Alors que la transformation numérique s’intensifie dans le secteur banque-assurance, la dématérialisation des flux documentaires entrants et sortants devient un levier stratégique. Entre obsolescence des GED, complexité des workflows et exigence croissante d'accès en temps réel aux dossiers clients ou crédits, les enjeux sont multiples. Cet article explore l’architecture cible de ces flux, les référentiels normatifs associés (ISO 30301, NF Z 42-013, etc.), ainsi que les choix technologiques et méthodologiques ayant permis d’aboutir, en deux mois, à une solution robuste, collaborative et pérenne. Quels enjeux pour la dématérialisation de ces flux ? C es flux concernent plusieurs métiers (vie, prévoyance, ...), plusieurs GED en voie d'obsolescence, plusieurs workflows avec des équipes courrier qui assurent la numérisation. L'accès dématérialisé au dossier client et au dossier de crédit est attendu tant par les clients que par les collaborateurs et partenaires. La méthodologie appliquée est celle de travaux collaboratifs avec l'équipe projet, donc une instance resserrée qui permet d'aller vite et efficacement. Chaque itération est historisée et le rapport définitif est progressivement construit. Le périmètre couvre l'ensemble du cycle de vie Les sujets discutés et arbitrés traitent des périmètres de données, les cycle de capture (interne ou externe, papier/formulaires/messagerie, numérisation NF Z 42-013 ou pas, contrôle qualité/indexation/pré-qualification, qualification, formats), le cycle d'alimentation des tâches (workflow sous forme de corbeilles électroniques connectées aux applications métier), le cycle de classement et de search (ged records management ou collaborative, moteurs de recherche, plan de classement, cycle de vie, ...), le cycle de stockage et d'archivage (périmètre NF Z 42-013 pour pas, externe ou interne, coffre fort numérique ou pas, formats type ISO 19005 ou 32000, ...) Un arbitrage pertinent au terme de seulement 2 mois de travail collaboratif L'architecture technique et fonctionnelle a été validée avec comme critères : des exigences déterminées en amont, un budget cible et un délai de mise en œuvre. L'étape suivante consiste à lancer les RFI (demande d'information auprès d'une liste restreinte de founisseurs de scanner, lad, rad, ocr, workfow, ged, RM, archivage, ...) et RFP (dossier de consultation). Précisons que cette mission d'expertise a permis de gagner un temps considérable dans la mise en œuvre et dans la fiabilité du choix. La qualité de la relation et de la collaboration a été une des clés de succès ! Référentiels clef : ISO 30301, ISO 15489, ISO 14641, NF Z 42-013, ISO 19005, ISO 32000 Technologies de référence : OnDemand, Content Manager, Documentum, Alfresco Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La Digital Workplace se compose de plusieurs digital workspace, c’est-à-dire des espaces de travail dédiés à des usages bien définis. Avant de se lancer dans le choix et la personnalisation de ces espaces de travail, il faut s’arrêter quelques instants sur les usages qui vont en être fait. Il est nécessaire de bien identifier les besoins fonctionnels des utilisateurs , d’identifier les profils utilisateurs ou “persona” et de croiser ces deux points : quel profil aura besoin de quelle fonctionnalité. Dans une entreprise, une organisation, les profils utilisateurs sont divers et variés. Le chef d’entreprise ne va pas avoir les mêmes besoins que la comptable, le gestionnaire RH ou la chargée de communication. Connaître chaque profil utilisateur est essentiel pour bien définir les espaces de travail adéquats. Je suis chef d’entreprise, j’ai besoin d’avoir accès à des tableaux de bord, des outils de pilotage, d'accéder rapidement à des informations. Je suis gestionnaire RH, j’ai besoin de communiquer à tous les collaborateurs le règlement intérieur, la liste des formulaires pour demander un congé, se faire rembourser ses notes de frais. Dans le cas d’un chargé de communication, je dois rédiger des articles permettant de tenir informé les collaborateurs de la vie de l’entreprise…. En fonction de chaque profil/persona, il sera nécessaire d’identifier les fonctionnalités à mettre en place dans sa Digital workplace. Celles-ci sont nombreuses, en voici un petit florilège : Consultation/recherche d’information permettant de retrouver l’information dont j’ai besoin. Création de contenus : rédiger des articles, des infographies, tutoriels, articles de blog. Gestion de la qualité/ référentiels : accéder/ gérer des documents de référence, documents qualité, procédures. Tableau de bord/suivi/pilotage : pilotage de mon activité, de mon service, de mon équipe Réunion interactive, à distance : fonction de tableau dynamique, outil de téléconférence, animation de webinaire. Gestion de projet : permettant le partage de l’information avec des membres de l’équipe projet, une messagerie d’équipe et l’affectation de tâches. Chaîne de validation transverse : avoir des circuits de validation de documents, de signature électronique de document. Et c’est seulement une fois que les usages auront été définis qu’il sera possible de choisir les bons outils qui répondent aux besoins. Un point important à ne pas négliger également c’est de définir des bonnes pratiques, des recommandations d’utilisation de chaque digital workspace pour garantir sa bonne utilisation !

Les défis d'une transition vers le zéro papier, nous les constatons à chacune de nos missions d'audit. La gestion documentaire est un enjeu pour le secteur de l’habitat, où les volumes de documents liés aux dossiers des locataires, aux contrats, aux ressources humaines et aux ouvrages exécutés peuvent rapidement devenir écrasants. Dans le cadre d’organisations comptant jusqu’à 1 000 salariés et 60 000 locataires, le stock papier peut atteindre des dimensions significatives, comme 6,1 km linéaires, soit environ 1 mètre linéaire par salarié ou locataire. Les questions fondamentales se posent : faut-il conserver l’intégralité des documents ? Comment réussir à adopter une approche "zéro papier" tout en respectant les impératifs réglementaires et opérationnels ? Problématiques principales : Les défis d'une transition vers le zéro papier Non-respect des durées de conservation : De nombreuses archives papier dépassent les durées légales de conservation. Absence de standardisation : Les espaces de stockage sont éparpillés et mal optimisés (ex. : box, caves, garages). Fracture numérique : Une partie des locataires et des collaborateurs éprouve des difficultés avec les outils numériques. Processus incomplets : Les flux documentaires ne sont pas toujours entièrement numérisés, rendant leur gestion complexe. La demande : Construire une stratégie de dématérialisation efficace Pour Serda Conseil, une stratégie de dématérialisation doit permettre de : Réduire les volumes de documents physiques et les coûts associés. Accélérer les temps de traitement et simplifier les recherches documentaires. Aligner les politiques d’archivage papier et électronique. Assurer un accompagnement humain et technologique pour une transition fluide et réussie. Résultats obtenus : Réduction des volumes physiques et optimisation des processus Grâce à une analyse approfondie des opportunités, il n’est pas toujours nécessaire d’investir massivement dans de nouveaux outils. En identifiant des "quick wins", des gains significatifs peuvent être obtenus, tels que : Réduction de 70 % des espaces physiques. Amélioration de la conformité et de la traçabilité, garantissant le respect des durées légales de conservation. Optimisation de la recherche documentaire grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour l’indexation et le classement automatique des documents. Les clés de la réussite pour les résultats constatés Pour garantir le succès d’un projet de dématérialisation, il est recommandé de suivre les étapes suivantes : Diagnostic global : Cartographier les stocks existants, identifier les processus à numériser et analyser les flux documentaires. Automatisation et IA : Exploiter l’intelligence artificielle pour prioriser les tâches de numérisation, trier les documents et faciliter leur gestion. Outils mutualisés : Promouvoir l’utilisation de solutions telles que la signature électronique et un archivage électronique partagé. Partenariats stratégiques : Externaliser l’archivage papier à des prestataires certifiés pour assurer la sécurité des données sensibles. Accompagnement humain : Former les équipes, moderniser les équipements (tablettes, portails numériques) et sensibiliser les locataires pour surmonter la fracture numérique. Gains : Des opportunités stratégiques pour une efficacité organisationnelle économique et écologique La dématérialisation représente une réelle opportunité stratégique pour le secteur de l’habitat. Elle permet : Une optimisation de l’espace et une réduction des coûts de moitié, Des délais de traitement réduits, facilitant l’accès aux informations critiques, Un renforcement de la conformité juridique et du respect des données personnelles, garantissant ainsi la sécurité et la transparence, Une diminution de l'empreinte carbone, Une réduction des couts.

La foudre vient de tomber ce 28 juillet : le projet du gouvernement pour la généralisation de la facture électronique s'il n'est pas abandonné, est reporté. On lit dans le communiqué de presse "Dans le cadre de ces échanges, il a été décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024 dans l’objectif de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles." Les questions vont rapidement venir : quand aurons nous les nouvelles dates d'échéance ? Et pourquoi ce report (entreprises pas au rendez vous de la préparation, travaux de l'administration en motif ?) Est-ce que les démarches pour les entreprises qui candidatent aux fonctions de PDP sont-elles aussi post posées ? Réponse : a priori pas, car "Le service d’immatriculation des plateformes de dématérialisation partenaires, ouvert par la Direction générale des finances publiques le 2 mai 2023, instruit d’ores et déjà les premières candidatures reçues." Mais du coup, quid du modèle économique pour les PDP si le planning est décalé ? Pour aller plus loin vous nous invitons à lire cet article sur archimag et pour plus d'informations n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Pour cadrer, mettre en œuvre, puis gouverner l’IA générative explicable, éthique et écologique dans son organisation, le groupe SERDA ARCHIMAG vous présente ses solutions.  En effet, l’IAG n’est plus un gadget : plus du quart (27 %) des entreprises françaises ont adopté l’IA, soit une augmentation de 35% par rapport à 2022 (selon l’étude AWS 2023). 50% des projets d’IAG échouent et les causes sont plurielles : manque de vision et d’objectifs clairs, gouvernance peu voire pas formalisée, qualité des données insuffisantes, et enfin complexité d’intégration technique. De plus, les Directions IT ont besoin d’optimiser leurs investissements déjà réalisés en GED, ECM, SAE. Et cela, 80% pensent qu’elles pourraient le faire grâce à l’IA. Voilà les enjeux et besoins que le Groupe Serda-Archimag vous invite à découvrir avec le partage de ses solutions et accompagnements dédiés IA générative et nouveaux usages. Le nouveau Guide Pratique Archimag juin 2024 consacré à l’IA générative. C’est un inédit qui s’adresse aux professionnels de l’information et aux responsables de l’IT ! Complet et concret, rédigé par des experts et illustré de nombreux retours d’expérience, ce guide est riche de conseils et de méthodes pour utiliser les IA génératives dans vos projets : comment vous repérer dans la galaxie des grands modèles de langage et des agrégateurs de modèles ? Comment rédiger un prompt efficace ? Quelles applications grand public utiliser pour gagner du temps dans vos missions ? Et quels sont les apports de l’IA générative pour votre métier, que vous soyez bibliothécaire, archiviste, documentaliste, veilleur ou que vous interveniez dans des projets de transformation numérique ? Découvrez toutes les opportunités offertes par les IA génératives et les meilleures façons de s’en emparer. Les sessions de formations qui affichent très souvent complet depuis maintenant plus d’une année avec Serda Compétences . Le centre de formation organise et accompagne les montées en compétences sur les usages et la gouvernance des IA. La formation permet d’acquérir ces compétences, au juste niveau, et en fonction de chaque besoin. On participe à des stages comme : initiation à l’IAG, gouvernance de l’IA ou comment mettre en place les processus et les outils pour rester conforme et optimiser les données de son organisation, ou comme Optimiser les données de votre entreprise grâce aux LLMs et à l’IA. Autant d’opportunités pour monter en compétence. Les acteurs éditeurs, intégrateurs, prestataires recourent aux services de l’agence éditoriale ACE by Archimag. ACE accompagne les acteurs du domaine pour leur communications sur l’ensemble des sujets donnés et IA. Des suppléments, livres blancs, contenus de blog alimentent les connaissances des chefs de projets, IT comme les chefs de projets des directions métiers. Chefs de projets et professionnels de l’information qui ont besoin de renforts pour mener à bien ces projets complexes d’adoption des nouvelles pratiques de l’IA générative. Plus on y recours, plus le sujet de la sécurité ses pose et plus la coopération de TOUTES les parties prenantes est indispensable. Ce sont là les clés de la réussite. Serda conseil a développé avec ses consultants et experts des méthodologies de cadrage des données et de mise en oeuvre des solutions techniques de traitement de données et d’IA. On ne saurait mettre en place une IA efficace, éthique, sobre écologiquement sans gouverner au plus près ses données d’entraînement comme d’inférence. Ce travail d’accompagnement et de cadrage est bien la solution pour réussir les bases de la transformation par l’IA des pratiques, usages et applications tant dans les directions métier individuellement que dans la transversalité des organisations (flux entrant, RPA/LAM, traitements automatiques, flux sortants à valeur ajoutée, archivage et extraction de données, etc.). Cet accompagnement Groupe Serda-Archimag est parfaitement « à la carte » et s’adapte à la maturité de chaque organisation, chaque direction métier. Guide, formation, amoa, contenus à valeur ajouté, autant d’outils pour piloter le changement à la vitesse optimale : ni trop vite mais ni trop lentement ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Non, passer du papier à la dématérialisation, ce n’est pas passer du carboné, du sale, du gris à une empreinte carbone neutre, à du « green » parfait et donc à la bonne solution pour la planète. On pense éviter la déforestation et l’abattage des arbres, en oubliant que les serveurs tout autour de la planète ont des conséquences encore plus importantes en termes de réchauffement climatique. Notre expérience d’expert AMOA (Assistance en Maîtrise d’Ouvrage) nous démontre chaque jour que l’espoir d’œuvrer pour notre chère planète quand on numérise ou qu’on installe des solutions de portails, de GED, d’archivage électronique est trop souvent déçu si le sujet n’a pas été approfondi sérieusement. J’observe même trop souvent la règle de la double peine : les process incluent numérisation, traitement complexe, rematérialisation pour visa ou signature, renumérisation, double envoi (voire en recommandé), archivage double support (on ne sait jamais !). Bref, non seulement on ne réduit pas l’empreinte carbone, mais ces mauvaises pratiques de dématérialisation l’augmente ! Les bonnes pratiques consistent à unifier, simplifier (beaucoup), homogénéiser, adapter les modalités d’encadrement et de management et bien entendu intégrer le télétravail. C’est un travail en profondeur indispensable. Le pilotage d’une telle transformation par cette stratégie d’écologie numérique a besoin d’être factuel et concret. La mesure de l’empreinte carbone, en tant qu’outil complémentaire pour gérer le changement du management comme des collaborateurs, est un indicateur précieux. Il est précis et pratique. Il permet non seulement une prise de conscience, mais aussi de prendre des mesures à différents jalons des avancements des projets de transformation, de pouvoir communiquer les résultats positifs, encourageants et bien entendu motivants. Ce travail a l’avantage d’embarquer l’ensemble des acteurs : la DG ou/et SG bien sûr, les métiers (pour les pratiques), la DSI (pour les solutions de dématérialisation orientées sobriété numérique, la DRH (incluant le social) et la Communication. Bien entendu, le Juridique est également impliqué ne serait-ce que pour affiner les niveaux et modalités de signature et de traçabilité pour les engagements pris par les acteurs à chaque étape des traitements dans les métiers. Cette démarche innovante trouve sa pertinence naturelle pour les organisations privées engagées dans des démarches type ISO 26001 ou 14001 et dans les organisations publiques dont les engagements politiques concourent aux intérêts citoyens (les dernières élections municipales ont été révélatrices de ces attentes).

Découvrez VITAM et comment l'archivage électronique agit pour une dématérialisation écoresponsable. Comprenez comment contribuer à la réduction de l'empreinte carbone tout en sécurisant vos données Pierre Fuzeau, président de Groupe Serda-Archimag, interviendra lors de la journée Archimag Confiance numérique 2022. Son intervention portera sur le thème "Archivage électronique : zoom sur VITAM". L'objectif est de montrer comment l'archivage peut permettre plus de sécurité avec moins de carbone. Les émissions de gaz à effet de serre produites par le numérique sont actuellement de 4%. Elles doubleront à court terme, à la fois en ce qui concerne le matériel et les usages. L’archivage, qu’il soit en support physique ou, mieux en support numérique, répond à la double exigences de SECURITE et de baisse des impacts en matière d’EMISSIONS de GES. Les solutions et offres de services du marché et des pratiques sont aujourd’hui matures en termes de solutions en mode Saas, en mode mutualisé, de partage de ressources et de compétences comme de matériels et locaux. Le marché couvre encore trop de solutions incomplètes ou trop peu connectées pour assurer la gestion fluide et économique de l’archivage en mode hybride. Néanmoins, les solutions d’archivage sont un puissant contributeur à la neutralité carbone.

La Minute du numérique responsable 🌵 est la newsletter du Groupe Serda-Archimag consacrée à la sobriété numérique. La lecture de cette newsletter ne prendra qu'une minute de votre temps et vous apportera les informations essentielles sur le numérique responsable. Ce mois-ci, voici les informations qui nous ont tapé dans l'œil : 🌐 Albert, l’IA générative de l’État français, infuse dans la fonction publique https://lnkd.in/erP4k_Q7 🌐Empreinte carbone, l'expo ! https://lnkd.in/eEF5uCah 🌐Journée de la protection des données, le 28 janvier : le rôle stratégique du DPO dans la protection des données https://lnkd.in/ew3jHbXv 🌐Épisode 10 : Mesure de l'empreinte environnementale de son SI https://lnkd.in/et3f7zgi 🌐Numérique : par an, la consommation d’un internaute représente un voyage en voiture de 3.500 km https://lnkd.in/emdD2K32 🌐En 2024, une augmentation préoccupante de la violation de données personnelles https://lnkd.in/eHNjezk2 🌐Étude ADEME-Arcep : l’impact alarmant des data centers sur le numérique en France https://lnkd.in/ezw5BEx8 🌐Sommet de l’IA : les modèles open source défendus pour leur durabilité https://lnkd.in/ewvqyEM8 Et voici les dates du mois à célébrer : 📅 27 février : Journée mondiale des ONG 📅 4 mars : Journée mondiale de l'ingénierie pour le développement durable 📅 8 mars : Journée internationale des droits des femmes 📅 11 mars : Journée internationale des startups

La Digital Workplace confirme son entrée rapide dans la liste des projets de gestion de l’information avec + de 10% de projets réalisés et presque 30% de projets d’engagés. L’habitat social est un des secteurs les plus dynamiques. Petit rappel de ce qu’on appelle la digital workplace : il s’agit d’une plateforme de gestion de l’information qui regroupe les principales fonctionnalités du quotidien pour les utilisateurs : une messagerie instantanée, un moteur de recherche, un lien avec les applications métiers, l’intranet, les documents de référence à portée de main… L’habitat social est un parfait candidat à ce type d’outillage, pourquoi ? C’est un secteur d’activité avec de multiples facettes : gestion des locataires, gestion immobilière, traitement des réclamations, offres de services techniques et travaux à réaliser, des fournisseurs et prestataires à choisir et piloter, et des agents disséminés sur différents sites tels que le siège de la structure, les loges d’immeubles pour les gardiens, les agences / points d’accueil ainsi que le centre de relation client. Cette complexité impose d’utiliser des outils de gestion de l’information qui permettent à tous et à tous les niveaux d’avoir le bon document, la bonne information au bon moment et au bon endroit. Les structures d’habitat social identifient généralement les besoins suivants en termes de gestion de l’information : Centralisation de l’information à un seul et même endroit, Capacité de gérer tout type de documents tels que des documents personnels, des documents propres à un service ou des documents qui doivent être partagés entre plusieurs services voire à l’ensemble de la structure, Communication et diffusion d’information ciblée, Accéder facilement et rapidement à une information qu’elle se trouve dans l’outil Digital Workplace ou dans des applications métiers, Accéder à des raccourcis vers les applications métier tels que la gestion des réclamations locataires, la gestion électronique du courrier, la saisie des congés, des formulaires de demandes (demande de véhicules, commande de plaques de boite aux lettres etc.), La gestion documentaire avec la possibilité de mettre en place des circuits de validation simples, Le service qualité de ce type de structure est aussi friand de la digital workplace car il permet de centraliser les documents de référence en un seul et même endroit pour qu’ils soient communiqués à tous et appliqués par tous. Le service communication est également intéressé pour faciliter la communication ciblée sur un thème, un sujet donné et en touchant toute la structure. C’est pourquoi de plus en plus de bailleurs sociaux se mettent à la recherche d’un bon outil de digital workplace car tous les métiers peuvent l’utiliser pour centraliser l’information. Si, vous aussi, vous avez envie de sauter le pas vers la Digital Workplace, faites appel à Serda Conseil pour vous aider à bien identifier vos besoins et choisir l’outil qui vous correspondra le mieux !

Le législateur est de plus en plus aidant pour faciliter l'exploitation de systèmes de digitalisation et d'archivage électronique. La jurisprudence relative à la dématérialisation et à l’ archivage électronique se multiplie d'année en année. Déjà les entreprises de secteurs d'activité bien ciblés comme le secteur financier, et sous réserve d’une certification "conforme" aux normes notamment la norme ISO 14641-1 (dont l'origine est la norme NF Z42-013 "Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes"), pouvaient détruire leurs originaux papier. Suite au nouvel article 1379 du Code Civil, qui renvoie donc à ce fameux décret à venir du Conseil d'Etat pour déterminer les caractéristiques de la fiabilité qui sera désormais attendue pour les copies numériques, il sera possible d'éliminer les originaux papier et ce quel que soit le secteur d'activité. Ainsi le législateur reconnaît désormais pleinement la valeur probatoire d'une copie fiable , quel qu'en soit le support. Il est prévu qu'"est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État." Et c'est bien là la nouveauté, car on renverse la charge de la preuve . Cette disposition et l'encadrement réglementaire qui va l'accompagner ont été introduits en collaboration avec le SIAF afin de mettre en valeur l' archivage électronique comme une condition nécessaire pour envisager la destruction anticipée de documents papier après leur numérisation. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris pour l'application de l'article 1379 du code civil confère à la copie numérique la même valeur probante que l'original signé papier. Pour les documents sur support papier, c’est un appel à la numérisation des originaux signés et la possibilité ensuite de détruire les originaux papier. Pour les documents électroniques, c'est la possibilité de signer électroniquement et de ne pas éditer de papier. On est dans le zéro papier , dans l'ère du paperless pour tous . Pour rappel le Code Civil 2016 pour le droit des contrats , le régime et la preuve des obligations, contient un article très important en matière de support de preuve pour toutes les entreprises et organisations quels que soient leurs métiers ou activités : l'article 1379 relatif à la copie numérique fiable remplaçant l'article 1348 al.2 concernant la copie fidèle et durable. En effet cet article précise que "la copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge". Il s'agit précisément du décret français n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l'article 1379 du Code Civil qui confirme la fiabilité des copies. En termes de sécurité , l' intégrité de la copie numérique constitue la qualité la plus importante du dispositif réglementaire. Pour garantir l'intégrité de la copie, les utilisateurs doivent disposer d'une empreinte numérique (signature ou cachet électronique, ...) afin d'assurer que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable (article 3). L'intégrité de la copie sera présumée (c'est à dire que naturellement elle est reconnue) lorsqu'est utilisé un horodatage, un cachet ou une signature électronique qualifiée. Autre élément essentiel qui consacre la reconnaissance de la copie numérique : le dispositif de stockage dans lequel reposera l’ensemble des copies numériques, un SAE ou système dit « d’archivage électronique ». Le SAE est largement recommandé, à la place d'une GED ou de tout autre ECM dans lequel toute le monde a plus ou moins des droits d’accès et de collaboration. Ainsi, ce décret permet de dématérialiser du papier en numérique avec le dispositif de sécurité requis applicable à tous les contrats (contrat de travail, contrat commercial, bail…), de conserver en archivage électronique des documents signés électroniquement et de supprimer le papier. Ce processus nécessite d'être encadré et documenté dans des procédures jusqu'à la destruction des papiers, de manière à garantir la chaîne de confiance qui sous tend une telle transformation dans une entreprise. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le 15 octobre 2024, date à retenir pour une simplification administrative : celle de la suppression des fonctionnalités gratuites du PPF. Les restrictions budgétaires de cette fin d’année changent beaucoup le modèle initial. Voici le nouveau schéma pour les circuits de la facturation et des paiements L'administration fiscale met un terme à la Plateforme Publique de Facturation (PPF). Initialement conçue pour centraliser la transmission des factures électroniques, notamment pour les PME, cette plateforme ne verra pas le jour.  L’impact pour toutes les entreprises : elles devront utiliser les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui sont développées, elles, par le secteur privé. Fin de la gratuité donc ! Du PPF, reste l’annuaire des entreprises Le gouvernement recentre ainsi le projet sur un annuaire de confiance qui sera utilisé par les PDP, avec un planning prévu pour le 1er septembre 2026. Conséquences pour les entreprises La fin du PPF implique plusieurs ajustements : Les opérateurs de dématérialisation devront réviser leurs offres ou collaborer avec des PDP. Les PDP devront adapter leurs systèmes à réception des nouvelles spécifications.. L’interopérabilité entre PDP est la base du dispositif, d’autant plus que l’échelon européen (avec PEPPOL) est à prendre en compte. Un seul circuit de transmission Les entreprises ne pourront plus soumettre directement leurs factures sur le portail ; un circuit unique de transmission de factures électroniques s'impose désormais via le PDP. Cela symbolise un virage significatif dans la gestion des factures électroniques en France, avec une transition vers un modèle de facturation payant et dématérialisé complet, basé sur les PDP. Du coup, l’archivage serait lui aussi naturellement payant.