Pour cadrer, mettre en œuvre, puis gouverner l’IA générative explicable, éthique et écologique dans son organisation, le groupe SERDA ARCHIMAG vous présente ses solutions.  En effet, l’IAG n’est plus un gadget : plus du quart (27 %) des entreprises françaises ont adopté l’IA, soit une augmentation de 35% par rapport à 2022 (selon l’étude AWS 2023). 50% des projets d’IAG échouent et les causes sont plurielles : manque de vision et d’objectifs clairs, gouvernance peu voire pas formalisée, qualité des données insuffisantes, et enfin complexité d’intégration technique. De plus, les Directions IT ont besoin d’optimiser leurs investissements déjà réalisés en GED, ECM, SAE. Et cela, 80% pensent qu’elles pourraient le faire grâce à l’IA. Voilà les enjeux et besoins que le Groupe Serda-Archimag vous invite à découvrir avec le partage de ses solutions et accompagnements dédiés IA générative et nouveaux usages. Le nouveau Guide Pratique Archimag juin 2024 consacré à l’IA générative. C’est un inédit qui s’adresse aux professionnels de l’information et aux responsables de l’IT ! Complet et concret, rédigé par des experts et illustré de nombreux retours d’expérience, ce guide est riche de conseils et de méthodes pour utiliser les IA génératives dans vos projets : comment vous repérer dans la galaxie des grands modèles de langage et des agrégateurs de modèles ? Comment rédiger un prompt efficace ? Quelles applications grand public utiliser pour gagner du temps dans vos missions ? Et quels sont les apports de l’IA générative pour votre métier, que vous soyez bibliothécaire, archiviste, documentaliste, veilleur ou que vous interveniez dans des projets de transformation numérique ? Découvrez toutes les opportunités offertes par les IA génératives et les meilleures façons de s’en emparer. Les sessions de formations qui affichent très souvent complet depuis maintenant plus d’une année avec Serda Compétences . Le centre de formation organise et accompagne les montées en compétences sur les usages et la gouvernance des IA. La formation permet d’acquérir ces compétences, au juste niveau, et en fonction de chaque besoin. On participe à des stages comme : initiation à l’IAG, gouvernance de l’IA ou comment mettre en place les processus et les outils pour rester conforme et optimiser les données de son organisation, ou comme Optimiser les données de votre entreprise grâce aux LLMs et à l’IA. Autant d’opportunités pour monter en compétence. Les acteurs éditeurs, intégrateurs, prestataires recourent aux services de l’agence éditoriale ACE by Archimag. ACE accompagne les acteurs du domaine pour leur communications sur l’ensemble des sujets donnés et IA. Des suppléments, livres blancs, contenus de blog alimentent les connaissances des chefs de projets, IT comme les chefs de projets des directions métiers. Chefs de projets et professionnels de l’information qui ont besoin de renforts pour mener à bien ces projets complexes d’adoption des nouvelles pratiques de l’IA générative. Plus on y recours, plus le sujet de la sécurité ses pose et plus la coopération de TOUTES les parties prenantes est indispensable. Ce sont là les clés de la réussite. Serda conseil a développé avec ses consultants et experts des méthodologies de cadrage des données et de mise en oeuvre des solutions techniques de traitement de données et d’IA. On ne saurait mettre en place une IA efficace, éthique, sobre écologiquement sans gouverner au plus près ses données d’entraînement comme d’inférence. Ce travail d’accompagnement et de cadrage est bien la solution pour réussir les bases de la transformation par l’IA des pratiques, usages et applications tant dans les directions métier individuellement que dans la transversalité des organisations (flux entrant, RPA/LAM, traitements automatiques, flux sortants à valeur ajoutée, archivage et extraction de données, etc.). Cet accompagnement Groupe Serda-Archimag est parfaitement « à la carte » et s’adapte à la maturité de chaque organisation, chaque direction métier. Guide, formation, amoa, contenus à valeur ajouté, autant d’outils pour piloter le changement à la vitesse optimale : ni trop vite mais ni trop lentement ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Non, passer du papier à la dématérialisation, ce n’est pas passer du carboné, du sale, du gris à une empreinte carbone neutre, à du « green » parfait et donc à la bonne solution pour la planète. On pense éviter la déforestation et l’abattage des arbres, en oubliant que les serveurs tout autour de la planète ont des conséquences encore plus importantes en termes de réchauffement climatique. Notre expérience d’expert AMOA (Assistance en Maîtrise d’Ouvrage) nous démontre chaque jour que l’espoir d’œuvrer pour notre chère planète quand on numérise ou qu’on installe des solutions de portails, de GED, d’archivage électronique est trop souvent déçu si le sujet n’a pas été approfondi sérieusement. J’observe même trop souvent la règle de la double peine : les process incluent numérisation, traitement complexe, rematérialisation pour visa ou signature, renumérisation, double envoi (voire en recommandé), archivage double support (on ne sait jamais !). Bref, non seulement on ne réduit pas l’empreinte carbone, mais ces mauvaises pratiques de dématérialisation l’augmente ! Les bonnes pratiques consistent à unifier, simplifier (beaucoup), homogénéiser, adapter les modalités d’encadrement et de management et bien entendu intégrer le télétravail. C’est un travail en profondeur indispensable. Le pilotage d’une telle transformation par cette stratégie d’écologie numérique a besoin d’être factuel et concret. La mesure de l’empreinte carbone, en tant qu’outil complémentaire pour gérer le changement du management comme des collaborateurs, est un indicateur précieux. Il est précis et pratique. Il permet non seulement une prise de conscience, mais aussi de prendre des mesures à différents jalons des avancements des projets de transformation, de pouvoir communiquer les résultats positifs, encourageants et bien entendu motivants. Ce travail a l’avantage d’embarquer l’ensemble des acteurs : la DG ou/et SG bien sûr, les métiers (pour les pratiques), la DSI (pour les solutions de dématérialisation orientées sobriété numérique, la DRH (incluant le social) et la Communication. Bien entendu, le Juridique est également impliqué ne serait-ce que pour affiner les niveaux et modalités de signature et de traçabilité pour les engagements pris par les acteurs à chaque étape des traitements dans les métiers. Cette démarche innovante trouve sa pertinence naturelle pour les organisations privées engagées dans des démarches type ISO 26001 ou 14001 et dans les organisations publiques dont les engagements politiques concourent aux intérêts citoyens (les dernières élections municipales ont été révélatrices de ces attentes).

Découvrez VITAM et comment l'archivage électronique agit pour une dématérialisation écoresponsable. Comprenez comment contribuer à la réduction de l'empreinte carbone tout en sécurisant vos données Pierre Fuzeau, président de Groupe Serda-Archimag, interviendra lors de la journée Archimag Confiance numérique 2022. Son intervention portera sur le thème "Archivage électronique : zoom sur VITAM". L'objectif est de montrer comment l'archivage peut permettre plus de sécurité avec moins de carbone. Les émissions de gaz à effet de serre produites par le numérique sont actuellement de 4%. Elles doubleront à court terme, à la fois en ce qui concerne le matériel et les usages. L’archivage, qu’il soit en support physique ou, mieux en support numérique, répond à la double exigences de SECURITE et de baisse des impacts en matière d’EMISSIONS de GES. Les solutions et offres de services du marché et des pratiques sont aujourd’hui matures en termes de solutions en mode Saas, en mode mutualisé, de partage de ressources et de compétences comme de matériels et locaux. Le marché couvre encore trop de solutions incomplètes ou trop peu connectées pour assurer la gestion fluide et économique de l’archivage en mode hybride. Néanmoins, les solutions d’archivage sont un puissant contributeur à la neutralité carbone.

La Minute du numérique responsable 🌵 est la newsletter du Groupe Serda-Archimag consacrée à la sobriété numérique. La lecture de cette newsletter ne prendra qu'une minute de votre temps et vous apportera les informations essentielles sur le numérique responsable. Ce mois-ci, voici les informations qui nous ont tapé dans l'œil : 🌐 Albert, l’IA générative de l’État français, infuse dans la fonction publique https://lnkd.in/erP4k_Q7 🌐Empreinte carbone, l'expo ! https://lnkd.in/eEF5uCah 🌐Journée de la protection des données, le 28 janvier : le rôle stratégique du DPO dans la protection des données https://lnkd.in/ew3jHbXv 🌐Épisode 10 : Mesure de l'empreinte environnementale de son SI https://lnkd.in/et3f7zgi 🌐Numérique : par an, la consommation d’un internaute représente un voyage en voiture de 3.500 km https://lnkd.in/emdD2K32 🌐En 2024, une augmentation préoccupante de la violation de données personnelles https://lnkd.in/eHNjezk2 🌐Étude ADEME-Arcep : l’impact alarmant des data centers sur le numérique en France https://lnkd.in/ezw5BEx8 🌐Sommet de l’IA : les modèles open source défendus pour leur durabilité https://lnkd.in/ewvqyEM8 Et voici les dates du mois à célébrer : 📅 27 février : Journée mondiale des ONG 📅 4 mars : Journée mondiale de l'ingénierie pour le développement durable 📅 8 mars : Journée internationale des droits des femmes 📅 11 mars : Journée internationale des startups

La Digital Workplace confirme son entrée rapide dans la liste des projets de gestion de l’information avec + de 10% de projets réalisés et presque 30% de projets d’engagés. L’habitat social est un des secteurs les plus dynamiques. Petit rappel de ce qu’on appelle la digital workplace : il s’agit d’une plateforme de gestion de l’information qui regroupe les principales fonctionnalités du quotidien pour les utilisateurs : une messagerie instantanée, un moteur de recherche, un lien avec les applications métiers, l’intranet, les documents de référence à portée de main… L’habitat social est un parfait candidat à ce type d’outillage, pourquoi ? C’est un secteur d’activité avec de multiples facettes : gestion des locataires, gestion immobilière, traitement des réclamations, offres de services techniques et travaux à réaliser, des fournisseurs et prestataires à choisir et piloter, et des agents disséminés sur différents sites tels que le siège de la structure, les loges d’immeubles pour les gardiens, les agences / points d’accueil ainsi que le centre de relation client. Cette complexité impose d’utiliser des outils de gestion de l’information qui permettent à tous et à tous les niveaux d’avoir le bon document, la bonne information au bon moment et au bon endroit. Les structures d’habitat social identifient généralement les besoins suivants en termes de gestion de l’information : Centralisation de l’information à un seul et même endroit, Capacité de gérer tout type de documents tels que des documents personnels, des documents propres à un service ou des documents qui doivent être partagés entre plusieurs services voire à l’ensemble de la structure, Communication et diffusion d’information ciblée, Accéder facilement et rapidement à une information qu’elle se trouve dans l’outil Digital Workplace ou dans des applications métiers, Accéder à des raccourcis vers les applications métier tels que la gestion des réclamations locataires, la gestion électronique du courrier, la saisie des congés, des formulaires de demandes (demande de véhicules, commande de plaques de boite aux lettres etc.), La gestion documentaire avec la possibilité de mettre en place des circuits de validation simples, Le service qualité de ce type de structure est aussi friand de la digital workplace car il permet de centraliser les documents de référence en un seul et même endroit pour qu’ils soient communiqués à tous et appliqués par tous. Le service communication est également intéressé pour faciliter la communication ciblée sur un thème, un sujet donné et en touchant toute la structure. C’est pourquoi de plus en plus de bailleurs sociaux se mettent à la recherche d’un bon outil de digital workplace car tous les métiers peuvent l’utiliser pour centraliser l’information. Si, vous aussi, vous avez envie de sauter le pas vers la Digital Workplace, faites appel à Serda Conseil pour vous aider à bien identifier vos besoins et choisir l’outil qui vous correspondra le mieux !

Le législateur est de plus en plus aidant pour faciliter l'exploitation de systèmes de digitalisation et d'archivage électronique. La jurisprudence relative à la dématérialisation et à l’ archivage électronique se multiplie d'année en année. Déjà les entreprises de secteurs d'activité bien ciblés comme le secteur financier, et sous réserve d’une certification "conforme" aux normes notamment la norme ISO 14641-1 (dont l'origine est la norme NF Z42-013 "Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes"), pouvaient détruire leurs originaux papier. Suite au nouvel article 1379 du Code Civil, qui renvoie donc à ce fameux décret à venir du Conseil d'Etat pour déterminer les caractéristiques de la fiabilité qui sera désormais attendue pour les copies numériques, il sera possible d'éliminer les originaux papier et ce quel que soit le secteur d'activité. Ainsi le législateur reconnaît désormais pleinement la valeur probatoire d'une copie fiable , quel qu'en soit le support. Il est prévu qu'"est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État." Et c'est bien là la nouveauté, car on renverse la charge de la preuve . Cette disposition et l'encadrement réglementaire qui va l'accompagner ont été introduits en collaboration avec le SIAF afin de mettre en valeur l' archivage électronique comme une condition nécessaire pour envisager la destruction anticipée de documents papier après leur numérisation. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris pour l'application de l'article 1379 du code civil confère à la copie numérique la même valeur probante que l'original signé papier. Pour les documents sur support papier, c’est un appel à la numérisation des originaux signés et la possibilité ensuite de détruire les originaux papier. Pour les documents électroniques, c'est la possibilité de signer électroniquement et de ne pas éditer de papier. On est dans le zéro papier , dans l'ère du paperless pour tous . Pour rappel le Code Civil 2016 pour le droit des contrats , le régime et la preuve des obligations, contient un article très important en matière de support de preuve pour toutes les entreprises et organisations quels que soient leurs métiers ou activités : l'article 1379 relatif à la copie numérique fiable remplaçant l'article 1348 al.2 concernant la copie fidèle et durable. En effet cet article précise que "la copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge". Il s'agit précisément du décret français n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l'article 1379 du Code Civil qui confirme la fiabilité des copies. En termes de sécurité , l' intégrité de la copie numérique constitue la qualité la plus importante du dispositif réglementaire. Pour garantir l'intégrité de la copie, les utilisateurs doivent disposer d'une empreinte numérique (signature ou cachet électronique, ...) afin d'assurer que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable (article 3). L'intégrité de la copie sera présumée (c'est à dire que naturellement elle est reconnue) lorsqu'est utilisé un horodatage, un cachet ou une signature électronique qualifiée. Autre élément essentiel qui consacre la reconnaissance de la copie numérique : le dispositif de stockage dans lequel reposera l’ensemble des copies numériques, un SAE ou système dit « d’archivage électronique ». Le SAE est largement recommandé, à la place d'une GED ou de tout autre ECM dans lequel toute le monde a plus ou moins des droits d’accès et de collaboration. Ainsi, ce décret permet de dématérialiser du papier en numérique avec le dispositif de sécurité requis applicable à tous les contrats (contrat de travail, contrat commercial, bail…), de conserver en archivage électronique des documents signés électroniquement et de supprimer le papier. Ce processus nécessite d'être encadré et documenté dans des procédures jusqu'à la destruction des papiers, de manière à garantir la chaîne de confiance qui sous tend une telle transformation dans une entreprise. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le 15 octobre 2024, date à retenir pour une simplification administrative : celle de la suppression des fonctionnalités gratuites du PPF. Les restrictions budgétaires de cette fin d’année changent beaucoup le modèle initial. Voici le nouveau schéma pour les circuits de la facturation et des paiements L'administration fiscale met un terme à la Plateforme Publique de Facturation (PPF). Initialement conçue pour centraliser la transmission des factures électroniques, notamment pour les PME, cette plateforme ne verra pas le jour.  L’impact pour toutes les entreprises : elles devront utiliser les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui sont développées, elles, par le secteur privé. Fin de la gratuité donc ! Du PPF, reste l’annuaire des entreprises Le gouvernement recentre ainsi le projet sur un annuaire de confiance qui sera utilisé par les PDP, avec un planning prévu pour le 1er septembre 2026. Conséquences pour les entreprises La fin du PPF implique plusieurs ajustements : Les opérateurs de dématérialisation devront réviser leurs offres ou collaborer avec des PDP. Les PDP devront adapter leurs systèmes à réception des nouvelles spécifications.. L’interopérabilité entre PDP est la base du dispositif, d’autant plus que l’échelon européen (avec PEPPOL) est à prendre en compte. Un seul circuit de transmission Les entreprises ne pourront plus soumettre directement leurs factures sur le portail ; un circuit unique de transmission de factures électroniques s'impose désormais via le PDP. Cela symbolise un virage significatif dans la gestion des factures électroniques en France, avec une transition vers un modèle de facturation payant et dématérialisé complet, basé sur les PDP. Du coup, l’archivage serait lui aussi naturellement payant.

L'accès au dossier médical des patients est un devoir de communication pour les établissements de santé qui est très encadré par la loi et très observé. Consulter son dossier, un droit pour chaque patient L’accès au dossier médical en France est un volet essentiel de la relation de confiance établie entre le patient et l’établissement de santé qui le prend en charge.  Pour rappel, depuis la loi du 4 mars 2002 “relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé”, tout patient dispose d’un droit d’accès direct à leur dossier médical. Ce droit de garantir l’accès à son dossier médical est une obligation stricte pour les établissements de santé, et tout manquement peut entraîner des sanctions, y compris si cette impossibilité de communication résulte d’un défaut d’organisation ou d’un dysfonctionnement de service.  Chaque patient a le droit de consulter ou d'obtenir une copie de son dossier, qu'il soit papier ou numérique, sous 8 jours pour les dossiers récents et 2 mois pour les plus anciens.  Le Défenseur des droits comme recours pour le respect du droit d'accès à son dossier médical Dans un contexte où les dossiers médicaux sont de plus en plus en format tout numérique (informatisés ou dématérialisés), les établissements de santé doivent s'assurer que ces informations sont accessibles via des systèmes sécurisés et conformes au RGPD. Tout refus ou retard injustifié, ainsi qu'une mauvaise gestion des demandes, expose l'établissement à des sanctions de la CNIL, voire à des actions judiciaires de la part des patients. C’est ce que vient de rappeler le Défenseur des droits dans une décision en date du 12 décembre 2023 ( Décision du défenseur des droits n°2023-212 ). Le droit à l’accès comprend la consultation des comptes rendus médicaux, résultats d'examens, prescriptions, et correspondances médicales. Les professionnels doivent également permettre la rectification des données en cas d’erreurs, tout en garantissant la confidentialité et la protection des informations sensibles. Toute négligence dans la sécurisation des accès peut avoir des conséquences juridiques sérieuses. Respecter ce droit n'est donc pas seulement une question de conformité, mais aussi de protection juridique pour les établissements de santé. Caroline Buscal Consultante experte en dématérialisation et archivage Directrice Serda Conseil

Selon l'ambassadeur du salon "Documation" de 2015, Maître Alain Bensoussan, le droit français autorise les organisations publiques et privées à adopter le "triple zéro". Un organisme " triple zéro " est celui qui réunit les conditions citées ci-dessous. Premièrement , aucun document de l'extérieur n'est distribué au format papier (zéro papier entrant). Par exemple, ce sont des formulaires, mails, données issues de portails en ligne, documents numérisés etc... Deuxièmement , aucun document ne circule en interne au format papier (zéro papier circulant). Ce sont des documents faisant l'objet de workflows, d'annotations, de commentaires etc... Troisièmement , aucun document n'est envoyé à l'extérieur au format papier (zéro papier sortant). Alain Bensoussan pointe trois clefs essentielles pour que le triple zéro fonctionne. Il s'agit de veiller à la bonne gestion du cycle de vie numérique, la gestion de la propriété et d'installer une architecture multi-usages avec un stockage unique. Ajoutons, compte tenu des usages courants associés à la résistance au changement. Il convient de conserver, pendant un temps, un résiduel du flux physique en entrée comme en sortie et le tour sera joué ! Pour devenir champion du triple zéro : basez vous sur les propos d'Alain Bensoussan lors du salon Documentation de 2015 ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Par quel bout lancer son projet de digital workplace ? Tout est affaire de méthodologie ! Si on priorise le cas d’usage, les ressources système d’information ne seront pas nécessairement au rendez vous. Si au contraire on privilégie le socle technique, c’est l’utilisateur qui va décrocher. Mais en même temps, il faut aller vite pour ne pas faire attendre les métiers ! Du coup, la meilleure méthode consiste à mixer Agilité et action en “V” : d’un côté travailler avec les métiers sous forme de réunions d’idéation, d’ateliers de co-conception dans l’objectif de dessiner les cas d’usages et les persona (profils types) pour lesquels les applications seront déployées. De l’autre côté, c’est sur l’aménagement du schéma directeur SI existant et les règles de sécurité qu’il faut interagir. Très souvent, l’évolution des socles techniques (infrastructure réseau, sécurité, …) et des architectures applicatives sont ambitieuses, mais ne sont pas suffisamment adaptées aux usages attendus par les métiers. Le travail entre les 2 premières phases consiste à établir la matrice entre les usages métiers et les solutions technologiques mises à disposition et maintenues et surtout à faire coïncider ces deux sujets : celui du métier et de ces usages et celui du SI et de ses impératifs. Prenons l’exemple de la Gestion de projets : selon son ampleur, selon le nombre d’acteurs, selon qu’il implique des accès internes ou externes ou mixtes, la réponse ne sera pas nécessairement identique. Pour 365, on discutera les choix de teams ou de Share Point par exemple. Si une GED (Alfreco, Docuware, etc.) est déjà installée, on discutera de modèles de classement et de workflow. Dans tous les cas, les questions à prendre en compte sont : quelle durée de conservation, quel traitement approprié des données à caractère personnel, quel caractère probatoire ou non affecter à quels documents, pour quel archivage et quels droits d’accès. C’est là autant d’éléments pour nourrir la Gouvernance de l’Information. Au delà, c’est mettre l’humain au centre du sujet Digital workplace. En parallèle du socle technique et des outils de gestion et de pilotage, c’est le bien le pilotage du changement qui va faire la différence : instances et leurs rôles, montées en compétence, valorisation des référents porteur de sens et alimentant les retours d’expérience. Ce sont autant d’action qui concourent à la réussite du déploiement d’une DwP avec autant de DwS orientés métier que nécessaire.

L’article 1379 du Code civil expose qu’un document numérisé en mode « copie fiable » a la même force probante que l'original. Le décret N° 2016-1673 du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies explicite les exigences et modalités d’exécution pour l’article du Code civil puisse être appliqué. La norme NF Z 42-026 (définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d'origine. Elle s’inscrit dans la suite de l’article 10 « Processus de capture des archives » de la norme NF Z 42-013 2009, norme, elle, orientée sur la conservation des archives à vocation probatoire (Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Dans cette continuité, la « copie fiable » aura pour destination un système d’archivage à vocation probatoire qu’il soit interne ou en prestation externe ou un stockage sécurisé du type coffre-fort numérique (CFN) tel HCAP d’Hitachi dans certains contexte (avec capacité à héberger des données de santé (agrément HDS), cela va sans dire !). Cette norme devient de facto le référentiel pour numériser des pièces physiques que ce soit en stock ou en flux quotidien, et soit via un prestataire externe, soit via un service centralisé (en mode offre de service interne) ou enfin soit une chaîne de numérisation interne au service bénéficiaire. Les principales spécifications reposent sur une parfaite traçabilité tant au plan de l’organisation que des processus et des métadonnées (horodatage, cachet ou signature électroniques qualifiés, conservation des copies, empreintes, et enfin documentation de l’ensemble du procédé). Comme tout référentiel technique et de management de système, une certification permettra d’assurer et témoigner dans la durée de la qualité régulière de la « copie fiable ». Aujourd’hui la certification n’est pas encore opérationnelle, mais un audit annuel effectué par un auditeur externe voire interne peut être suffisant. Ce double état de l’art tant réglementaire que technique constitue pour l’organisation de santé un contexte exceptionnel pour accompagner les démarches de tout établissement numérique. Cela revient à rassurer chaque intervenant de la chaîne de traitement et d’utilisation des informations ainsi numérisées : Au médecin, la certitude de disposer de l’information médicale complète et exacte dans leur mode numérique. A la secrétaire médicale de procéder à l’alimentation du dossier patient informatisé avec des pièces qualifiées de « copies fiables » numériques. Au patient, d’être certain de transmettre et de bénéficier d’une information en mode fiable. Au directeur de l’établissement, la sécurité pour son établissement de disposer de toutes les pièces en mode recevable par le pouvoir judiciaire, en cas de besoin (litiges, contentieux, etc.). Au directeur de l’information médicale de garantir la qualité de la donnée médicale tant pour les soins que pour la recherche. Et enfin, à chacun d’avoir accès au dossier unifié à l’exhaustivité des pièces numériques (natives originales et copies fiables), et donc à la complétude des données en favorisant la qualité du diagnostic et du soin. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.