Serda Conseil et Archimag ont organisé une demi-journée de webinaires dédiée au numérique responsable. Cet évènement a été l'occasion de découvrir comment concilier écologie et rentabilité dans un contexte de transformation numérique. Retour sur les chiffres-clés à retenir de cette journée. Le numérique, pilier de notre transformation, est l’un des plus grands contributeurs aux émissions de gaz à effet de serre, représentant plus de 5 % des émissions mondiales et 10 % de la consommation énergétique. Sans action rapide, ce chiffre pourrait grimper de 45 % d’ici 10 ans. Tous les secteurs sont concernés. Aujourd'hui, il est urgent de considérer l'empreinte carbone du numérique mais aussi de l'intelligence artificielle, en plein essor, pour tendre vers un numérique plus durable répondant aux enjeux environnementaux. Un numérique encore peu mesuré mais au poids environnemental croissant Selon la grande enquête annuelle Serda Conseil-Archimag , 71 % des répondants à la considèrent qu'il est essentiel d'évaluer le bilan carbone du numérique , mais seuls 6 % l'ont réellement mesuré, et seulement 3 % ont analysé les flux de dématérialisation. C’est un grand écart qui souligne encore une fois une maturité en devenir des professionnels sur ce sujet. À la question sur les leviers de réduction qui sont appliqués pour réduire les impacts, la réduction du papier (50 %) est citée en premier, puis viennent les déplacements (23 %) et enfin la consommation d'énergie (38 %). Un cadre réglementaire qui se renforce Les Lois Climat et REEN sont structurantes en France autant que la Directive CSRD qui renforce l'obligation de reporting RSE dès ce mois de janvier 2024 au niveau européen : là encore, seules 16 % des organisations les prennent en compte (toujours selon l’enquête Serda Conseil-Archimag). C’est d’autant plus étonnant que les appels d’offre publics comme privés comportent des critères de notation propres à la RSE . Ceux-ci deviennent obligatoires dans la sphère publique dès 2026. Et, il n’est plus rare aujourd’hui de voir des exigences qui atteignent 30 % pour ce critère (30 % financier, 40 % technique et 30 % RSE incluant une bonne partie en matière de calcul d’un bilan carbone général ou spécifique à un projet). La situation est d’autant plus identifiée que l’impact du numérique en France passe de 2,5 % des émissions à 4,4 % aujourd’hui . Les prévisions de l’ étude de Ademe-Arcep de 2023 sont malheureusement en train de se réaliser. Pour rappel, cette étude alertait sur l'augmentation potentielle de +45 % des émissions du numérique d'ici 2030 si aucune action n'est entreprise, et souligne la nécessité d'une approche "frugale" pour une réduction espérée de -16 %. L'IA, une consommation démesurée La tendance est amplifiée par l’adoption massive de l’ intelligence artificielle (IA) par les organismes publics comme privés. Pour preuve, une requête Google consomme 0,3 Wh d’énergie, tandis qu'un prompt ChatGPT consomme 2,9 Wh. Les LLM (Large Language Models) comme ChatGPT-3, avec ses 175 milliards de paramètres, ont un impact majeur. Dans le domaine de la gestion de contenu et d’archivage, 43 % des organisations appliquent ou prévoient d'appliquer l'IA dans leurs systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED), de Gestion de Contenu (ECM) et de Gestion Électronique du Courier (GEC) dès 2025 ( selon l’enquête annuelle Serda Conseil-Archimag ). L’objectif d’un moins 16 % grâce à la frugalité s’éloigne rapidement au regard de l’adoption de l’IA et des annonces communiquées sur le déploiement des nouveaux parc de data-center comme des lancés de grappes de satellites. Vers une IA plus responsable ? Et l’IA vient rebattre les cartes avec son intense gourmandise en matière d’énergie, d’émissions eCarbone, d’eau et de minerais. On a encore du mal à mesurer son impact tout en estimant à date une augmentation entre 30 et 50 % des émissions de gaz à effet de serre. On ne ralentira que peu cette vague... En revanche, des solutions existent pour limiter l'empreinte carbone de l'IA : La purge des vracs de données inutiles qui peuvent représenter jusqu'à 60 % des informations stockées. L'utilisation de jeux de données de qualité pour entraîner les IA permettent de réduire le temps d'apprentissage. L’utilisation de LLM (Large Language Models) déjà entraînés ou de petite taille lorsque cela est suffisant. L'adoption des méthodes comme le fine-tuning et la technologie RAG pour limiter les ressources en énergie et les émissions d'eCO2. Gouvernance de l'Information : un levier majeur Les organisations sont encore (très loin) d’avoir pris toutes les dispositions pour réduire l’empreinte carbone de leur gouvernance de l’information quand on sait qu’une GED est 13 fois moins émissive qu’un stockage dans une messagerie et qu’un archivage électronique est 305 fois moins émissif. En parallèle, un classement papier en proximité (il en existe encore puisque 50 % environ des informations sont en encore en support papier) est 51 fois plus émissive d’une GED et un archivage papier 67 fois plus émissif qu’un archivage électronique. La nécessité d'agir aujourd'hui pour un numérique responsable L'adoption de l'IA s'accélère, tout comme son impact environnemental. La frugalité numérique devient une nécessité, et chaque organisation doit mettre en place des stratégies pour optimiser son empreinte carbone . La transition vers une sobriété numérique et une IA plus responsable nécessite une collaboration entre les acteurs de l'IA, les archivistes, et les organisations..., afin de réduire l'empreinte carbone et d'optimiser les pratiques. La gouvernance des données, l'archivage et la gestion des contenus sont autant de leviers importants pour répondre aux besoins des acteurs de la gouvernance de l’information : dorénavant, il est nécessaire d’embarquer l’IA dans les actions pour un numérique plus responsable. Faites appel à l'expertise Serda Conseil Aujourd'hui, il est plus que nécessaire d'évaluer l'impact du numérique dans votre organisation pour tendre vers un numérique plus responsable. Face à ces enjeux, Serda Conseil vous accompagne de A à Z dans vos projets de transition numérique . Que ce soit pour mesurer votre bilan carbone, établir votre feuille de route, diagnostiquer vos processus, ou embarquer vos équipes pour le changement, nos experts sauront vous conseiller sur vos enjeux et vous proposer des solutions adaptées à vos besoins.

Serda Conseil est fier d'annoncer qu'il a été récompensé du Prix de la Démarche RSE par idealCO, la plus grande plateforme collaborative en ligne dédiée aux acteurs de la sphère publique. Cette distinction prestigieuse vient saluer les efforts constants du Groupe en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et sa contribution positive à l’humain, à la société et à l'environnement. Pierre Fuzeau, directeur du Groupe Serda, reçoit le prix de la démarche RSE par Anna Mazin, IdealCO La RSE est au cœur de notre vision stratégique, recevoir cette reconnaissance de la part d'idealCO est une source de fierté pour l'ensemble de nos collaborateurs, partenaires et parties prenantes. Nous considérons cette distinction comme une étape significative dans notre engagement continu à développer des pratiques commerciales durables et responsables. La démarche RSE du Groupe Serda en général et de Serda Conseil s'appuie sur des initiatives concrètes visant à promouvoir l'éthique, le respect de l'environnement, la diversité et l'inclusion au sein de notre organisation. En intégrant ces valeurs dans toutes nos activités, nous nous efforçons d’être un acteur vertueux et inspirant pour la sphère publique et les acteurs du numérique. A cet égard, Le Groupe Serda a adopté le modèle de la perma-entreprise inspiré de la permaculture. Ce modèle de développement vise à créer de la valeur, en respectant conjointement 3 principes éthiques : prendre soin des humains, préserver la planète et se fixer des limites en partageant les richesses. « Cette récompense vient renforcer notre détermination à œuvrer en faveur d'une société plus juste et durable. Notre raison d'être est d’ Accompagner les organisations pour préserver leur mémoire et partager le savoir dans un monde digital, en adoptant une démarche de sobriété numérique et centrée sur l’humain. Elle est le pilier de notre identité d'entreprise, et nous continuerons à agir avec responsabilité et engagement envers notre environnement et nos parties prenantes », a déclaré Pierre Fuzeau, directeur général de Serda Conseil. Nous tenons à remercier chaleureusement idealCO pour cette distinction et à féliciter toutes les autres entreprises nominées pour leurs efforts en matière de RSE. Cette reconnaissance nous encourage à poursuivre notre démarche en faveur d'un futur plus durable et responsable. Pour plus d'informations sur Serda Conseil et ses initiatives RSE : Contact Presse Elisabeth Hutin-Baillot 06 95 64 27 21 elisabeth.hutin-baillot@ace-rp.com Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Table ronde autour de la dématérialisation écoresponsable organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Le 18 février dernier, Pierre Fuzeau (DG Serda), participait à une table ronde organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Vous pouvez retrouver cette table ronde en replay sur ce lien . La dématérialisation écoresponsable est une approche qui vise à réduire l'empreinte environnementale liée à la gestion des informations et des documents. La dématérialisation permet de réduire la consommation de ressources naturelles. Elle réduit également les émissions de gaz à effet de serre et la production de déchets. Cela est possible en remplaçant les supports physiques tels que le papier par des solutions numériques. Elle favorise également l'efficacité et la productivité en simplifiant les processus, en facilitant l'accès aux informations et en optimisant le travail à distance. Les entreprises et les organisations peuvent adopter une approche écoresponsable de la dématérialisation. Cela leur permet de contribuer à la préservation de l'environnement et de bénéficier d'avantages économiques et opérationnels. Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, n'hésitez pas à découvrir le pôle dématérialisation éco-responsable de Serda. Mettre en place des pratiques écoresponsables dans une transition vers le numérique présuppose un accompagnement. Cette démarche permet d'identifier les opportunités de réduction de l'empreinte carbone, de choisir les meilleures solutions technologiques et de mettre en œuvre des stratégies durables. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Mettre en place une GED collaborative ne se résume pas à un déploiement technologique : c’est une véritable transformation des modes de travail qui nécessite un accompagnement au changement structuré. Dans un environnement de plus en plus influencé par les usages des réseaux sociaux et la culture du partage, les attentes des collaborateurs évoluent vers plus de contribution, de coédition, et d’interactions fluides. Cet article explore les leviers clés d’un change management réussi pour faire de la GED collaborative un catalyseur d’efficacité collective et de transformation durable. Que l’on soit fonctionnaire ou collaborateur du secteur privé, quel que soit le métier ou la fonction qu’on exerce, nous sommes de plus en plus adeptes des réseaux sociaux ; nous acquérons de plus en plus les réflexes de communication numérique en entreprise. Nous attendons donc de nos outils de travail quotidiens les mêmes formes de possibilité , c'est-à-dire une forme de communication qui stimule les nouveaux usages participatifs au-delà du traitement des documents dans un workflow et qui simplifie tous les niveaux de traitement. Nos niveaux d’exigence montent donc vers plus de contribution active dans le cadre de travail partagé sur des documents , de co-rédaction ou d’enrichissement sous forme de commentaires ou de tweets, de fonction d’alerte, de recommandation ou de valorisation de documents vers des interlocuteurs internes ou externes,… bref toutes ces formes de collaboration qui nous permettent de gagner du temps individuellement et nous rendent plus efficaces collectivement, et qui s’appuient sur des comportements « nouveaux ». Mais sommes-nous réellement prêts à l’accepter ? Transformer nos habitudes, « dé-siloter » nos pratiques, c’est bien plus difficile que de « dé-siloter » nos espaces de travail ou nos applications informatiques. C’est tout l’enjeu qui encadre la mise en œuvre d’une GED collaborative, car on doit l’accompagner d’une démarche de changement ; c’est en ce sens qu’il est souhaitable de l’appréhender comme un projet à part entière, pour ne pas laisser croire que la transformation des comportements suivra naturellement ! Notre expérience de cabinet d’expertise sur les domaines de la dématérialisation et de la GED au profit de la transformation numérique, nous permet de mettre en œuvre de réelles stratégies de « change management » qui pour accompagner, sur le terrain, les équipes concernées et leurs managers. Les 8 lignes de force du dispositif sont les suivantes : 1 - Mise en place d’une instance « engagée » qui n’est pas que sponsor ou pilote mais aussi « leader » dans l’application de nouvelles pratiques, 2 - Participation à des travaux de groupe autour de nouveaux usages (ex usage de webchat,…), 3 - Communication et quick wins pour satisfaire à une attente immédiate sur l’intérêt de « changer », 4 - Désignation de chefs de file qui vont être moteur pour diffuser les nouveaux réflexes face à des personnes plus hésitantes voire réticentes, 5 - Formations et coaching, 6 - Diffusion de tutoriels , 7 - Valorisation de retours d’expérience en s’appuyant sur le réseau interne pour mettre les collaborateurs en relation et dialoguer avec les bonnes personnes face une situation donnée, 8 - Suivi des résultats sous forme d’indicateurs formalisés dans des tableaux de bord (mesure de la réalisation des plans d’actions, écarts et difficultés, actions correctives, …), car tout changement est complexe, et il est impossible de tout prévoir, le suivi régulier permet donc de réajuster, optimiser, voire se réadapter la démarche de change management. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Depuis 2014, la Commission européenne poursuit le développement du cadre de la confiance numérique et des échanges de données à l’échelle de l’Union européenne. Après le développement des différents Building blocks* : la signature électronique, la facturation électronique, l'identification … elle s’attaque à la gestion et la réutilisation des données à court, moyen et long terme et complète ce cadre de confiance avec les exigences de pérennité, d’intégrité, de fiabilité, à vocation probatoire comme patrimoniale. Le groupe Serda-Archimag est fier de participer et d’apporter son expertise à ce projet en rejoignant le consortium DLM Forum multi pays européens. Le groupe SERDA est l’unique représentant expert pour la France. Les différents Building Blocks *Un Building Block est une solution numérique ouverte et réutilisable. Il peut prendre la forme d'un framework, d'une norme ou d'un logiciel. Source : https://smart-cities-marketplace.ec.europa.eu/news-and-events/news/2019/dare-rethink-your-city-cef-building-blocks En quoi consiste le programme européen E-ARK ? Le projet E-ARK lancé en 2014, est le dernier Building Block de la Commission européenne et a pour vocation de : maintenir et d'améliorer les normes , les spécifications et la base de connaissances existantes en matière d'archivage électronique et d'E-ARK. créer de nouvelles spécifications d'archivage électronique en collaboration avec des industries ou des institutions. créer et améliorer les outils de test de validation et d'autres bibliothèques logicielles afin de fournir un cadre technique nécessaire pour générer, valider et maintenir des paquets d'informations et des métadonnées conformes aux normes et spécifications de l'archivage électronique et de l'E-ARK. fournir un soutien technique par la formation à l'ensemble de la communauté des utilisateurs et d'améliorer l'adoption et l'intégration des outils et des normes d'archivage électronique. Le consortium prévoit de développer et de déployer une formation sur mesure, axée sur les compétences en matière de préservation à long terme et d'archivage numérique, ainsi que sur les outils et normes spécifiques développés dans le cadre des projets E-ARK précédents. promouvoir les spécifications de l'archivage électronique et la participation à d'autres activités de normalisation et d'interopérabilité européennes et internationales. Le consortium organise également des événements afin de promouvoir la nécessité d'une conservation durable des données et du numérique, et des ateliers spécialisés destinés à l'échange d'expériences pour les organisations et les fournisseurs de solutions utilisant les spécifications. Quel est le rôle du groupe Serda-Archimag dans le programme E-ARK ? Le groupe Serda-Archimag apporte son expertise en termes d’archivage électronique et d’ingénierie pédagogique pour le déploiement d’E-ARK. Serda Compétences et Serda Conseil apportent leur contribution aux différents groupes de travail afin de cartographier à l’échelle européenne les offres de cours et de programmes universitaires sur l’archivage électronique. Serda identifie ensuite les apports complémentaires E-ARK à ces programmes. Au mois de juillet 2023, la commission européenne a validé la première version du programme universitaire. Grâce à ce travail, le projet E-ARK va mettre à disposition des cours et des modules intégrant ses spécifications. En parallèle, les experts de Serda-Archimag élaborent des formations sur les spécifications fonctionnelles et techniques E-ARK à destination des professionnels du domaine et des équipes SI. Serda en tant que pilote pour la France a la responsabilité d’adapter ces spécifications au niveau national. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Chez Serda, le groupe Empreinte Carbone a mis en place une série de 10 gestes éco-responsables visant à réduire l'empreinte environnementale des activités numériques. Du traitement des données à l'utilisation des équipements en passant par les modes de collaboration, cette démarche implique tous les collaborateurs au quotidien. Voici les 10 gestes à adopter, en s'appuyant sur les recommandations de l' ADEME : Valoriser les informations Maximiser les fonctionnalités de la plate-forme de partage de fichiers pour stocker et partager les documents Limiter l'usage des emails, privilégier les journaux associés aux affaires Abandonner les dossiers locaux (C:, D:) au profit de la plate-forme de partage Comme le souligne l'ADEME, le stockage de données en ligne génère des impacts environnementaux qu'il convient de limiter. En dématérialisant la gestion documentaire et en réduisant les emails, ces gestes permettent de réduire la consommation d'espace de stockage et les besoins en puissance de calcul. Préserver nos équipements Éteindre complètement les appareils après utilisation Réaliser les mises à jour régulières des logiciels et systèmes d'exploitation Faire un nettoyage mensuel avec CCleaner pour optimiser les performances L'extinction et l'optimisation des équipements permettent de réduire leur consommation énergétique et de prolonger leur durée de vie, un enjeu mis en avant par l'ADEME pour les entreprises éco-responsables . Routines de travail d'équipe Conserver l'historique projet et créer des "tableaux sourcing" centralisés Privilégier le partage de liens plutôt que de documents en pièces jointes Utiliser des espaces de travail partagés avec les parties prenantes externes Favoriser les échanges par chat plutôt que par email Ces gestes collaboratifs visent à rationaliser le stockage et les échanges de données pour alléger l'empreinte numérique globale, conformément aux principes d'éco-communication promus par l'ADEME . Simples à mettre en œuvre, ces 10 gestes éco-responsables permettent d'inscrire le numérique dans une démarche de développement durable. En responsabilisant chaque collaborateur, Serda démontre que la transition écologique passe aussi par les usages et les comportements au quotidien, comme le recommande l'Agence .

La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail ont remis le « 0 papier » au goût du jour. « 0 papier », expression à la mode pendant 20 ans, faisait sourire tous ceux qui entendant ce concept n’y voyaient qu’une douce utopie pour un monde sans dossiers papier… On parle aujourd'hui plutôt de paper less, expression qui se veut moins définitive et qui pourtant amène nos organisations à marche forcée vers le « zéro papier ». En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, le parti pris de l’aménagement est non seulement de supprimer les modes de rangement (armoire ou casier individuels, armoire partagée, étagères de rangement pour un service, bibliothèque ouverte, …. Tout cela est fini), c’est tout juste si on installe quelques rangements densifiés sur un plateau de travail avec une répartition de moins d’1 étagère par poste de travail. De plus on rend le poste mobile, c'est-à-dire qu'en fonction de sa journée et des tâches à réaliser, le salarié va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion, ou s’installer dans un box « isoloir » pour rédiger… ou être en télétravail. Le bureau mobile ou « flex office » entre dans les mœurs. Souvent il est le résultat d’une réhabilitation de bâtiment, d’un déménagement vers un nouveau site... Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés, des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé ; le changement est à conduire, les habitudes à changer, de « bonnes pratiques » à mettre en œuvre pour que le bureau de travail soit aussi un espace bureautique organisé, enrichi de ressources numérisées, et accessible aux gisements d’information transverse comme un CRM, une GED, un SAE... C’est toute une stratégie documentaire qui est à conduire plusieurs mois avant le changement de site, pour faciliter son appropriation et permettre aux équipes concernées, quand ce n’est pas toute l’entreprise, de s’adapter à son nouvel environnement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

De la copie simple à la copie fiable, petit rappel pour les novices ou ceux qui se posent encore des questions. Qui dit dématérialisation - ou 0 papier - dit numérisation, mais les pratiques appliquées en la matière par les collectivités sont-elles bien alignées avec la réglementation du domaine ? Sait-on mettre en oeuvre et appliquer les règles qui permettent de distinguer les copies simples des copies fidèles ? À l’heure de l’entrée en application de l’article 128 de la loi n°2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République, et qui va rendre obligatoire le dépôt uniquement numérique des documents et de leurs pièces complémentaires au contrôle de légalité, il semble nécessaire de rappeler les écarts et impacts des différents processus de dématérialisation. Aujourd’hui, 97% des agents et fonctionnaires du secteur public disent numériser régulièrement des documents (Enquête Alaris & Archimag 2019), mais dans quel cadre ? Quel processus appliquent-ils ? En réalité, seulement 36% connaissent la notion de copie fiable , ce qui signifie que tous les autres ne savent pas qu’il existe une distinction entre copie “fiable” et copie “simple” (celle que vous faites le plus souvent sur le multicopieur de votre service à l’étage), ce qui en aucun cas ne vous permet d’assurer une quelconque valeur sur le document numérique obtenu. Rappelons que la notion de copie fiable, selon le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016, permet à un document numérisé à partir d’un original papier, d’avoir la même valeur probatoire que celui-ci , à condition que les moyens utilisés pour sa fabrication (métadonnées, horodatage, etc.) et sa conservation soient adaptés. Il faut dans ce cas appliquer les normes du domaine : NF Z42-026* et NF Z42-013**. C’est dans ce cas seulement que l’on peut alors supprimer les originaux papier. Or, seulement 9% des agents et fonctionnaires disent utiliser le processus de copie fiable… C’est non seulement en-dessous du score des autres secteurs d’activité, mais c’est aussi très en retard au regard des réglementations qui régissent le secteur. Il y a donc urgence sur ce sujet … sinon l’on va continuer à garder des kilomètres de papier ou bien l’on va transmettre au contrôle de légalité des documents numérisés mais sans valeur. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ *"Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations", publiée par l’AFNOR. **"Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes" publiée par l’AFNOR.

Alors que la transformation numérique s’intensifie dans le secteur banque-assurance, la dématérialisation des flux documentaires entrants et sortants devient un levier stratégique. Entre obsolescence des GED, complexité des workflows et exigence croissante d'accès en temps réel aux dossiers clients ou crédits, les enjeux sont multiples. Cet article explore l’architecture cible de ces flux, les référentiels normatifs associés (ISO 30301, NF Z 42-013, etc.), ainsi que les choix technologiques et méthodologiques ayant permis d’aboutir, en deux mois, à une solution robuste, collaborative et pérenne. Quels enjeux pour la dématérialisation de ces flux ? C es flux concernent plusieurs métiers (vie, prévoyance, ...), plusieurs GED en voie d'obsolescence, plusieurs workflows avec des équipes courrier qui assurent la numérisation. L'accès dématérialisé au dossier client et au dossier de crédit est attendu tant par les clients que par les collaborateurs et partenaires. La méthodologie appliquée est celle de travaux collaboratifs avec l'équipe projet, donc une instance resserrée qui permet d'aller vite et efficacement. Chaque itération est historisée et le rapport définitif est progressivement construit. Le périmètre couvre l'ensemble du cycle de vie Les sujets discutés et arbitrés traitent des périmètres de données, les cycle de capture (interne ou externe, papier/formulaires/messagerie, numérisation NF Z 42-013 ou pas, contrôle qualité/indexation/pré-qualification, qualification, formats), le cycle d'alimentation des tâches (workflow sous forme de corbeilles électroniques connectées aux applications métier), le cycle de classement et de search (ged records management ou collaborative, moteurs de recherche, plan de classement, cycle de vie, ...), le cycle de stockage et d'archivage (périmètre NF Z 42-013 pour pas, externe ou interne, coffre fort numérique ou pas, formats type ISO 19005 ou 32000, ...) Un arbitrage pertinent au terme de seulement 2 mois de travail collaboratif L'architecture technique et fonctionnelle a été validée avec comme critères : des exigences déterminées en amont, un budget cible et un délai de mise en œuvre. L'étape suivante consiste à lancer les RFI (demande d'information auprès d'une liste restreinte de founisseurs de scanner, lad, rad, ocr, workfow, ged, RM, archivage, ...) et RFP (dossier de consultation). Précisons que cette mission d'expertise a permis de gagner un temps considérable dans la mise en œuvre et dans la fiabilité du choix. La qualité de la relation et de la collaboration a été une des clés de succès ! Référentiels clef : ISO 30301, ISO 15489, ISO 14641, NF Z 42-013, ISO 19005, ISO 32000 Technologies de référence : OnDemand, Content Manager, Documentum, Alfresco Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La Digital Workplace se compose de plusieurs digital workspace, c’est-à-dire des espaces de travail dédiés à des usages bien définis. Avant de se lancer dans le choix et la personnalisation de ces espaces de travail, il faut s’arrêter quelques instants sur les usages qui vont en être fait. Il est nécessaire de bien identifier les besoins fonctionnels des utilisateurs , d’identifier les profils utilisateurs ou “persona” et de croiser ces deux points : quel profil aura besoin de quelle fonctionnalité. Dans une entreprise, une organisation, les profils utilisateurs sont divers et variés. Le chef d’entreprise ne va pas avoir les mêmes besoins que la comptable, le gestionnaire RH ou la chargée de communication. Connaître chaque profil utilisateur est essentiel pour bien définir les espaces de travail adéquats. Je suis chef d’entreprise, j’ai besoin d’avoir accès à des tableaux de bord, des outils de pilotage, d'accéder rapidement à des informations. Je suis gestionnaire RH, j’ai besoin de communiquer à tous les collaborateurs le règlement intérieur, la liste des formulaires pour demander un congé, se faire rembourser ses notes de frais. Dans le cas d’un chargé de communication, je dois rédiger des articles permettant de tenir informé les collaborateurs de la vie de l’entreprise…. En fonction de chaque profil/persona, il sera nécessaire d’identifier les fonctionnalités à mettre en place dans sa Digital workplace. Celles-ci sont nombreuses, en voici un petit florilège : Consultation/recherche d’information permettant de retrouver l’information dont j’ai besoin. Création de contenus : rédiger des articles, des infographies, tutoriels, articles de blog. Gestion de la qualité/ référentiels : accéder/ gérer des documents de référence, documents qualité, procédures. Tableau de bord/suivi/pilotage : pilotage de mon activité, de mon service, de mon équipe Réunion interactive, à distance : fonction de tableau dynamique, outil de téléconférence, animation de webinaire. Gestion de projet : permettant le partage de l’information avec des membres de l’équipe projet, une messagerie d’équipe et l’affectation de tâches. Chaîne de validation transverse : avoir des circuits de validation de documents, de signature électronique de document. Et c’est seulement une fois que les usages auront été définis qu’il sera possible de choisir les bons outils qui répondent aux besoins. Un point important à ne pas négliger également c’est de définir des bonnes pratiques, des recommandations d’utilisation de chaque digital workspace pour garantir sa bonne utilisation !

Les défis d'une transition vers le zéro papier, nous les constatons à chacune de nos missions d'audit. La gestion documentaire est un enjeu pour le secteur de l’habitat, où les volumes de documents liés aux dossiers des locataires, aux contrats, aux ressources humaines et aux ouvrages exécutés peuvent rapidement devenir écrasants. Dans le cadre d’organisations comptant jusqu’à 1 000 salariés et 60 000 locataires, le stock papier peut atteindre des dimensions significatives, comme 6,1 km linéaires, soit environ 1 mètre linéaire par salarié ou locataire. Les questions fondamentales se posent : faut-il conserver l’intégralité des documents ? Comment réussir à adopter une approche "zéro papier" tout en respectant les impératifs réglementaires et opérationnels ? Problématiques principales : Les défis d'une transition vers le zéro papier Non-respect des durées de conservation : De nombreuses archives papier dépassent les durées légales de conservation. Absence de standardisation : Les espaces de stockage sont éparpillés et mal optimisés (ex. : box, caves, garages). Fracture numérique : Une partie des locataires et des collaborateurs éprouve des difficultés avec les outils numériques. Processus incomplets : Les flux documentaires ne sont pas toujours entièrement numérisés, rendant leur gestion complexe. La demande : Construire une stratégie de dématérialisation efficace Pour Serda Conseil, une stratégie de dématérialisation doit permettre de : Réduire les volumes de documents physiques et les coûts associés. Accélérer les temps de traitement et simplifier les recherches documentaires. Aligner les politiques d’archivage papier et électronique. Assurer un accompagnement humain et technologique pour une transition fluide et réussie. Résultats obtenus : Réduction des volumes physiques et optimisation des processus Grâce à une analyse approfondie des opportunités, il n’est pas toujours nécessaire d’investir massivement dans de nouveaux outils. En identifiant des "quick wins", des gains significatifs peuvent être obtenus, tels que : Réduction de 70 % des espaces physiques. Amélioration de la conformité et de la traçabilité, garantissant le respect des durées légales de conservation. Optimisation de la recherche documentaire grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour l’indexation et le classement automatique des documents. Les clés de la réussite pour les résultats constatés Pour garantir le succès d’un projet de dématérialisation, il est recommandé de suivre les étapes suivantes : Diagnostic global : Cartographier les stocks existants, identifier les processus à numériser et analyser les flux documentaires. Automatisation et IA : Exploiter l’intelligence artificielle pour prioriser les tâches de numérisation, trier les documents et faciliter leur gestion. Outils mutualisés : Promouvoir l’utilisation de solutions telles que la signature électronique et un archivage électronique partagé. Partenariats stratégiques : Externaliser l’archivage papier à des prestataires certifiés pour assurer la sécurité des données sensibles. Accompagnement humain : Former les équipes, moderniser les équipements (tablettes, portails numériques) et sensibiliser les locataires pour surmonter la fracture numérique. Gains : Des opportunités stratégiques pour une efficacité organisationnelle économique et écologique La dématérialisation représente une réelle opportunité stratégique pour le secteur de l’habitat. Elle permet : Une optimisation de l’espace et une réduction des coûts de moitié, Des délais de traitement réduits, facilitant l’accès aux informations critiques, Un renforcement de la conformité juridique et du respect des données personnelles, garantissant ainsi la sécurité et la transparence, Une diminution de l'empreinte carbone, Une réduction des couts.

La foudre vient de tomber ce 28 juillet : le projet du gouvernement pour la généralisation de la facture électronique s'il n'est pas abandonné, est reporté. On lit dans le communiqué de presse "Dans le cadre de ces échanges, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024 dans l’objectif de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles." Les questions vont rapidement venir : quand aurons nous les nouvelles dates d'échéance ? Et pourquoi ce report (entreprises pas au rendez vous de la préparation, travaux de l'administration en motif ?) Est-ce que les démarches pour les entreprises qui candidatent aux fonctions de PDP sont-elles aussi post posées ? Réponse : a priori pas, car "Le service d’immatriculation des plateformes de dématérialisation partenaires, ouvert par la Direction générale des finances publiques le 2 mai 2023, instruit d’ores et déjà les premières candidatures reçues." Mais du coup, quid du modèle économique pour les PDP si le planning est décalé ? Pour aller plus loin vous nous invitons à lire cet article sur archimag et pour plus d'informations n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.