduction". Gouvernance responsable : toujours en attente Le bilan carbone du numérique peine à décoller : 4 % seulement des organisations le prennent en compte, un chiffre inchangé depuis deux ans. L’enjeu reste encore marginal, malgré les obligations légales croissantes en matière de responsabilité environnementale. Le Rapport annuel complet de la Gouvernance de l’information numérique 2025 est à paraître début mars 2025. Pour être sur de le recevoir, explorer les résultats en détail et anticiper les tendances 2025, renseignez vos coordonnées sur notre fiche contact. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Il est toujours difficile de faire entendre les enjeux d’un archivage médical papier, informatique ou hybride, structuré et pérenne, au sein des établissements de santé . Les mêmes arguments reviennent sans cesse comme l’importance des volumes papier de dossiers médicaux et des surfaces occupées , le manque de ressources et de moyens appropriés, le déploiement du DPI (Dossier patient informatisé) . Ce dernier, pour certains, va suppléer « comme par magie » à tout l’historique des parcours de soins d'un patient dans des contextes humains et économiques tendus au sein des établissements de soins. C’est pourquoi l’arrêt rendu par la Première Chambre Civile de la Cour de Cassation sonne comme un rappel . Il permet de préciser les conséquences de la perte d’un dossier médical pour un établissement de soins. Dans l' arrêt n°865 du 26 septembre 2018, la Cour de Cassation a retenu que la perte d’un dossier médical par un professionnel ou un établissement de Santé conduit à inverser la charge de la preuve . Il lui importe de démontrer que les soins prodigués au patient ont été appropriés. Cette situation place le patient ou ses ayant-droits dans l’impossibilité d’accéder aux informations de santé le concernant. Ces informations lui permettent d'identifier si les soins avaient été conformes pour établir l’existence d’une faute dans sa prise en charge. C’est pourquoi la faute est donc imputable à l’établissement. La perte d’un dossier médical est considérée comme un défaut d’organisation et de mauvaises pratiques dans le fonctionnement des établissements de soins. Dans le cas de l’arrêt n°865 de la Cour de Cassation, l’établissement est donc condamné à rembourser les sommes versées par l’ONIAM (Office national d’indemnisation des accidents médicaux). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

VITAM (pour Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est un programme interministériel visant à réaliser et à maintenir de façon mutualisées une solution logicielle libre de type back-office d'archivage numérique. VITAM a vocation de répondre aux besoin d’archivage réglementaire comme d’archivage historique. L’objectif est de faciliter la mise en place d’une telle solution. En effet, il manquait un modèle pour organiser et couvrir l’ensemble des fonctions nécessaires. Dans la lignée du déploiement de VITAM, une étude à été lancée et pilotée par le SIAF, VITAM et ses 3 porteurs. Les conclusions rendues répondent aux 3 questions suivantes : quels processus ? quelles compétences prévoir ? quels budgets programmer ? quelles périodicités respecter ? Les équipe conseils de Serda et Mintika ont co-produit cette documentation, destinée à tout manager ou porteur d’un projet d’archivage électronique. Qu’il porte sur l’archivage intermédiaire à durée longue ou à vocation probatoire ou sur l’archivage définitif ou à vocation patrimoniale. Quand mettre en place un dispositif élaboré pour son SAE en matière de préservation des ressources numériques ? Parlons ici de durées de conservation qui impliquent d’anticiper sur les obsolescences des formats et supports. Disons pour faire court que cet effort d’organisation de la préservation va concerner les archives dont les délais de conservation devraient excéder les 5 ans (échéance technologique bien connue des SI et archivistes). A partir du moment où la politique d’archivage a défini le périmètre, l’étude sur la modélisation de la préservation et les risques associés, va permettre de répondre aux questions : que prendre en compte ? Quelles fonctionnalités développer ? Quelles compétences, quelles expertises et quels profils recruter ? A quel moment ? Comment organiser la préservation ? Etc. On trouvera dans le lien toute la documentation mise en ligne par les équipes du SIAF : la cartographie des concepts, la bibliographie, la webographie, la synthèse des principales normes et référentiels, et enfin la très riche modélisation des processus de préservation. Nous avons également décliné cette modélisation pour évaluer des scénarios de budgets, charges ou compétences . Pour cela, nous avons appliqué les règles sur des périodes avec des cycles de 25 ans. Ces périodes incluent entre autres les migrations, les contrôles et audits et les dispositifs de veille et de restauration de données. C’est ce dispositif qu’il convient pour chaque projet d’archivage électronique de définir afin de permettre à la Direction générale de provisionner charges et budgets nécessaires. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Qu’il s’agisse des ressources humaines, des pratiques professionnelles ou encore de l’intégration de nouveaux outils basés sur l’intelligence artificielle, la digitalisation est là ! Rappelons le contexte Chacun des métiers de l’habitat social est aujourd’hui au cœur de sa transformation digitale. On peut parler de la relation dématérialisée avec les locataires pour le métier de bailleur, les liens digitaux avec les fournisseurs pour le métier de la maintenance et des programmes, et enfin, le tout numérique avec les collaborateurs (RH, pratiques au quotidien, nouveaux outils avec l’intelligence artificielle) ! Le déploiement aisé des processus digitalisés dans un Habitat ou un groupe d’Habitats a pour source la complexité de la relation locataires, de la répartition territoriale (y compris celle des gardiens), de la possible fusion de plusieurs organismes sociaux et enfin des nécessaires attentes des équipes en terme de simplification. La Direction générale est elle aussi, en attente forte de réduction de coûts et aussi en attente de cette simplification. Le DSI est alors en prospective d’urbanisation de son architecture SI et surtout de la sécurité associée. L'accent est donc mis sur une transition du "physique" vers le "numérique" et le tout boosté à l’IA. Les questions qui sont posées avec les axes d’innovation et d’évolution qui en découlent sont : Quels sont les outils spécifiques d'IA qui seront utiles à intégrer pour une utilisation au quotidien par les équipes ? Comment la sobriété numérique sera-t-elle mise en œuvre concrètement ? Comment garantir que la dimension humaine reste centrale face à l'automatisation croissante ? Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de cette transformation ? En réponse à ces questions, les 6 points à traiter pour une gestion efficace sont : Conformité RGPD : assurer le respect des réglementations sur la protection des données. Réduction des coûts et de l'empreinte carbone : évaluer les avantages financiers et environnementaux. Signatures électroniques : mettre en œuvre des méthodes numériques pour signer des documents. Copies fiables : assurer que les documents sont reproduits de manière sécurisée et précise. Conservation des documents : déterminer la durée appropriée pour conserver les dossiers. Archivage électronique : utiliser des systèmes numériques pour stocker des documents. Cela implique de gérer les flux entrants locataires et fournisseurs en augmentant la fiabilité des numérisations pour plus de digitalisation du processus de traitement et une accélération des réponses. Le bailleur a tout intérêt à appliquer la conformité de la rétention des données car c’est la source d’économie et de réduction des risques. Entre GED et archivage électronique, le sujet se discute selon la typologie de la donnée. La durée de conservation longue est adaptée à l’archivage, la durée courte à une GED. C’est donc le bon mix qui est à trouver. Un processus digitalisé est un processus qui consiste à embarquer les technologies de certificats et signatures électroniques. Chaque acteur signe mais pas avec la même technologie et pas avec les mêmes solutions de confiance ne serait ce que pour s’adapter au niveau de risque et à la réglementation. C’est cette réponse appropriée qui va fluidifier les traitements et va faire baisser les coûts physiques comme électroniques. Sans oublier le sujet environnemental qui a une résonance particulière chez un bailleur social. Ce sujet s’applique aux logements dans un contexte bâtimentaire. Il s’applique également aux processus hybrides des flux papier et électroniques (voire parallèles quand ils sont concourants). Et pour autant, l’impact des émissions de e-CO2 est 10 fois moindre en électronique qu’en papier. La collaboration Moyens généraux et DSI a l’effet magique de réduire à la fois les coûts et l’empreinte carbone. In fine, c’est toute la chaîne de traitement simplifiée qui a pour effet la conformité RGPD : la donnée quelle qu’elle soit (à fortiori la donnée à caractère personnelle) est tracée, documentée, partagée au lieu d’être dupliquée, gérée et protégée (archivage ou GED). Pour chacun de ces sujets, l’IA est un booster certain. Le Bailleur social a recourt à des LLM déjà entraînés, à des RAG (La génération augmentée de récupération) ou à de simples algorithmes. Dans tous les cas, une montée en compétence des équipes SI, CODIR et collaborateurs s’impose. En parallèle, une gouvernance éthique de l’IA et data est à mettre en place. En synthèse En synthèse, l’approche que Serda Conseil préconise doit être à la fois digitale et technologique, humaine en lien avec les pratiques au quotidien, en associant sobriété numérique et réduction des coûts. Cet article qui porte sur la dématérialisation, la réduction des coûts et de l’empreinte Carbone ainsi que sur l'intégration de l'intelligence artificielle dans le secteur de l'habitat social est une synthèse de la présentation webinaire du 4 février 2025, organisée par SERDA Conseil et animée par Pierre FUZEAU et Anne-Solène DANIEL , experts en accompagnement des organisations dans leur transition numérique. Pour ne pas manquer les prochains webinaires et être au courant de l'actualité, retrouvez nous sur notre page Linkedin .

La Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), une nouvelle réglementation de l'Union européenne, entre progressivement en vigueur à partir du 1er janvier 2024, remplaçant ainsi la directive actuelle sur le reporting extra-financier (NFRD). Cette directive impose des exigences de reporting renforcées en matière de durabilité, touchant en premier lieu les grandes entreprises européennes d'intérêt public. Qui est concerné ? Dans un premier temps, la CSRD s'applique aux grandes entreprises d'intérêt public européennes comptant plus de 500 employés, y compris les sociétés cotées, les banques et les assurances. À partir de 2025, elle sera étendue aux grandes entreprises non cotées dépassant certains seuils. En 2026, les PME cotées sur un marché réglementé européen seront également soumises à la CSRD, avec une période transitoire jusqu'en 2028 pour se conformer entièrement. Quelles sont les nouvelles obligations de reporting ? La CSRD introduit des normes de reporting détaillées, exigeant des entreprises la publication d'informations précises sur leurs impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance. Une nouveauté majeure est l'obligation pour les entreprises de faire certifier leur reporting de durabilité par un auditeur externe indépendant, renforçant ainsi la crédibilité des informations publiées. De plus, la CSRD encourage la digitalisation en imposant la publication au format électronique structuré (XHTML), facilitant l'accessibilité et la comparabilité des données. Quels sont les avantages ? La CSRD promeut une approche de double matérialité, analysant à la fois les impacts financiers et non financiers des enjeux de durabilité sur les performances de l'entreprise. Cette analyse permet d'identifier les principaux impacts, risques ou opportunités en matière de durabilité ESG (Environnement, Social et Gouvernance.), qui doivent figurer dans le reporting extra-financier de l'entreprise. En se conformant à la CSRD, les entreprises démontrent leur engagement en faveur de la transparence et du développement durable, renforçant ainsi la confiance avec leurs parties prenantes et contribuant à lutter contre le greenwashing. En se préparant dès maintenant à ces changements majeurs, les entreprises peuvent anticiper et se conformer en douceur à la CSRD, démontrant ainsi leur engagement en faveur de la durabilité et de la transparence. En encourageant des reportings plus détaillés sur les impacts écologiques, la CSRD favorise le développement durable et aide les entreprises à mieux se préparer aux risques climatiques futurs, tout en renforçant la confiance avec leurs parties prenantes.

On attendait que la certification d’une chaîne de numérisation en mode copie fiable en conformité avec la norme NF Z 42-026 soit possible. L’Afnor a décidé la création de la marque NF 544 dont le référentiel de certification a été diffusé et mis en application le 22 novembre 2018. Une mise à jour mineure à eu lieu en mars 2023. Désormais la chaîne en mode copie fiable, qui a vocation d’être conforme aux recommandations du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil, peut être certifiée par Afnor certification. Cette capacité vient renforcer la réponse qualitative est prestataires en numérisation auxquels sont confiés des flux et stocks à numériser dans l’objectif de la suppression des supports papier. Elle vient également renforcer des offres de services mises en place en interne des organisations, qu'elles soient publiques ou privées : pour exemple un service d'archives ou un service de courrier ou bien encore un service de reprographie qui ajoutent ce nouveau service à leur catalogue . Le champs de la certification couvre les différents cas d’usage, à savoir la reprise de stock ou la numérisation de flux continus, à la fois en mode centralisé (mono-site) et en mode décentralisé (multi-site). Est également couverte les activités de copie fiables sous-traitées (pour exemple un service archives qui assure une partie courante de numérisation de stock et qui, pour un volume important et exceptionnel sous-traite la numérisation). Dans le cas ou pour cette partie sous-traitée, le sous-traitant est déjà certifié NF544, il n’est pas besoin de demander une extension du champs de la certification. Comme pour toute certification, la certification s’applique à un management de système et non à un simple dispositif technique. En d’autre termes, c’est la capacité à gouverner et faire évoluer le fonctionnement d’excellence de la chaîne numérisation en mode copie fiable à savoir le pilotage de la mise en œuvre, de l’amélioration, de l’anticipation et du contrôle. C’est pourquoi la clef pour les expert d’Afnor certification est bien la documentation produite et maintenue. C’est souvent là que le bât blesse ! Et la convention de numérisation en est le pivot, pivot qui est particulièrement bien précisé dans le cadre de la norme NF Z 42-026. Comme usuellement pour les certifications de systèmes, un dispositif d’audit interne ou/et externe est à mettre en œuvre selon la périodicité annuelle, l’audit de certification ayant lieu tous les 3 ans. Note d’attention : La chaîne de numérisation en mode copie fiable doit traiter tous les sujets de management/mesure de performance et gouvernance, d’organisation, de bâtiments/locaux, de sécurité, technique (architecture infra et applicative), de compétences (formation et qualification des personnels) et de dispositif d’audit / certification. La chaîne de numérisation en mode copie fiable e st complète dès lors qu’un système d’archivage conforme NF Z 42-013 intègre les versements des flux issus de la chaîne de numérisation en mode copie fiable. La mise en place d’une telle certification permet la suppression du support papier dès lors que l’analyse de risque a été produite et que dans le cas d’une mission de service public, l’autorisation d’élimination a été formalisée par l’autorité archivistique correspondante (pour exemple Archives départementales). Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter cet article d'archimag.com. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.