Se repérer parmi tous les référentiels concernant l’archivage et le records management peut s’avérer un véritable casse-tête. Normes, standards ou certifications, français ou internationaux, les référentiels ne sont pas toujours bien compris par tous. L’occasion de faire le point sur les plus importants en matière de gestion du cycle de vie des documents. Lorsqu’il est question de gestion du cycle de vie de documents - archivage et records management - des enjeux importants entrent en scène : description, stockage, conditionnement et conservation des documents, archivage à vocation probante, fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE)… La normalisation est primordiale. Du côté de la mise en œuvre, le respect des normes est bénéfique à de nombreux points de vue : simplicité pour retrouver des documents grâce à la normalisation des descriptions documentaires, mise en confiance des utilisateurs ou clients par les archiveurs et services d’archives, ou encore garantie de l’intégrité des documents archivés. Du côté de la rédaction, différents organismes se chargent de la normalisation de l’archivage. En France, c’est l’Association française de normalisation (Afnor) qui travaille à la mise en place de normes concernant l’archivage. Au niveau international, on retrouve l’Organisation internationale de normalisation (Iso), et le Conseil international des archives (CIA)(1). 1 - Archivage électronique NF Z 42-013. Année : 1999, révisée en 2009 La norme NF Z 42-013 est une norme française (Afnor) qui précise de nombreuses mesures techniques et organisationnelles autour du fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE). Cette norme déclarative met l’accent sur la traçabilité de tous les processus autour du SAE (enregistrement, stockage, restitution de documents électroniques au sein du SAE…). L’objectif est de garantir l’intégrité des documents, autrement dit un archivage électronique qui peut être à vocation probante. Iso14641-1. Année : 2012 La norme Afnor NF Z 42-013 est devenue en 2012 la base de la norme internationale connue sous le nom Iso 14641-1. Bien que légèrement adaptée par rapport au texte original, la norme Iso détaille également de nombreuses spécifications pour la conception et l’exploitation d’un SAE. Comme la norme NF Z 42-013, la norme déclarative Iso 14641-1 détaille tout le cheminement du document, soit son entrée, son stockage dans le SAE (format, durée…) et sa sortie pour consultation par exemple. NF 461 – Système d’archivage électronique. Année : 2013 Si les normes NF Z 42-013 et Iso 14641-1 sont des normes déclaratives, la norme NF 461 certifie que les organismes respectent la norme NF Z 42-013 et son équivalent Iso concernant le fonctionnement d’un SAE. La certification NF 461 – Système d’archivage électronique est délivrée par Afnor Certification (2) et prouve la conformité d’un SAE. OAIS (Iso 14721). Année : 2002, révisée en 2012 La norme OAIS (système ouvert d’archivage de l’information), enregistrée depuis 2003 puis révisée en 2012 sous le nom de norme Iso 14721 décrit la mise en place d’un SAE pour que ce dernier soit pérenne peu importe les évolutions numériques. Cette norme déclarative explique et décrit la structure de l’archivage et du fonctionnement d’un SAE en se basant sur le respect du référentiel général d’interopérabilité (RGI) (3). Elle propose un schéma conceptuel du SAE. Iso 19005-1. Année : 2005, révisée en 2011 et 2012 La norme Iso 19005-1 est une norme internationale qui définit le format PDF/A-1 (basé sur le format PDF1.4 de Adobe System) comme format de fichier de documents électroniques placés dans un SAE devant être conservés sur du long terme. Ce format est fidèle au document original (image, police et taille d’écriture par exemple), ce qui permet de consulter un document sans que le logiciel sur lequel il a été créé ne soit installé sur le terminal utilisé. Cette norme a été révisée en 2011 (Iso 19005-2 PDF/A-2) et en 2012 (Iso 19005-3 PDF/A-3). Citons également la norme Iso 32000-1, année 2008 qui définit le format PDF 1.7. 2 - Records Management Iso 30300, Iso 30301 et Iso 30302. Année : 2011 à 2014 (révision en cours) La série de normes Iso 30300 définit les principes des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). Elle décrit également la mise en œuvre et le fonctionnement des SGDA. Les normes Iso 30300 et Iso 30301 datent de l’année 2011. En 2014, le sous-comité de normalisation TC46/SC11 consacrée à la gestion des documents d’activité a publié la dernière (pour le moment) de la série des normes déclaratives du records management (RM) : la norme Iso 30302. Cas par cas, la norme Iso 30300 « définit les termes et définitions qui s’appliquent aux normes relatives aux SGDA », précise le site de l’Iso (4). La norme Iso 30301 définit les objectifs d’un SGDA (principes, rôles de la direction…). Enfin, la norme Iso 30302 liste des documentations à élaborer pour le bon fonctionnement d’un SGDA. Iso 15489-1. Année 2001, révisée en 2016. Iso 15489-2. Année : 2001 L’Iso 15489 reste la norme phare du records management. Elle vient d’être révisée et publiée. Ces normes internationales constituent des guides pour l’organisation et la gestion des documents d’archive. Elles visent à ce que les documents « soient créés, archivés et organisés d’une manière pertinente ». Également à retenir : Iso 23081-1 et Iso 23081-2 (métadonnées) , Iso TR 26122 (analyse des processus), Iso 16175-1, Iso 16175-2 et Iso 16175-3 (enregistrements électroniques), Iso 18128 Evaluation des risques pour les processus et systèmes de gestion des documents d’activité. 3 - Archivage papier Isad(G). Année : 1994, mise à jour en 2000 (CIA) Le référentiel Isad(G) est un standard général et international de description archivistique. Elle a pour objectif d’uniformiser la description archivistique afin de faciliter l’échange d’informations sur les contenus et les fonds d’archives (création, évaluation, collection, conservation, classement…). Cette norme déclarative est utilisée par les établissements qui conservent des archives historiques. Isaar(CPF). Année : 1995, mise à jour en 2004 (CIA) La norme Isaar(CPF) est un standard international sur les notices d’autorité archivistiques concernant les collectivités, les familles et les personnes. Il s’agit également d’un référentiel de description archivistique. Là encore, cette norme déclarative est utilisée par les établissements qui conservent des archives historiques. ISDF. Année : 2008 (CIA) La norme ISDF (international standard for describing functions) est une norme internationale encadrant la description des fonctions. Publiée par le Conseil international des archives, elle vise à normaliser la description des fonctions exercées par les organismes qui sont à l’origine (production), mais également à la gestion des archives. La norme ISDF est une norme déclarative qui permet donc d’expliquer la provenance des archives historiques. 4 - Conditionnement des documents d’archives papier Iso 16245. Année : 2009 La norme internationale Iso 16245 « fixe les prescriptions concernant les boîtes et les chemises en matériaux cellulosiques (papier et carton) destinées à être utilisées pour la conservation à long terme de documents d’archives sur support papier ou parchemin ». Deux types de boîtes sont conformes : la boîte Iso 16245-A et la boîte Iso 16245-B (5). NF Z 40-014. Année : 2011 La norme NF Z40-014 de mai 2011 « décrit les caractéristiques des papiers et cartons utilisés pour une conservation à long terme des papiers et des parchemins ». NF Z 40-012. Année : 2011 La norme NF Z 40-012 met en avant des prescriptions concernant « les matériaux plastiques utilisés pour le conditionnement à long terme des documents papier et parchemin mais aussi leur transport, leur mise en valeur et leur communication ». 5 - Externalisation des archives NF Z 40-350. Année : 2001, mise à jour en 2009 La norme NF Z 40-350 est une norme qui porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents d’archives. Traçabilité des flux, maîtrise des conditions d’archivage, compétence des équipes : ces points sont tous encadrés dans la norme NF Z 40-350. Sur demande des entreprises, l’Afnor peut délivrer la certification NF 342 qui prouve le respect de la norme NF Z 40-350. Ainsi, on observe différents degrés de respect de cette norme : pas de respect de la norme, conformité à la norme et certification Afnor (6). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité. (1) www.afnor.org , www.iso.org , www.ica.org (2) www.boutique-certification.afnor.org/certification/nf-systeme-d-archivag... (3) references.modernisation.gouv.fr/interoperabilite (4) www.iso.org/iso/fr/catalogue_detail?csnumber=53732 (5) www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/5334 (6) Voir Archimag 283, avril 2015 : "Choisir un tiers-archiveur physique ou électronique"

L’archivage des dossiers médicaux reste un sujet sensible dans nombre des établissements de soins et institutions hospitalières, notamment lorsqu’il s’agit de se pencher sur les durées de conservation ou appelées “DUA” pour durée d’utilité administrative, et sur le sort final après expiration de la période de conservation et quel que soit son support (papier ou numérique). Quelles règles pour archiver le dossier d’un patient qui a subi une transfusion ? En ce qui concerne les dossiers de patient ayant subi une transfusion sanguine, les règles ne sont pas celles habituelles ; en effet on doit trouver dans les dossiers des patients concernés, la mention des actes transfusionnels pratiqués et, le cas échéant, la copie de la fiche d’incident transfusionnel qui doivent figurer dans le dossier médical en vertu de l’article R. 1112-2 du code de la santé publique doivent y être conservées pendant une durée de 30 ans à compter du dernier passage du patient dans l’établissement. Ainsi 10 ans de plus que pour un dossier médical correspondant aux prises en charge des patients dans les établissements de soins. Combien de temps garde-t-on le dossier médical d’un patient décédé ? Mais cette différence n’est pas la seule et concerne notamment la durée de conservation du dossier médical pour un patient décédé. 10 ans nous dit la règle : “SI le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l'établissement, son dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès” (cf article R1112-7 du Code de la Santé Publique). Ainsi, lorsqu'un patient transfusé est décédé, c'est le délai de la transfusion qui prend le dessus ; cette information est encadrée par l'article 4 de la directive européenne du 30 septembre 2005 qui recommande que le dossier transfusionnel soit conservé pendant une durée de 30 ans après le dernier acte transfusionnel. Le texte européen ne mentionne pas si le patient est vivant ou décédé. De ce fait il s'applique quel que soit "l'état du patient". Il peut notamment y avoir des enquêtes descendantes par exemple sur une poche s’il s’avère qu’elle a été contaminée par un quelconque germe non encore connu à une époque donnée. De manière pratique, le dossier transfusionnel peut être séparé du dossier clinique s'il y a des problématiques de place et être classé à part. De ce fait, le dossier clinique peut être éliminé à 10 ans sur la base d'une formalisation de la date de décès du patient concerné.

Découvrez la valeur légale de la signature électronique et les conditions essentielles pour en faire une preuve irréfutable. Simplifiez vos processus avec une solution sécurisée et valide juridiquement. L’usage de la signature électronique est simple et ses avantages ne sont plus à vanter (praticité, sécurité, traçabilité, gain de temps, etc.). Pourtant, bon nombre de professionnels et d’organisations s’interrogent encore sur les conditions pour l’utiliser comme preuve. Voici les réponses aux questions techniques qu’ils se posent. Serda Conseil et Archimag ont organisé une Journée dédiée à la Confiance numérique le 10 mai 2022. Lors de cet événement exceptionnel, plusieurs questions ont été posées sur la valeur légale de la signature électronique et sur les conditions à respecter pour qu’elle puisse être utilisée comme preuve. Nous avons choisi de partager nos réponses aux questions que se posent les professionnels. Une signature électronique "simple" peut-elle être reconnue comme preuve ou simplement comme début de preuve ? Rappelons que la signature électronique est un procédé fiable d’identification qui garantit le lien entre la signature et le document auquel elle s’attache. Cela correspond à la notion d’identification - article 1366 du Code Civil(1). Il s’agit donc d’être en mesure d’identifier le signataire et de s’assurer de son consentement (“si je signe, c’est que je consens à signer”) : c’est avoir la preuve que c’est bien la personne désignée qui est consentante pour signer le document. L’intégrité est aussi un point essentiel : il faut s’assurer que c’est bien la personne désignée qui a signé le document dont le contenu a été fixé. En résumé il faut pouvoir assurer l’identité du signataire, de son caractère volontaire et du contenu de ce qu’il signe au moment où il signe. Si tout cela est démontrable, même une signature “simple” peut alors être reçue par un juge comme preuve. S’il y a doute sur un des points, cela est alors considéré comme pas assez fiable et donc cela équivaut à un début de preuve uniquement. (1) L'article 1366 du Code civil dispose que « l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». Après expiration de la durée de validité d’un certificat de signature limitée dans le temps (3 ans le plus souvent) quel est l’impact sur la validité de la signature elle-même portée sur un document ? Nous rappelons que la notion de preuve de la validité de signature est à démontrer au moment où le document concerné a été signé. Si au moment de la signature, tous les éléments précisés ci-dessus sont bons, alors la validité reste valable. Il faut pour cela pouvoir conserver la preuve de la validité du certificat et de la signature sous-jacente pendant toute la durée de vie du document concerné, bien au-delà des 3 ans de durée de vie du certificat, notamment s’il s’agit d’un contrat qui a été signé. Ainsi face à un document signé électroniquement, il faut garder le document, la signature électronique et la preuve de sa validité, ce que l’on appelle un “fichier de preuve”. Il contient les éléments de preuve comme : le certificat, les pistes d’audit, le sms qui permet d’activer la signature, l’horodatage, la carte d’identité du signataire …. c’est à dire tout ce qui prouve qu’au moment de la signature électronique, tout était réuni pour démontrer de la validité de la signature elle même. C’est pourquoi il est donc nécessaire de préparer en amont la phase de conservation des documents signés et des signatures électroniques… et ne pas attendre l’expiration de la durée du certificat pour se pencher sur la question. Apporter la preuve serait alors problématique. Qu’est ce qu’un rapport de validation ? Le rapport de validation est un élément essentiel de preuve car il est le résultat des étapes de vérification de la validité des signatures électroniques assurées par le prestataire de services de confiance qualifiés eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services : Règlement européen entré en vigueur le 1er juillet 2016). Le rapport est intégré dans le scellement de l’archive composée du document signé et archivé et du fichier de métadonnées. Existe-t-il des référentiels pour évaluer juridiquement des systèmes de signature électronique ? Non, il n’existe pas de référentiel de signature électronique prêt-à-l’emploi. Chaque organisation construira son référentiel en fonction de ses métiers, de la portée de ses engagements, et de ses besoins en maîtrise de risques. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Que dit la réglementation ? Pour des raisons de protection de la vie privée, l’identification de l’origine des appels téléphoniques n’est autorisée que dans des cas limitativement définis par la loi (article L. 34-1 du Code des Postes et des Communications Electroniques) et moyennant le consentement de l’abonné. Cette dernière condition est cependant levée par ce même article L. 34-1 alinéa V pour le cas particulier des appels à un service d’urgence puisque « tout appel destiné à un service d’urgence vaut consentement de l’utilisateur jusqu’à l’aboutissement de l’opération de secours qu’il déclenche ». Cette opération étant déclenchée à partir de ce premier entretien, les informations recueillies entre le praticien régulateur et les intervenants doivent être conservées comme une archive si elles sont utiles à la prise en charge médicale du patient. Combien de temps doit-on conserver en archives, les enregistrements de SAMU ? L’article L. 1111-7 du Code de la Santé Publique indique : « Toute personne a accès à l'ensemble des informations concernant sa santé détenues, à quelque titre que ce soit, par des professionnels et établissements de santé, qui sont formalisées … ». Les informations formalisées doivent s’entendre de celles « auxquelles est donné un support (écrit, photographie, enregistrement, etc.) avec l'intention de les conserver. C’est pourquoi la formalisation entraîne de fait l’intégration de ces données au sein du dossier médical. Elles sont donc conservées dans des délais identiques à ceux du dossier, conformément au décret n°2006-6 du 4 janvier 2006, à savoir 20 ans et entrent de facto dans le périmètre de gestion piloté par les archivistes hospitaliers. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La publication de la norme européenne TS 18170 est un des jalons stratégiques pour l’archivage électronique qualifié dans le cadre d’eIDAS 2. La norme CEN/TS 18170, intitulée Exigences fonctionnelles pour les services d’archivage électronique, élaborée dans le cadre du règlement eIDAS 2 (notamment pour sa composante « archivage électronique qualifié »), est désormais applicable. Dans le cadre des travaux du comité CEN/TC 468 cette spécification technique s’adresse aux prestataires de services de confiance , qu’ils soient qualifiés ou non, mettant en œuvre des solutions d ’archivage électronique , avec l’ambition : garantir la sécurité, la fiabilité et la pérennité des données électroniques archivées. Elle s’adresse de manière plus globale à tout système d’archivage électronique privé comme public sur le territoire de l’UE pour des motifs de conformité et d’interopérabilité. Pour mémoire, les exigences clés de la norme TS 18170 sont : Fonctions critiques du cycle de vie de l’archivage : réception, conservation, restitution et suppression, avec des garanties robustes contre la perte, l’altération ou la destruction non autorisée des documents électroniques (natifs ou numérisés), tout en permettant les évolutions de format. Maintien de la fiabilité dans le temps : la norme impose des mécanismes assurant la lisibilité, l’intégrité, l’origine et la durabilité des archives au-delà de la simple obsolescence technologique, et pour toute la durée légale ou contractuelle de conservation. Traçabilité et preuve d’intégrité : les services doivent être en mesure de fournir, à tout moment, un rapport probant garantissant qu’un document extrait bénéficie d’une présomption d’intégrité depuis son entrée dans le système jusqu’à sa restitution. Protection contre les accès illicites : des contrôles rigoureux sont exigés afin d’empêcher toute consultation non autorisée ou utilisation abusive de contenus confidentiels ou sensibles. Interopérabilité entre services de confiance : la norme encadre également les interactions entre l’archivage électronique qualifié et les autres services de confiance, notamment pour les processus de transfert sécurisé. Responsabilité environnementale : une approche écoresponsable est encouragée, avec une attention portée à la durabilité environnementale des infrastructures et des processus. Cette norme marque une étape importante pour tout acteur respectueux des exigences de conformité eIDAS 2 et qui a l’ambition de proposer des services d’archivage électronique à l’échelle européenne. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La décision portée par la CNIL dans le cas de CEGEDIM Santé, met en évidence la très forte sensibilité du sujet de la sécurité des données médicales et des risques encourus en cas de politique de gestion non conforme. La gestion des données de santé est un enjeu crucial dans les environnements de santé où la protection des informations personnelles et médicales des patients se doit d’être une priorité.  Que dit la CNIL ? La récente sanction de CEGEDIM Santé  en date du 5 septembre 2024 prononcée par la CNIL sous la forme d’une amende 800.000 € en est la preuve : l'entreprise a été condamnée pour insuffisance dans l'anonymisation des données médicales, mettant en lumière les risques auxquels les établissements de santé peuvent s'exposer. En effet  le recours à la pseudonymisation n’est pas suffisant et n’apporte pas la garantie suffisante de la protection des données personnelles, la réidentification des personnes concernées étant techniquement possible. S’agissant d’un traitement de données à caractère personnel, la société aurait dû disposer au préalable d’une autorisation de la CNIL pour les utiliser (cf article 66.III de la loi Informatique et Libertés). La sécurité des accès aux données de santé, un véritable casse tête pour les établissements de soins L'anonymisation des données est essentielle pour prévenir tout accès non autorisé et garantir la confidentialité des patients . Pourtant, de nombreuses structures peinent encore à implémenter des solutions solides de protection, exposant ainsi leurs systèmes à des sanctions sévères et des pertes de confiance de la part du public. Ne pas oublier que la majorité des données sensibles autour d’un patient, comme l’année de naissance, le sexe, la taille, le poids, les antécédents médicaux, les diagnostics et prescriptions médicales…, sont dorénavant liées à un identifiant unique pour chaque patient d’un médecin ou d’un centre de soins, et donc donne la possibilité ainsi de reconstituer le parcours de soins. Dans ce cas, comme pour Cegedim Santé, la pseudonymisation ne suffit pas à protéger l’individu concerné. La Loi Informatique et Libertés ( article 66.III ) prévoit que le traitement des données personnelles dans le domaine de la santé ne peut être mis en œuvre qu’après autorisation de la CNIL ou à condition d'être en conformité à un référentiel mentionné. Cette affaire rappelle à quel point le sujet est au cœur des programmes de digitalisation notamment des dossiers de patients. En effet les réglementations sont exigeantes et l’autorité de contrôle veille à leur application. La CNIL multiplie les décisions concernant les données de santé N’oublions pas qu’en février de cette année, la CNIL a  mis en demeure plusieurs établissements de santé de prendre les mesures permettant d’assurer la sécurité du dossier patient informatisé, rappelant que les données des patients ne doivent être accessibles qu’aux personnes justifiant du besoin d’en connaître. Il s’agissait avant tout de renforcer les règles d’accès et les profils des personnes habilitées.  Renforcer la sécurité des données sensibles et encadrer les accès aux dites données , notamment celles intégrées aux dossiers de patient, sont au cœur des stratégies de gouvernance des données de tout établissement de santé. Nous le rappelons dans chaque projet de dématérialisation de dossiers médicaux que nous accompagnons pour le compte d’établissements de santé

Serda Conseil et Archimag ont organisé une demi-journée de webinaires dédiée au numérique responsable. Cet évènement a été l'occasion de découvrir comment concilier écologie et rentabilité dans un contexte de transformation numérique. Retour sur les chiffres-clés à retenir de cette journée. Le numérique, pilier de notre transformation, est l’un des plus grands contributeurs aux émissions de gaz à effet de serre, représentant plus de 5 % des émissions mondiales et 10 % de la consommation énergétique. Sans action rapide, ce chiffre pourrait grimper de 45 % d’ici 10 ans. Tous les secteurs sont concernés. Aujourd'hui, il est urgent de considérer l'empreinte carbone du numérique mais aussi de l'intelligence artificielle, en plein essor, pour tendre vers un numérique plus durable répondant aux enjeux environnementaux. Un numérique encore peu mesuré mais au poids environnemental croissant Selon la grande enquête annuelle Serda Conseil-Archimag , 71 % des répondants à la considèrent qu'il est essentiel d'évaluer le bilan carbone du numérique , mais seuls 6 % l'ont réellement mesuré, et seulement 3 % ont analysé les flux de dématérialisation. C’est un grand écart qui souligne encore une fois une maturité en devenir des professionnels sur ce sujet. À la question sur les leviers de réduction qui sont appliqués pour réduire les impacts, la réduction du papier (50 %) est citée en premier, puis viennent les déplacements (23 %) et enfin la consommation d'énergie (38 %). Un cadre réglementaire qui se renforce Les Lois Climat et REEN sont structurantes en France autant que la Directive CSRD qui renforce l'obligation de reporting RSE dès ce mois de janvier 2024 au niveau européen : là encore, seules 16 % des organisations les prennent en compte (toujours selon l’enquête Serda Conseil-Archimag). C’est d’autant plus étonnant que les appels d’offre publics comme privés comportent des critères de notation propres à la RSE . Ceux-ci deviennent obligatoires dans la sphère publique dès 2026. Et, il n’est plus rare aujourd’hui de voir des exigences qui atteignent 30 % pour ce critère (30 % financier, 40 % technique et 30 % RSE incluant une bonne partie en matière de calcul d’un bilan carbone général ou spécifique à un projet). La situation est d’autant plus identifiée que l’impact du numérique en France passe de 2,5 % des émissions à 4,4 % aujourd’hui . Les prévisions de l’ étude de Ademe-Arcep de 2023 sont malheureusement en train de se réaliser. Pour rappel, cette étude alertait sur l'augmentation potentielle de +45 % des émissions du numérique d'ici 2030 si aucune action n'est entreprise, et souligne la nécessité d'une approche "frugale" pour une réduction espérée de -16 %. L'IA, une consommation démesurée La tendance est amplifiée par l’adoption massive de l’ intelligence artificielle (IA) par les organismes publics comme privés. Pour preuve, une requête Google consomme 0,3 Wh d’énergie, tandis qu'un prompt ChatGPT consomme 2,9 Wh. Les LLM (Large Language Models) comme ChatGPT-3, avec ses 175 milliards de paramètres, ont un impact majeur. Dans le domaine de la gestion de contenu et d’archivage, 43 % des organisations appliquent ou prévoient d'appliquer l'IA dans leurs systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED), de Gestion de Contenu (ECM) et de Gestion Électronique du Courier (GEC) dès 2025 ( selon l’enquête annuelle Serda Conseil-Archimag ). L’objectif d’un moins 16 % grâce à la frugalité s’éloigne rapidement au regard de l’adoption de l’IA et des annonces communiquées sur le déploiement des nouveaux parc de data-center comme des lancés de grappes de satellites. Vers une IA plus responsable ? Et l’IA vient rebattre les cartes avec son intense gourmandise en matière d’énergie, d’émissions eCarbone, d’eau et de minerais. On a encore du mal à mesurer son impact tout en estimant à date une augmentation entre 30 et 50 % des émissions de gaz à effet de serre. On ne ralentira que peu cette vague... En revanche, des solutions existent pour limiter l'empreinte carbone de l'IA : La purge des vracs de données inutiles qui peuvent représenter jusqu'à 60 % des informations stockées. L'utilisation de jeux de données de qualité pour entraîner les IA permettent de réduire le temps d'apprentissage. L’utilisation de LLM (Large Language Models) déjà entraînés ou de petite taille lorsque cela est suffisant. L'adoption des méthodes comme le fine-tuning et la technologie RAG pour limiter les ressources en énergie et les émissions d'eCO2. Gouvernance de l'Information : un levier majeur Les organisations sont encore (très loin) d’avoir pris toutes les dispositions pour réduire l’empreinte carbone de leur gouvernance de l’information quand on sait qu’une GED est 13 fois moins émissive qu’un stockage dans une messagerie et qu’un archivage électronique est 305 fois moins émissif. En parallèle, un classement papier en proximité (il en existe encore puisque 50 % environ des informations sont en encore en support papier) est 51 fois plus émissive d’une GED et un archivage papier 67 fois plus émissif qu’un archivage électronique. La nécessité d'agir aujourd'hui pour un numérique responsable L'adoption de l'IA s'accélère, tout comme son impact environnemental. La frugalité numérique devient une nécessité, et chaque organisation doit mettre en place des stratégies pour optimiser son empreinte carbone . La transition vers une sobriété numérique et une IA plus responsable nécessite une collaboration entre les acteurs de l'IA, les archivistes, et les organisations..., afin de réduire l'empreinte carbone et d'optimiser les pratiques. La gouvernance des données, l'archivage et la gestion des contenus sont autant de leviers importants pour répondre aux besoins des acteurs de la gouvernance de l’information : dorénavant, il est nécessaire d’embarquer l’IA dans les actions pour un numérique plus responsable. Faites appel à l'expertise Serda Conseil Aujourd'hui, il est plus que nécessaire d'évaluer l'impact du numérique dans votre organisation pour tendre vers un numérique plus responsable. Face à ces enjeux, Serda Conseil vous accompagne de A à Z dans vos projets de transition numérique . Que ce soit pour mesurer votre bilan carbone, établir votre feuille de route, diagnostiquer vos processus, ou embarquer vos équipes pour le changement, nos experts sauront vous conseiller sur vos enjeux et vous proposer des solutions adaptées à vos besoins.

Serda Conseil est fier d'annoncer qu'il a été récompensé du Prix de la Démarche RSE par idealCO, la plus grande plateforme collaborative en ligne dédiée aux acteurs de la sphère publique. Cette distinction prestigieuse vient saluer les efforts constants du Groupe en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et sa contribution positive à l’humain, à la société et à l'environnement. Pierre Fuzeau, directeur du Groupe Serda, reçoit le prix de la démarche RSE par Anna Mazin, IdealCO La RSE est au cœur de notre vision stratégique, recevoir cette reconnaissance de la part d'idealCO est une source de fierté pour l'ensemble de nos collaborateurs, partenaires et parties prenantes. Nous considérons cette distinction comme une étape significative dans notre engagement continu à développer des pratiques commerciales durables et responsables. La démarche RSE du Groupe Serda en général et de Serda Conseil s'appuie sur des initiatives concrètes visant à promouvoir l'éthique, le respect de l'environnement, la diversité et l'inclusion au sein de notre organisation. En intégrant ces valeurs dans toutes nos activités, nous nous efforçons d’être un acteur vertueux et inspirant pour la sphère publique et les acteurs du numérique. A cet égard, Le Groupe Serda a adopté le modèle de la perma-entreprise inspiré de la permaculture. Ce modèle de développement vise à créer de la valeur, en respectant conjointement 3 principes éthiques : prendre soin des humains, préserver la planète et se fixer des limites en partageant les richesses. « Cette récompense vient renforcer notre détermination à œuvrer en faveur d'une société plus juste et durable. Notre raison d'être est d’ Accompagner les organisations pour préserver leur mémoire et partager le savoir dans un monde digital, en adoptant une démarche de sobriété numérique et centrée sur l’humain. Elle est le pilier de notre identité d'entreprise, et nous continuerons à agir avec responsabilité et engagement envers notre environnement et nos parties prenantes », a déclaré Pierre Fuzeau, directeur général de Serda Conseil. Nous tenons à remercier chaleureusement idealCO pour cette distinction et à féliciter toutes les autres entreprises nominées pour leurs efforts en matière de RSE. Cette reconnaissance nous encourage à poursuivre notre démarche en faveur d'un futur plus durable et responsable. Pour plus d'informations sur Serda Conseil et ses initiatives RSE : Contact Presse Elisabeth Hutin-Baillot 06 95 64 27 21 elisabeth.hutin-baillot@ace-rp.com Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Table ronde autour de la dématérialisation écoresponsable organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Le 18 février dernier, Pierre Fuzeau (DG Serda), participait à une table ronde organisée par Freelance (INOP's) sur la dématérialisation écoresponsable. Vous pouvez retrouver cette table ronde en replay sur ce lien . La dématérialisation écoresponsable est une approche qui vise à réduire l'empreinte environnementale liée à la gestion des informations et des documents. La dématérialisation permet de réduire la consommation de ressources naturelles. Elle réduit également les émissions de gaz à effet de serre et la production de déchets. Cela est possible en remplaçant les supports physiques tels que le papier par des solutions numériques. Elle favorise également l'efficacité et la productivité en simplifiant les processus, en facilitant l'accès aux informations et en optimisant le travail à distance. Les entreprises et les organisations peuvent adopter une approche écoresponsable de la dématérialisation. Cela leur permet de contribuer à la préservation de l'environnement et de bénéficier d'avantages économiques et opérationnels. Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, n'hésitez pas à découvrir le pôle dématérialisation éco-responsable de Serda. Mettre en place des pratiques écoresponsables dans une transition vers le numérique présuppose un accompagnement. Cette démarche permet d'identifier les opportunités de réduction de l'empreinte carbone, de choisir les meilleures solutions technologiques et de mettre en œuvre des stratégies durables. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Mettre en place une GED collaborative ne se résume pas à un déploiement technologique : c’est une véritable transformation des modes de travail qui nécessite un accompagnement au changement structuré. Dans un environnement de plus en plus influencé par les usages des réseaux sociaux et la culture du partage, les attentes des collaborateurs évoluent vers plus de contribution, de coédition, et d’interactions fluides. Cet article explore les leviers clés d’un change management réussi pour faire de la GED collaborative un catalyseur d’efficacité collective et de transformation durable. Que l’on soit fonctionnaire ou collaborateur du secteur privé, quel que soit le métier ou la fonction qu’on exerce, nous sommes de plus en plus adeptes des réseaux sociaux ; nous acquérons de plus en plus les réflexes de communication numérique en entreprise. Nous attendons donc de nos outils de travail quotidiens les mêmes formes de possibilité , c'est-à-dire une forme de communication qui stimule les nouveaux usages participatifs au-delà du traitement des documents dans un workflow et qui simplifie tous les niveaux de traitement. Nos niveaux d’exigence montent donc vers plus de contribution active dans le cadre de travail partagé sur des documents , de co-rédaction ou d’enrichissement sous forme de commentaires ou de tweets, de fonction d’alerte, de recommandation ou de valorisation de documents vers des interlocuteurs internes ou externes,… bref toutes ces formes de collaboration qui nous permettent de gagner du temps individuellement et nous rendent plus efficaces collectivement, et qui s’appuient sur des comportements « nouveaux ». Mais sommes-nous réellement prêts à l’accepter ? Transformer nos habitudes, « dé-siloter » nos pratiques, c’est bien plus difficile que de « dé-siloter » nos espaces de travail ou nos applications informatiques. C’est tout l’enjeu qui encadre la mise en œuvre d’une GED collaborative, car on doit l’accompagner d’une démarche de changement ; c’est en ce sens qu’il est souhaitable de l’appréhender comme un projet à part entière, pour ne pas laisser croire que la transformation des comportements suivra naturellement ! Notre expérience de cabinet d’expertise sur les domaines de la dématérialisation et de la GED au profit de la transformation numérique, nous permet de mettre en œuvre de réelles stratégies de « change management » qui pour accompagner, sur le terrain, les équipes concernées et leurs managers. Les 8 lignes de force du dispositif sont les suivantes : 1 - Mise en place d’une instance « engagée » qui n’est pas que sponsor ou pilote mais aussi « leader » dans l’application de nouvelles pratiques, 2 - Participation à des travaux de groupe autour de nouveaux usages (ex usage de webchat,…), 3 - Communication et quick wins pour satisfaire à une attente immédiate sur l’intérêt de « changer », 4 - Désignation de chefs de file qui vont être moteur pour diffuser les nouveaux réflexes face à des personnes plus hésitantes voire réticentes, 5 - Formations et coaching, 6 - Diffusion de tutoriels , 7 - Valorisation de retours d’expérience en s’appuyant sur le réseau interne pour mettre les collaborateurs en relation et dialoguer avec les bonnes personnes face une situation donnée, 8 - Suivi des résultats sous forme d’indicateurs formalisés dans des tableaux de bord (mesure de la réalisation des plans d’actions, écarts et difficultés, actions correctives, …), car tout changement est complexe, et il est impossible de tout prévoir, le suivi régulier permet donc de réajuster, optimiser, voire se réadapter la démarche de change management. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Chez Serda, le groupe Empreinte Carbone a mis en place une série de 10 gestes éco-responsables visant à réduire l'empreinte environnementale des activités numériques. Du traitement des données à l'utilisation des équipements en passant par les modes de collaboration, cette démarche implique tous les collaborateurs au quotidien. Voici les 10 gestes à adopter, en s'appuyant sur les recommandations de l' ADEME : Valoriser les informations Maximiser les fonctionnalités de la plate-forme de partage de fichiers pour stocker et partager les documents Limiter l'usage des emails, privilégier les journaux associés aux affaires Abandonner les dossiers locaux (C:, D:) au profit de la plate-forme de partage Comme le souligne l'ADEME, le stockage de données en ligne génère des impacts environnementaux qu'il convient de limiter. En dématérialisant la gestion documentaire et en réduisant les emails, ces gestes permettent de réduire la consommation d'espace de stockage et les besoins en puissance de calcul. Préserver nos équipements Éteindre complètement les appareils après utilisation Réaliser les mises à jour régulières des logiciels et systèmes d'exploitation Faire un nettoyage mensuel avec CCleaner pour optimiser les performances L'extinction et l'optimisation des équipements permettent de réduire leur consommation énergétique et de prolonger leur durée de vie, un enjeu mis en avant par l'ADEME pour les entreprises éco-responsables . Routines de travail d'équipe Conserver l'historique projet et créer des "tableaux sourcing" centralisés Privilégier le partage de liens plutôt que de documents en pièces jointes Utiliser des espaces de travail partagés avec les parties prenantes externes Favoriser les échanges par chat plutôt que par email Ces gestes collaboratifs visent à rationaliser le stockage et les échanges de données pour alléger l'empreinte numérique globale, conformément aux principes d'éco-communication promus par l'ADEME . Simples à mettre en œuvre, ces 10 gestes éco-responsables permettent d'inscrire le numérique dans une démarche de développement durable. En responsabilisant chaque collaborateur, Serda démontre que la transition écologique passe aussi par les usages et les comportements au quotidien, comme le recommande l'Agence .

La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail ont remis le « 0 papier » au goût du jour. « 0 papier », expression à la mode pendant 20 ans, faisait sourire tous ceux qui entendant ce concept n’y voyaient qu’une douce utopie pour un monde sans dossiers papier… On parle aujourd'hui plutôt de paper less, expression qui se veut moins définitive et qui pourtant amène nos organisations à marche forcée vers le « zéro papier ». En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, le parti pris de l’aménagement est non seulement de supprimer les modes de rangement (armoire ou casier individuels, armoire partagée, étagères de rangement pour un service, bibliothèque ouverte, …. Tout cela est fini), c’est tout juste si on installe quelques rangements densifiés sur un plateau de travail avec une répartition de moins d’1 étagère par poste de travail. De plus on rend le poste mobile, c'est-à-dire qu'en fonction de sa journée et des tâches à réaliser, le salarié va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion, ou s’installer dans un box « isoloir » pour rédiger… ou être en télétravail. Le bureau mobile ou « flex office » entre dans les mœurs. Souvent il est le résultat d’une réhabilitation de bâtiment, d’un déménagement vers un nouveau site... Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés, des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé ; le changement est à conduire, les habitudes à changer, de « bonnes pratiques » à mettre en œuvre pour que le bureau de travail soit aussi un espace bureautique organisé, enrichi de ressources numérisées, et accessible aux gisements d’information transverse comme un CRM, une GED, un SAE... C’est toute une stratégie documentaire qui est à conduire plusieurs mois avant le changement de site, pour faciliter son appropriation et permettre aux équipes concernées, quand ce n’est pas toute l’entreprise, de s’adapter à son nouvel environnement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.