Comment aller vers la dématérialisation écoresponsable ? Une méthodologie alliant technologie et durabilité, ouvrant de nouvelles perspectives. L’impact environnemental du numérique est avéré et non réfutable. Les experts l’estiment à 10% de l’énergie et à 4% de l’émission des Gaz à Effet de Serre (GES). Ces pourcentages sont en très forte augmentation tant les usages numériques, la production, la gestion des data et la production des ordinateurs et autres terminaux sont en croissance. L’urgence n’est pas d’arrêter, loin s’en faut, mais de viser la sobriété numérique et les usages raisonnés et optimisés. Et les organisations publiques et privées, comme la société civile sont en pleine phase de déploiement de la dématérialisation. Le sujet n’est plus l’alternative d’un retour au papier, mais bien dans une dématérialisation raisonnée écoresponsable qui contribue à la réduction de l’empreinte carbone. C’est pour répondre à cet objectif opérationnel que Serda Conseil, département de Serda-Archimag, créée son Pôle Dématérialisation écoresponsable. L’action et l’engagement du Pôle Dématérialisation écoresponsable de Serda-Conseil se forgent dans la conviction que chaque projet, schéma directeur, évolutions fonctionnelles se doit de prendre en compte l’écoresponsabilité. Dans ce cadre, Le Pôle Dématérialisation écoresponsable a développé la méthodologie DER qui repose sur le triptyque : • une matrice macroscopique des projets qui a pour but de hiérarchiser les actions à fortes et faibles impacts, • une matrice détaillée par action ou projet pour mesurer et ensuite piloter la réduction des impacts tout en prenant soin d’embarquer l’ensemble des acteurs, • un référentiel Empreinte Carbone complet, usage par usage dématérialisé (flux entrants, circulants et sortants) spécifiquement dédiés aux projets de dématérialisation des processus. Ces outils permettent aux organisations de maîtriser et réduire leurs émissions de GES pour contribuer à minorer leur impact environnemental numérique tout en mobilisant et motivant chaque collaborateur tout au long de la chaîne de dématérialisation. L’accompagnement porte pour chaque acteur et sur chaque point des flux pour garantir un résultat démontrable et opérationnel. Ces actions s’inscrivent naturellement dans les contextes tels que les bilans carbone, les politique RSE ou tout engagement à contribuer à l’environnement et au climat. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Table ronde autour de la dématérialisation écoresponsable organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Le 18 février dernier, Pierre Fuzeau (DG Serda), participait à une table ronde organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Vous pouvez retrouver cette table ronde en replay sur ce lien. La dématérialisation écoresponsable est une approche qui vise à réduire l'empreinte environnementale liée à la gestion des informations et des documents. La dématérialisation permet de réduire la consommation de ressources naturelles. Elle réduit également les émissions de gaz à effet de serre et la production de déchets. Cela est possible en remplaçant les supports physiques tels que le papier par des solutions numériques. Elle favorise également l'efficacité et la productivité en simplifiant les processus, en facilitant l'accès aux informations et en optimisant le travail à distance. Les entreprises et les organisations peuvent adopter une approche écoresponsable de la dématérialisation. Cela leur permet de contribuer à la préservation de l'environnement et de bénéficier d'avantages économiques et opérationnels. Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, n'hésitez pas à découvrir le pôle dématérialisation éco-responsable de Serda. Mettre en place des pratiques écoresponsables dans une transition vers le numérique présuppose un accompagnement. Cette démarche permet d'identifier les opportunités de réduction de l'empreinte carbone, de choisir les meilleures solutions technologiques et de mettre en œuvre des stratégies durables. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Découvrez VITAM et comment l'archivage électronique agit pour une dématérialisation écoresponsable. Comprenez comment contribuer à la réduction de l'empreinte carbone tout en sécurisant vos données Pierre Fuzeau, président de Groupe Serda-Archimag, interviendra lors de la journée Archimag Confiance numérique 2022. Son intervention portera sur le thème "Archivage électronique : zoom sur VITAM". L'objectif est de montrer comment l'archivage peut permettre plus de sécurité avec moins de carbone. Les émissions de gaz à effet de serre produites par le numérique sont actuellement de 4%. Elles doubleront à court terme, à la fois en ce qui concerne le matériel et les usages. L’archivage, qu’il soit en support physique ou, mieux en support numérique, répond à la double exigences de SECURITE et de baisse des impacts en matière d’EMISSIONS de GES. Les solutions et offres de services du marché et des pratiques sont aujourd’hui matures en termes de solutions en mode Saas, en mode mutualisé, de partage de ressources et de compétences comme de matériels et locaux. Le marché couvre encore trop de solutions incomplètes ou trop peu connectées pour assurer la gestion fluide et économique de l’archivage en mode hybride. Néanmoins, les solutions d’archivage sont un puissant contributeur à la neutralité carbone.

Découvrez comment Archifiltre facilite la dématérialisation écoresponsable en préparant vos emails pour l'archivage électronique. Serda Conseil fait le constat qu’il est urgent d’inclure la dématérialisation dans les bilans carbone. Les chiffres sont clairs : seulement 12% des organisations ont fait leur bilan carbone. Ce bilan est généralement fait à l'échelle de l'entreprise. Les domaines ciblés sont souvent les déplacements, les bâtiments, les énergies et les intrants. Seuls 3,4% d'entre-elles ont inclus le numérique dans leurs calculs et seulement 0,68% la dématérialisation. Serda Conseil a conçu le premier référentiel dédié à la dématérialisation. Cet outil est unique et disponible ici. Au final, 21 indicateurs clés composent le référentiel Serda conseil. Alors comment Archifiltre-mails agit-il en faveur de la dématérialisation écoresponsable ? Prenons un indicateur en lien avec les emails. Un email avec une pièce jointe d'1 Mo représente entre 17 et 30 grammes de CO². En supprimant et en triant régulièrement vous pouvez réduire facilement votre empreinte carbone. Archifiltre-mails est un nouvel outil mis à disposition en open source, est spécialement conçu pour traiter les mails. Il permet d'améliorer le bilan carbone de votre numérique en triant et supprimant des messages et leurs pièces jointes. Il permet donc d'économiser entre 17 et 30 g de CO2 chaque fois. Le module Archifiltre-mails dédié à Outlook (format pst) est accessible ici. En plus d'analyser vos emails, cette version 1 préparera également leur versement dans un Système d'Archivage Electronique (SAE). Même si l’outil est toujours en cours de développement, des fonctionnalités très intéressantes y sont déjà disponibles : Chargement et extraction d’une messagerie Outlook, Visualisation globale du contenu de la messagerie, avec différents affichages possibles : la spécialité d’Archifiltre ! par domaines, par correspondants, par date, etc., Export avec métadonnées, Tag des éléments repérés à éliminer ou à conserver, Calcul de l’impact carbone lié à la suppression des éléments identifiés à supprimer au sein de la messagerie. Un outil au service de la dématérialisation écoresponsable Cette dernière fonctionnalité est pour Serda Conseil un outil précieux. Il permet de promouvoir les éco-gestes numériques et de renforcer la politique documentaire autour des documents admissibles pour l'archivage électronique. Le module d’Archifiltre représente un atout pour l’ensemble des acteurs motivés par la sobriété numérique. Il est un outil complémentaire aux projets numériques orientés dématérialisation et zéro papier. Archifiltre, un outil qui aide les métiers à comprendre l'impact environnemental du numérique sur leurs activités quotidiennes. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Selon le rapport Gouvernance de l’Information 2022 du Groupe Serda, l’usage de la signature électronique a fait l’objet d’une très forte progression ces 3 dernières années passant de 38% à 51% au sein des organisations françaises. 54% d’entre elles se disent équipées ou en passe de l’être. Si elle permet d’installer une étape de validation bien plus sécurisée et encadrée dans de nombreux processus de travail (relations avec les fournisseurs, les clients, passation de marchés publics, etc.), elle est de plus en plus portée par un outillage de parapheur qui permet de sécuriser toutes les étapes qui précèdent celles de la signature elle-même. Corollaire de la signature et actuellement surtout dans le secteur public, l’usage du parapheur électronique s’implante durablement : sa progression est forte avec 11 points de plus en 1 an, après un 1er décollage fulgurant dès la fin 2020. Ainsi, en 1 an seulement, le nombre d’organisations qui se disent équipées est passé de 22 à 33% . En effet, le parapheur accélère la signature des documents engageants pour l’organisation en donnant la possibilité de les consulter et de les valider, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Parapheur : un outil d’automatisation réservé à certains processus spécifiques Voilà pourquoi, il s’agit d’un équipement surtout dédié à des fonctions réservées ou des catégories d’informations spécifiques comme les marchés publics, les contrats ou conventions, ou les courriers portés par des directions ou directions générales. Cette croissance se poursuit en 2022, si l’on en croit les chiffres de prévision d’engagement ou de mise en place : environ 20% des organisations sont concernées pour l’année actuelle, dont 9,93% pour lesquelles le déploiement “est prévu” et 9,22% pour lesquelles il est "en cours". Sa généralisation, en revanche, n’est pas à l’ordre du jour. Le parapheur est bien un outillage réservé à des processus de décision ou d’engagement bien identifiés, et ce, quels que soient les métiers qui les portent, car il est dédié à l’automatisation des circuits d’approbation. Gain de temps et sécurité renforcée Le parapheur électronique offre pourtant de nombreux avantages, notamment un gain en temps et en sécurité. En effet, parce qu’il est conçu comme un circuit électronique qui facilite la réalisation des étapes d’approbation jusqu’à celle de la signature, il permet de faire circuler plus rapidement les documents entre signataires en les envoyant automatiquement aux bonnes personnes. Il offre aussi la possibilité d’instruire en parallèle une demande de visa, d’approbation ou de validation auprès de plusieurs décisionnaires (DG, DGA, ….cabinet, voire élu dans le domaine des collectivités notamment). Cet avantage de “délai raccourci pour faire signer plusieurs personnes” a vu sa cote progresser de 8 points en 1 an, passant de 73 à 81% des répondants de l’enquête Gouvernance de l’information numérique. Une traçabilité optimale Les déploiements de parapheur et signature électroniques progressent aussi au sein des directions qui gèrent les instances dans les collectivités (pour instruire les dossiers de délibération, ou plus simplement tout ce qui relève des arrêtés ou des décisions), mais aussi dans les directions de ressources humaines, les directions générales, etc. Car leurs avantages sont clairement perçus, notamment celui de la traçabilité dans le circuit lui-même de validation. Cela permet ainsi de savoir qui est sollicité pour signer, depuis quand, quel(s) document(s) sont soumis, à quelle délégation de signature il est possible d’avoir recours, etc. Il devient dès lors aisé de suivre la progression du circuit et d’intervenir en cas de blocage ou d’alerte. Voilà pourquoi, derrière tout circuit de parapheur , il y a un “administrateur” qui peut intervenir pour réviser et corriger le circuit. Et ce, à la différence des circuits des parapheurs physiques qui souvent se transforment en “chasse au trésor” quand il faut récupérer en urgence une décision ou une signature. Vers des processus 100% dématérialisés Associer parapheur et signature électroniques constituent par ailleurs une belle opportunité pour l’organisation de s’inscrire dans une démarche "0 papier". Ainsi, 6 répondants sur 10 indiquent que leur organisation peut désormais valider de manière entièrement dématérialisée un document et le signer en garantissant la même valeur légale qu’un original papier. Les bénéfices de ce tandem se concentrent autour de 3 notions : efficacité, sécurité et intégrité. Il incarne la fin du papier car il facilite la transition numérique de l’organisation, en permettant la dématérialisation des processus de validation et signature des documents. Il est aussi une source d’économie (réduction des coûts liés à l’impression). Pas de refonte des processus sans accompagnement Son implantation nécessite toutefois une étape préalable pour réviser les circuits de validation, par métier, par type de processus et pas seulement par type de document, et d’y intégrer aussi les étapes et les niveaux de signature électronique requis. Cela nécessite, en parallèle du choix de l’outillage lui-même, un travail de refonte des circuits pour lequel l’accompagnement des équipes est évidemment indispensable. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Que penser du jugement de la cour de Cassation du 14 décembre 2022 qui valide l'imposition de l'image scannée de la signature de l'employeur sur un contrat de travail ? Le type de signature électronique et sa validité pour un contrat de travail est un sujet qui agite beaucoup de directions de ressources humaines actuellement, si on en croit les chiffres du rapport Gouvernance de l’information. A la question sur les catégories d’activités sur lesquelles porte aujourd’hui l’adoption de la signature électronique, les RH arrivent en 3ème position devant les contrats clients (26 %) avec 28,5 % des répondants qui les plébiscitent. Dans un arrêt du 14 décembre 2022 la cour de cassation est venue ajouter son analyse au sujet de la valeur juridique d'une signature manuscrite scannée sur un contrat. Rappelons brièvement les faits : un salarié embauché par une société pour un contrat à durée déterminée saisonnier a demandé la requalification de son contrat de travail en CDI au prétexte que le contrat fourni portait l’apposition d’une simple image numérisée de la signature de l’employeur et n’était donc ni une signature originale ni une signature électronique et n’avait donc pas de valeur juridique. Le salarié a été débouté de sa demande devant le conseil de prud’hommes, de même que la cour d’appel a rejeté également le pourvoi du salarié au motif que la signature dont l’image scannée était reproduite sur le contrat de travail permettait d’identifier clairement son auteur, et ce quel que soit le procédé. Mais ne nous trompons pas de débat, la cour de cassation n’a pas par son jugement assimilé l’image d’une signature scannée à une signature électronique ; elle a même confirmé que l’apposition d’une signature sous forme d’une image numérisée, n’était pas assimilée à une signature électronique au sens de l’article 1367 du code civil ; elle ne valait pas pour autant absence de signature « constaté qu’il n’était pas contesté que la signature en cause était celle du gérant de la société et permettait parfaitement d’identifier son auteur, lequel était habilité à signer un contrat de travail », la cour en avait « exactement déduit que l’apposition de la signature manuscrite numérisée du gérant de la société ne valait pas absence de signature, en sorte que la demande de requalification devait être rejetée. ». Ce que la cour de cassation a jugé n’est pas la valeur de la signature électronique mais le fait d’avoir une trace d’un engagement à signer a contrario de ce que plaidait le salarié. La Cour de Cassation distincte donc bien la valeur d’une signature électronique (qui n’est pas au rendez vous dans le cas présent) au regard de l’engagement requis, mais fait preuve de tolérance face aux signatures numérisées, ayant par ailleurs déjà jugé que « l’apposition sur la contrainte d’une image numérisée d’une signature manuscrite ne permet pas, à elle seule, de retenir que son signataire était dépourvu de la qualité requise pour décerner cet acte » (Cass. 2e civ., 28 mai 2020, no 19-11.744). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail ont remis le « 0 papier » au goût du jour. « 0 papier », expression à la mode pendant 20 ans, faisait sourire tous ceux qui entendant ce concept n’y voyaient qu’une douce utopie pour un monde sans dossiers papier… On parle aujourd'hui plutôt de paper less, expression qui se veut moins définitive et qui pourtant amène nos organisations à marche forcée vers le « zéro papier ». En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, le parti pris de l’aménagement est non seulement de supprimer les modes de rangement (armoire ou casier individuels, armoire partagée, étagères de rangement pour un service, bibliothèque ouverte, …. Tout cela est fini), c’est tout juste si on installe quelques rangements densifiés sur un plateau de travail avec une répartition de moins d’1 étagère par poste de travail. De plus on rend le poste mobile, c'est-à-dire qu'en fonction de sa journée et des tâches à réaliser, le salarié va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion, ou s’installer dans un box « isoloir » pour rédiger… ou être en télétravail. Le bureau mobile ou « flex office » entre dans les mœurs. Souvent il est le résultat d’une réhabilitation de bâtiment, d’un déménagement vers un nouveau site... Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés, des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé ; le changement est à conduire, les habitudes à changer, de « bonnes pratiques » à mettre en œuvre pour que le bureau de travail soit aussi un espace bureautique organisé, enrichi de ressources numérisées, et accessible aux gisements d’information transverse comme un CRM, une GED, un SAE... C’est toute une stratégie documentaire qui est à conduire plusieurs mois avant le changement de site, pour faciliter son appropriation et permettre aux équipes concernées, quand ce n’est pas toute l’entreprise, de s’adapter à son nouvel environnement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Quand on parle signature électronique dans une organisation, on parle aussi de l’usage de signature appelée « signature à la volée » ou « signature éphémère ». Cela consiste en un envoi d’un certificat électronique à un interlocuteur tiers pour un usage unique. Le développement des échanges en ligne et notamment les contrats, a favorisé le recours à des solutions de signature électronique, qui permettent au signataire de signer le contrat depuis son ordinateur personnel, sans se déplacer. Mais le sujet reste sensible, il est à la fois complexe d’un point de vue technique et a souvent besoin d’être relu sous un angle juridique. C’est pourquoi la FNTC vient de publier un guide pédagogique sur la "signature électronique, définitions et cas d’usages" qui rappelle les éléments fondamentaux de la signature électronique (définitions, cadre réglementaire, niveaux de signature...). Car parler de "signature à la volée" ou "signature éphémère" consiste en un envoi d’un certificat électronique à un interlocuteur tiers pour un usage unique, comme par exemple pour signer un contrat client fournisseur, une convention ou un contrat de travail avec un nouveau collaborateur. Ainsi dans le cadre d’une contractualisation entre votre organisation et une organisation externe ou vous-même et une organisation, vous recevez une notification vous proposant de signer électroniquement ce document commun qui vous engage conjointement. Or ce n’est pas vous qui avez fait la démarche de vous équiper, mais votre interlocuteur externe. Cependant, quelle est la validité d’un contrat signé électroniquement à partir de "certificats à la volée" très utilisés pour signer des contrats par internet ? Il est en conformité avec le cadre réglementaire de la signature électronique, il se traduit par un certificat électronique à usage unique pour les besoins liés au document engageant, son usage se fait dans un intervalle de temps équivalent à quelques minutes. Lorsque l’on accepte de signer électroniquement le document qui nous est proposé, on accepte de fait d’utiliser la signature électronique qui nous est proposée, et de mettre en œuvre un processus de dématérialisation du document lui-même, étant entendu que cette Signature Électronique engage contractuellement quant au contenu du document. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

L’article 1379 du Code civil expose qu’un document numérisé en mode « copie fiable » a la même force probante que l'original. Le décret N° 2016-1673 du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies explicite les exigences et modalités d’exécution pour l’article du Code civil puisse être appliqué. La norme NF Z 42-026 (définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d'origine. Elle s’inscrit dans la suite de l’article 10 « Processus de capture des archives » de la norme NF Z 42-013 2009, norme, elle, orientée sur la conservation des archives à vocation probatoire (Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Dans cette continuité, la « copie fiable » aura pour destination un système d’archivage à vocation probatoire qu’il soit interne ou en prestation externe ou un stockage sécurisé du type coffre-fort numérique (CFN) tel HCAP d’Hitachi dans certains contexte (avec capacité à héberger des données de santé (agrément HDS), cela va sans dire !). Cette norme devient de facto le référentiel pour numériser des pièces physiques que ce soit en stock ou en flux quotidien, et soit via un prestataire externe, soit via un service centralisé (en mode offre de service interne) ou enfin soit une chaîne de numérisation interne au service bénéficiaire. Les principales spécifications reposent sur une parfaite traçabilité tant au plan de l’organisation que des processus et des métadonnées (horodatage, cachet ou signature électroniques qualifiés, conservation des copies, empreintes, et enfin documentation de l’ensemble du procédé). Comme tout référentiel technique et de management de système, une certification permettra d’assurer et témoigner dans la durée de la qualité régulière de la « copie fiable ». Aujourd’hui la certification n’est pas encore opérationnelle, mais un audit annuel effectué par un auditeur externe voire interne peut être suffisant. Ce double état de l’art tant réglementaire que technique constitue pour l’organisation de santé un contexte exceptionnel pour accompagner les démarches de tout établissement numérique. Cela revient à rassurer chaque intervenant de la chaîne de traitement et d’utilisation des informations ainsi numérisées : Au médecin, la certitude de disposer de l’information médicale complète et exacte dans leur mode numérique. A la secrétaire médicale de procéder à l’alimentation du dossier patient informatisé avec des pièces qualifiées de « copies fiables » numériques. Au patient, d’être certain de transmettre et de bénéficier d’une information en mode fiable. Au directeur de l’établissement, la sécurité pour son établissement de disposer de toutes les pièces en mode recevable par le pouvoir judiciaire, en cas de besoin (litiges, contentieux, etc.). Au directeur de l’information médicale de garantir la qualité de la donnée médicale tant pour les soins que pour la recherche. Et enfin, à chacun d’avoir accès au dossier unifié à l’exhaustivité des pièces numériques (natives originales et copies fiables), et donc à la complétude des données en favorisant la qualité du diagnostic et du soin. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La dématérialisation, la gestion électronique des dossiers médicaux ainsi que l’informatisation des parcours de soins des patients sont au cœur du dispositif Programme Hôpital Numérique. Ces thématiques sont également l'enjeu de plusieurs programmes de mutualisation de moyens mis en œuvre dans le cadre de la réforme des groupements hospitaliers de Territoire” (également connus sous le nom de "GHT"). L'objectif de ces programmes est d'offrir un accès partagé et de faciliter la gestion collaborative des dossiers par les équipes de soins. Ils visent également à développer l'archivage électronique des documents médicaux pour être en conformité réglementaire. Serda, société de conseil spécialisée et reconnue dans le monde de la dématérialisation, crée un Pôle Santé dédié à ces projets. Les directions d’information médicale, les directions de la Qualité et des Relations avec les Usagers, et les directions des systèmes d’information engagent souvent de concert des projets. Ces projets visent à numériser et à gérer électroniquement l’ensemble des dossiers et documents concernant les patients, quel que soit leur parcours de soins (spécialités, consultations, hospitalisations,...). Le règlement RGPD (gestion des données à caractère personnel) doit aussi être intégré en amont des réflexions, ainsi que la signature électronique ou les coffre-fort numériques, et l’archivage électronique spécifique aux documents et données de santé. Nous assurons la prestation d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage tout au long du projet, de l’étude de cadrage, l’audit, le diagnostic, les cahiers des charges, le lancement du projet, les spécifications, au déploiement et à l’accompagnement au changement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

CN 46 Activité Assurer l’interface entre les travaux français et internationaux de normalisation dans le domaine de l'information et de la documentation et constituer une force de proposition pour l’ISO/TC 46 dont la France assure la Présidence depuis 2001, notamment dans le domaine du code RDA (Resource Description and Access) et du Records Management. Secteur d’application Bibliothèques, centres de documentation et d'information, services d'indexation et d'analyse, archives, monde de l'édition, organismes culturels tels que les musées, et les entreprises dans leur gestion des documents d'activité. CN 46-4 - Interopérabilité technique Activité Assurer l'interopérabilité des services d'information des bibliothèques, des archives, des centres d'information, d'indexation et d'analyse et des maisons d’édition. Secteur d’application Toute activité développant des protocoles de communication pour les applications documentaires en format MARC ou en langage XML. Aspects couverts Les normes de son champ d’application englobent les formats et les schémas de données ainsi que les protocoles de communication pour les applications documentaires en format MARC ou en langage XML, les répertoires d'éléments de données, le prêt inter bibliothèques ainsi que les codes et les commandes effectuées par l'utilisateur. Informations complémentaires La CN 46- 4 "Interopérabilité technique", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission miroir du comité SC 4 "Technical interoperability" de l'ISO/TC 46. CN 46-8 - Qualité-statistiques et évaluation des résultats Activité Offrir à la communauté des bibliothèques et de la documentation les moyens de traduire par des statistiques fiables et pertinentes, la réalité des bibliothèques en termes de ressources et d'activités et permettre d'évaluer la performance de ces bibliothèques à l'aide d'indicateurs significatifs pour les différents acteurs impliqués, de façon à améliorer la qualité des services rendus aux usagers. Secteur d’application Toute activité d’évaluation et de mesure des performances des bibliothèques et centres de documentation. Aspects couverts Statistiques internationales de bibliothèques ; Indices de prix pour les documents imprimés et électroniques acquis par les bibliothèques ; Statistiques relatives à la production et à la distribution de livres, journaux, de périodiques et de publications électroniques ; Indicateurs de performance pour les bibliothèques nationales et privées ; Données statistiques pour les bâtiments des bibliothèques... Informations complémentaires La CN 46- 8 "Qualité - Statistiques et évaluation des résultats", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission miroir du comité SC 8 "Quality - Statistics and performance évaluation" de l'ISO/TC 46. CN 46-9 - Identification et description Activité Elaborer, maintenir et mettre à jour les normes internationales d'identification d'objets documentaires : des œuvres (ISWC, ISAN, ISTC) et de produits éditoriaux sur support ou en ligne (ISBN, ISMN, ISRC). Secteur d’application Ensemble des partenaires de la chaîne de production documentaire : les créateurs des contenus intellectuels et artistiques, les producteurs et professions responsables de leur fixation, les éditeurs et diffuseurs qui en assurent la publication sur des supports ou des réseaux, les bibliothécaires, documentalistes ou archivistes. Aspects couverts Formats d’identification : ISAN, ISWC, ISTC, ISBN, ISSN, DOI, ISCI, ISRC, ISMN, ISNI... Informations complémentaires La CN 46- 9 "Identification et description", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission française miroir du comité SC 9 "Identification and description" de l'ISO/TC 46. CN 46-10 - Conservation des documents Activité Normaliser les pratiques en vigueur dans les archives, les bibliothèques et les centres de documentation dans le but de conserver, le plus efficacement et le plus longtemps possible, les documents qui en constituent le fonds. Son domaine d'application concerne essentiellement les documents sur support papier ou parchemin (sauf documents photographiques et audiovisuels). Secteur d’application Toute activité de conservation des fonds documentaires. Aspects couverts Les activités de la CN 46-10 couvrent les aspects suivants : • la permanence et la durabilité du papier et des encres, • la reliure, • les prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques (réserves et magasins), • l'évaluation de l'état physique des fonds, • les conditions de conservation des documents graphiques et photographiques lors des expositions, • les boîtes à archives et autres matériaux pour le stockage des documents à long terme. Informations complémentaires La CN 46-10 "Conservation des documents", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est la commission miroir du comité SC 8 "Requirements for document storage and conditions for preservation" de l'ISO/TC 46. CN 46-11 Archives / gestion des documents d'activité Activité Fournir aux entreprises et aux administrations un cadre normalisé pour maîtriser le cycle de vie des documents produits et conservés, quel qu'en soit le support (numérique, papier ou microformes). Secteur d’application Le "records management" s’adresse tout particulièrement : • aux directeurs et administrateurs qui souhaitent améliorer la traçabilité de l’information au sein de leur organisme et garantir leurs droits tout en rentabilisant la gestion et le stockage des documents et des données. C'est le dirigeant d’entreprise qui prendra la décision et mettra en face les moyens pour le développer, • aux gestionnaires d’information, documentalistes et archivistes qui doivent répondre de la façon la plus adaptée à ces demandes, • à tout le personnel de l'entreprise qui utilisera les moyens mis en place. Aspects couverts Le "records management" permet à l'organisme qui l'a mis en place de disposer à tout instant des documents et des données dont il a besoin pour conduire ses activités, d'assurer leur traçabilité, de les poursuivre en cas de sinistre, de défendre ses intérêts en cas de litige, de réduire les risques et de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de documents. Grâce au records management, il est possible de : • déterminer parmi les documents produits ou reçus par l’organisme qui peut les lire ou les modifier, ceux qui sont essentiels pour atteindre les objectifs fixés. Ces documents sont appelés records, • gérer ces records durant leur cycle de vie administrative en garantissant leur accessibilité et leur intégrité, • assurer la transmission optimale de ces records aux services d’archives historiques s'ils sont retenus comme tels. Informations complémentaires La Commission de normalisation CN 46-11 "Archives/Gestion des documents d'activité", rattachée à la CN 46 centrale "Information et documentation", est le miroir français du comité international SC 11 "Archives/Records management" de l'ISO. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Se repérer parmi tous les référentiels concernant l’archivage et le records management peut s’avérer un véritable casse-tête. Normes, standards ou certifications, français ou internationaux, les référentiels ne sont pas toujours bien compris par tous. L’occasion de faire le point sur les plus importants en matière de gestion du cycle de vie des documents. Lorsqu’il est question de gestion du cycle de vie de documents - archivage et records management - des enjeux importants entrent en scène : description, stockage, conditionnement et conservation des documents, archivage à vocation probante, fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE)… La normalisation est primordiale. Du côté de la mise en œuvre, le respect des normes est bénéfique à de nombreux points de vue : simplicité pour retrouver des documents grâce à la normalisation des descriptions documentaires, mise en confiance des utilisateurs ou clients par les archiveurs et services d’archives, ou encore garantie de l’intégrité des documents archivés. Du côté de la rédaction, différents organismes se chargent de la normalisation de l’archivage. En France, c’est l’Association française de normalisation (Afnor) qui travaille à la mise en place de normes concernant l’archivage. Au niveau international, on retrouve l’Organisation internationale de normalisation (Iso), et le Conseil international des archives (CIA)(1). 1 - Archivage électronique NF Z 42-013. Année : 1999, révisée en 2009 La norme NF Z 42-013 est une norme française (Afnor) qui précise de nombreuses mesures techniques et organisationnelles autour du fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE). Cette norme déclarative met l’accent sur la traçabilité de tous les processus autour du SAE (enregistrement, stockage, restitution de documents électroniques au sein du SAE…). L’objectif est de garantir l’intégrité des documents, autrement dit un archivage électronique qui peut être à vocation probante. Iso14641-1. Année : 2012 La norme Afnor NF Z 42-013 est devenue en 2012 la base de la norme internationale connue sous le nom Iso 14641-1. Bien que légèrement adaptée par rapport au texte original, la norme Iso détaille également de nombreuses spécifications pour la conception et l’exploitation d’un SAE. Comme la norme NF Z 42-013, la norme déclarative Iso 14641-1 détaille tout le cheminement du document, soit son entrée, son stockage dans le SAE (format, durée…) et sa sortie pour consultation par exemple. NF 461 – Système d’archivage électronique. Année : 2013 Si les normes NF Z 42-013 et Iso 14641-1 sont des normes déclaratives, la norme NF 461 certifie que les organismes respectent la norme NF Z 42-013 et son équivalent Iso concernant le fonctionnement d’un SAE. La certification NF 461 – Système d’archivage électronique est délivrée par Afnor Certification (2) et prouve la conformité d’un SAE. OAIS (Iso 14721). Année : 2002, révisée en 2012 La norme OAIS (système ouvert d’archivage de l’information), enregistrée depuis 2003 puis révisée en 2012 sous le nom de norme Iso 14721 décrit la mise en place d’un SAE pour que ce dernier soit pérenne peu importe les évolutions numériques. Cette norme déclarative explique et décrit la structure de l’archivage et du fonctionnement d’un SAE en se basant sur le respect du référentiel général d’interopérabilité (RGI) (3). Elle propose un schéma conceptuel du SAE. Iso 19005-1. Année : 2005, révisée en 2011 et 2012 La norme Iso 19005-1 est une norme internationale qui définit le format PDF/A-1 (basé sur le format PDF1.4 de Adobe System) comme format de fichier de documents électroniques placés dans un SAE devant être conservés sur du long terme. Ce format est fidèle au document original (image, police et taille d’écriture par exemple), ce qui permet de consulter un document sans que le logiciel sur lequel il a été créé ne soit installé sur le terminal utilisé. Cette norme a été révisée en 2011 (Iso 19005-2 PDF/A-2) et en 2012 (Iso 19005-3 PDF/A-3). Citons également la norme Iso 32000-1, année 2008 qui définit le format PDF 1.7. 2 - Records Management Iso 30300, Iso 30301 et Iso 30302. Année : 2011 à 2014 (révision en cours) La série de normes Iso 30300 définit les principes des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). Elle décrit également la mise en œuvre et le fonctionnement des SGDA. Les normes Iso 30300 et Iso 30301 datent de l’année 2011. En 2014, le sous-comité de normalisation TC46/SC11 consacrée à la gestion des documents d’activité a publié la dernière (pour le moment) de la série des normes déclaratives du records management (RM) : la norme Iso 30302. Cas par cas, la norme Iso 30300 « définit les termes et définitions qui s’appliquent aux normes relatives aux SGDA », précise le site de l’Iso (4). La norme Iso 30301 définit les objectifs d’un SGDA (principes, rôles de la direction…). Enfin, la norme Iso 30302 liste des documentations à élaborer pour le bon fonctionnement d’un SGDA. Iso 15489-1. Année 2001, révisée en 2016. Iso 15489-2. Année : 2001 L’Iso 15489 reste la norme phare du records management. Elle vient d’être révisée et publiée. Ces normes internationales constituent des guides pour l’organisation et la gestion des documents d’archive. Elles visent à ce que les documents « soient créés, archivés et organisés d’une manière pertinente ». Également à retenir : Iso 23081-1 et Iso 23081-2 (métadonnées), Iso TR 26122 (analyse des processus), Iso 16175-1, Iso 16175-2 et Iso 16175-3 (enregistrements électroniques), Iso 18128 Evaluation des risques pour les processus et systèmes de gestion des documents d’activité. 3 - Archivage papier Isad(G). Année : 1994, mise à jour en 2000 (CIA) Le référentiel Isad(G) est un standard général et international de description archivistique. Elle a pour objectif d’uniformiser la description archivistique afin de faciliter l’échange d’informations sur les contenus et les fonds d’archives (création, évaluation, collection, conservation, classement…). Cette norme déclarative est utilisée par les établissements qui conservent des archives historiques. Isaar(CPF). Année : 1995, mise à jour en 2004 (CIA) La norme Isaar(CPF) est un standard international sur les notices d’autorité archivistiques concernant les collectivités, les familles et les personnes. Il s’agit également d’un référentiel de description archivistique. Là encore, cette norme déclarative est utilisée par les établissements qui conservent des archives historiques. ISDF. Année : 2008 (CIA) La norme ISDF (international standard for describing functions) est une norme internationale encadrant la description des fonctions. Publiée par le Conseil international des archives, elle vise à normaliser la description des fonctions exercées par les organismes qui sont à l’origine (production), mais également à la gestion des archives. La norme ISDF est une norme déclarative qui permet donc d’expliquer la provenance des archives historiques. 4 - Conditionnement des documents d’archives papier Iso 16245. Année : 2009 La norme internationale Iso 16245 « fixe les prescriptions concernant les boîtes et les chemises en matériaux cellulosiques (papier et carton) destinées à être utilisées pour la conservation à long terme de documents d’archives sur support papier ou parchemin ». Deux types de boîtes sont conformes : la boîte Iso 16245-A et la boîte Iso 16245-B (5). NF Z 40-014. Année : 2011 La norme NF Z40-014 de mai 2011 « décrit les caractéristiques des papiers et cartons utilisés pour une conservation à long terme des papiers et des parchemins ». NF Z 40-012. Année : 2011 La norme NF Z 40-012 met en avant des prescriptions concernant « les matériaux plastiques utilisés pour le conditionnement à long terme des documents papier et parchemin mais aussi leur transport, leur mise en valeur et leur communication ». 5 - Externalisation des archives NF Z 40-350. Année : 2001, mise à jour en 2009 La norme NF Z 40-350 est une norme qui porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents d’archives. Traçabilité des flux, maîtrise des conditions d’archivage, compétence des équipes : ces points sont tous encadrés dans la norme NF Z 40-350. Sur demande des entreprises, l’Afnor peut délivrer la certification NF 342 qui prouve le respect de la norme NF Z 40-350. Ainsi, on observe différents degrés de respect de cette norme : pas de respect de la norme, conformité à la norme et certification Afnor (6). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ (1) www.afnor.org, www.iso.org, www.ica.org (2) www.boutique-certification.afnor.org/certification/nf-systeme-d-archivag... (3) references.modernisation.gouv.fr/interoperabilite (4) www.iso.org/iso/fr/catalogue_detail?csnumber=53732 (5) www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/5334 (6) Voir Archimag 283, avril 2015 : « Choisir un tiers-archiveur physique ou électronique