L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) sensibilise aujourd'hui massivement les entreprises fournisseurs des administrations publiques sur la mise en place de la facturation électronique. Le portail Chorus qui a été développé permet d'effectuer les dépôts de factures électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données ). Le mode à privilégier va dépendre selon le volume du flux annuel de factures concernées. Conséquence : gains de temps dans la transmission, gains de qualité pour le traitement, gains de transparence pour les tâches exécutées dans un objectif de paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...). Ce dispositif est appelé à soulager les chaines de traitement papier et de numérisation ( dépollution, OCR, LAD/RAD; vidéocodage ). En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place. Les processus sont à faire évoluer, les équipes à former et les coûts des services offerts par les prestataires (externalisation) sont à adapter. Pour rappel, l'instance de normalisation européenne (CEN) avait déjà lancé en septembre 2013 le projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le secteur " ebusiness " qui, comme chacun sait, est normalisé plus vite que d'autres secteurs ! La facturation électronique comprends également le traitement des justificatifs qui reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction. Il est parfaitement logique que la facture soit la "locomotive" qui accélère la dématérialisation des flux dans les organisations. Par conséquent, la facturation électronique entraîne la mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management et d'un système d'archivage électronique ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Trois fois oui ! Pour commencer, pour l'archivage à vocation probatoire ou de préservation à long terme, le flux de versement est à tracer et enregistrer. Ce double objectif est de relever et traiter les erreurs ainsi que d'archiver les métadonnées du flux d'entrée des données en archivage. A noter que le modèle OAIS selon les exigences de la norme NF Z 42-013 / ISO14641 flèchent ce point en particulier. Ensuite parce que vous déployez des GED collaboratives (Alfresco, Mfile, SharePoint, etc.) et que vous devrez éventuellement effectuer une purge. Cette purge est à prévoir soit à cause de la volumétrie des données, soit à cause de l'application du RGPD. Cette dernière oblige directement de purger des données et documents porteurs de données à caractère personnel d'utilité réglementaire. Cette action est effectuée parce que vous souhaitez réduire le risque de perte d'intégrité par exemple. La réponse est la mise en place d'un connecteur bijectif. Il concerne le transfert en archivage et comprend également le flux de retour nommé "acquittement". Cet acquittement est alors enregistré dans la GED collaborative. Ce signalement indique clairement que l'accès aux données et documents est soumis à un protocole spécifique pour accéder aux données et documents archivés. Ces règles particulières limitent en général les droits d'accès et nécessitent des validations des archivistes ou des délégations formalisées pour les accès. Quoi qu'il en soit, l'acquittement est un sujet à traiter dans le cadre des flux entre les GED et les systèmes d'archivage électronique ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Collaboratif, accès et partage des informations et de bibliothèques de documents, moins de mails et plus de réunions en ligne, une navigation facilitée dans les gisements d’information, … bref tout ce dont nous rêvons pour travailler au quotidien de manière plus efficace, … la digital workplace nous l’offre ! Ce n’est donc plus une notion floue mais avant tout « l’environnement numérique où chaque collaborateur accède quotidiennement, selon sa fonction, aux informations et connaissances, applications et personnes dont il a besoin pour travailler ». Le confinement et sa conséquence en termes de télétravail ont été un accélérateur , mais avant cela il y a avait déjà début 2020 35% d’organisations qui annonçaient étudier, instruire voire mettre en place des projets sur ce thème. Un projet qui peut être couplé ou pas à une GED ou un ECM, soit 8 points de plus qu’en 2019 (chiffres issus du Rapport 2020 Gouvernance de l’information numérique de Serda/Archimag). La digital workplace est donc attendu comme l’espace de travail dans lequel il est possible pour chacun d’entre nous, de sélectionner, activer, utiliser des applications validées par notre organisation, de manière fédérée et combinée … un peu comme on sélectionne aujourd’hui sur son « Apple store » ou son « google Play » les applications dont on a besoin et que l’on installe. Parmi les attentes, 45% de répondants à une étude menée par Serda pour Jalios, citent en priorité la possibilité de travailler en tout lieu et en toutes circonstances , 37% répondent sur l’optimisation de leurs modes de travail, 29% pensent à une meilleure organisation de la collaboration entre équipes, et 24% parlent de « partage de savoirs et de compétences ». Ainsi la digital workplace n’est donc pas seulement un ensemble de technologies, mais centrée sur l’utilisateur elle s’intègre dans une stratégie d’entreprise qui met en jeu l’organisation, le management des équipes et la RH. Autant de complexité nécessite de piloter un tel projet en s’appuyant : 1 - Sur une méthodologie adaptée, 2 - Portée au plus haut niveau, 3 - Mise en œuvre avec la direction de systèmes d’information et la DRH, 4 - Intégrant systématiquement les directions métier à sa réalisation.

Le processus des subventions est simple “sur le papier” (pardon, sur la tablette ou l’ordi !) : un demandeur (association sportive, entreprise, particulier, etc.), un dossier à nourrir de pièces justificatives, un ou des instructeurs. Mais aussi une commission avec ses membres pour l’attribution de l’instruction, les notifications de rejet ou d'attribution, le service ordonnateur pour valider la dépense, le service payeur, le contrôle financier... Ajoutons également les actions en amont comme en aval de questions/réponses, de précisions, de compléments, de commentaires sur l’état d’avancement du dossier. Et enfin le suivi et le pilotage de l’ensemble de ces actions, et nous avons peu ou prou l’ensemble des tâches associées. Très souvent, l’instruction d’un dossier est seulement pour partie dématérialisée, voire rematérialisée à un moment ou un autre (pour le passage en commission par exemple). De nombreuses ruptures sont également constatées entre dépôt du dossier sur le portail et l’enregistrement dans la GED, entre le portail et la commission, entre la commission et le flux financier sans évoquer l’archivage électronique réglementaire qui est souvent aux abonnés absents ! Aujourd’hui, de nombreuses solutions sont développées soit par les éditeurs ou des intégrateurs (sur des bases Share Point Portail ou Alfresco donc installables en interne (on premise) comme en mode SaaS ou Cloud). Soit par développement interne (certains ministères). Soit par un service de l’état (la solution Dauphin du Commissariat général à l’égalité des territoires). Ou encore en mode directement SaaS comme avec une solution type 6Tzen. Citons enfin demarches-simplifiees.fr portail développé par la DINSIC qui est utilisé par plus d’un millier d’administrations et qui à ce jour a permis le dépôt de plus de 100.000 démarches. Ils proposent tous de manière plus ou moins évoluée, un éditeur de formulaire riche incluant la gestion des formulaires à étapes (le plus souvent en respect du formulaire Cerfa 12156*05 ou COSA), le pré-remplissage des formulaires, le suivi de démarche personnalisé, souvent la prise en charge de France Connect. Ainsi, le “basic” revient à mettre en place une connexion avec France Connect voire des bases partagées inter-administration et un Front Office (FO) suffisamment ergonomique pour que l’usager ne se perde pas. Souvent le “service minimum” s’arrête là… et cela peut suffire dans certains cas… mais seulement dans certains cas ! Pour la plupart des autres cas, on aura besoin du travail d’échanges en amont de l’instruction (comment faire ?, suis-je éligible ?, ai-je des chances ?, combien ?, ...), de questions et réponses, de suivi de dossier (où en est mon dossier pour l’usager ? Et combien et à quel état d’instruction en sont les dossiers que j’ai à suivre pour l’agent de l’administration ?), de contrôle de complétude de dossier (alertes et demandes automatiques en cas de manquement ou de contenu pas à jour réglementairement), d’organisation des commissions (convocations, transmission, compte rendu de décision) de notification, d’instruction du paiement (comprenant également les transmissions Chorus par exemple). Et enfin de suivi des activités et projets subventionnés (évaluation). Selon mon expérience, il faut être simplement adaptatif : pour des subventions simples, un portail front office peut suffire, mais pour des subventions complexes comme volumétriques, des solutions plus élaborées sont nécessaires. En quand des applications métiers pré-existent, des connecteurs ou des décommissionnements de certaines fonctions de ces applicatifs métiers sont à développer ou opérer. C’est dire que la dématérialisation des subventions peut être très simple comme plus complexe, et du coup avoir besoin d’un court cadrage préalable et indispensable à mon avis ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

38 % des organisations ne savent pas comment s’y prendre pour mettre en place un système d’archivage électronique ! Selon le rapport 2018 sur la Gouvernance de l’information publié par le Groupe Serda-Archimag, organiser la pérennité à long terme des documents et informations est le second enjeu pour 53 % des organisations, le premier étant l’accès et le partage des informations. Vient renforcer cette seconde place la crainte de ne pas maîtriser les risques de gestion des documents papier ou des fichiers électroniques enregistrés au petit bonheur la chance, mais aussi la volonté de supprimer progressivement le papier. La principale préoccupation des organisations pour mettre en place un système d’archivage électronique, réside moins dans les questions juridique ou techniques mais bien plus dans la phase de migration. Comment repérer les documents essentiels, comment opérer la numérisation, selon quel critère de classement, etc. L’archivage à vocation probatoire, c’est-à-dire l’archivage permettant de restituer un document avec valeur de preuve, donc enregistré avec les bonnes métadonnées, est intégré dans le cadre de la gouvernance de l’information pour seulement un tiers des répondants. Donc pour ⅔ des organisations aujourd’hui, l’archivage électronique et la sécurité des informations et des documents n’est pas porté au plus haut niveau de l’entreprise. Pourquoi ? Parce que l’archivage électronique est une des branches de la gouvernance de l’information qui pose le plus de problèmes en termes d’implémentation. 38 % des organisations ne savent pas comment s’y prendre, en augmentation de 3 points par rapport à 2017. Les avancées en terme de Système d’archivage électronique Rappelons que le système d’archivage électronique permet de contrôler et traiter de manière systématique et dans toute leur durée de conservation les données et documents originaux produits et reçus par chaque collaborateur. L’encadrement de ce système doit être fiable, sécurisé, pérenne, et démontré comme tel grâce à des audits ou des certifications périodiques et réguliers. On applique ici la norme de management et technique ISO14641 / NF Z 42-013. Si vos collaborateurs enregistrent leurs fichiers dans un répertoire ou un disque dur ou un dispositif type coffre fort numérique ou encore un système de stockage à haute densité pour données d’accès ponctuels comme des bandes LTO par exemple, cela ne constitue pas un système d’archivage électronique sécurisé. Dans un SAE, les accès sont limités, et peuvent aller jusqu’à l’isolation de toute connexion internet afin d’éviter les piratages et fuites de données. Malgré les risques importants, 48 % des organisations ne prévoient rien du tout 27 % des organisation ont réalisé ou engagé un projet SAE. 25 % prévoient de le faire à court ou moyen terme. Et pour 48 % des organisations, rien n’est prévu. Les administrations et le secteur des banques-assurances en avance, le monde de l’enseignement-recherche et les autres sociétés de services à la traîne. Les avancées sont cependant très différenciées selon le secteur d’activité. Les administrations et le secteur banque-assurance, soumis à des impératifs de compliance, sont les secteurs les plus avancés. Les secteurs de la santé et les collectivités territoriales sont plutôt dans la moyenne. Quant au secteur de l’Education-Enseignement-Recherche, il est la lanterne rouge du classement, avec les sociétés de services autres que le secteur financier. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

L’ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 concernant les données de santé à caractère personnel expose les conditions de reconnaissance de la force probante. Cette ordonnance est prise sur le fondement de l’article 204 de la loi du 16 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé. Son titre est explicite : « Relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique, et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique ». Ce texte précise donc les conditions dans lesquelles les documents médicaux doivent être produits, signés et conservés pour avoir force probante . Il s’agit donc bien de la déclinaison de l’article 1379 du Code Civil pour le domaine de la Santé, qui est relatif à la copie numérique à valeur probante. L’ordonnance autorise également la destruction des dossiers médicaux papier détenus par les professionnels, les établissements et les organismes de santé ou sociaux, ou médico-sociaux, dès lors que ces mêmes dossiers ont été préalablement numérisés selon des modalités qui garantissent la fiabilité et l’intégrité de la copie, et pour les archives médicales à caractère public, après autorisation de la personne exerçant le contrôle scientifique et technique. La digitalisation va donc enfin pouvoir se déployer de manière massive sur le secteur de la Santé, car pouvoir dématérialiser sans avoir à conserver en parallèle les dossiers médicaux papier était fortement attendu par les établissements de santé dans leur ensemble pour lancer leurs projets de dématérialisation et d'archivage des dossiers médicaux . Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La dématérialisation du dossier patient dans les établissements de soins est bien plus qu’une évolution de support de stockage. En effet, les enjeux sont aussi réglementaires, car au-delà de la simple numérisation, c'est la totalité du cycle de vie du dossier patient qui est impactée. La conservation, l’accès, la gestion et la destruction du dossier sont très encadrées et nécessite une analyse particulière. Une analyse des risques est à mener pour chaque activité concernée. Pour un établissement de soins, passer au dossier patient numérique signifie déterminer une nouvelle architecture en termes de sécurité, de connexion au DPI... Serda Conseil a organisé un petit déjeuner le 02 avril 2015 autour de ce thème avec Numen. Il s'est appuyer sur le témoignage du DSI de l’hôpital Saint Joseph de Paris. Ce dernier a réalisé un retour sur la dématérialisation du dossier patient, et sur l'hébergement des dossiers patient en mode SaaS. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La dématérialisation, la gestion électronique des dossiers médicaux ainsi que l’informatisation des parcours de soins des patients sont au cœur du dispositif Programme Hôpital Numérique. Ces thématiques sont également l'enjeu de plusieurs programmes de mutualisation de moyens mis en œuvre dans le cadre de la réforme des groupements hospitaliers de Territoire” (également connus sous le nom de "GHT"). L'objectif de ces programmes est d'offrir un accès partagé et de faciliter la gestion collaborative des dossiers par les équipes de soins. Ils visent également à développer l'archivage électronique des documents médicaux pour être en conformité réglementaire. Serda, société de conseil spécialisée et reconnue dans le monde de la dématérialisation, crée un Pôle Santé dédié à ces projets. Les directions d’information médicale, les directions de la Qualité et des Relations avec les Usagers, et les directions des systèmes d’information engagent souvent de concert des projets. Ces projets visent à numériser et à gérer électroniquement l’ensemble des dossiers et documents concernant les patients, quel que soit leur parcours de soins (spécialités, consultations, hospitalisations,...). Le règlement RGPD (gestion des données à caractère personnel) doit aussi être intégré en amont des réflexions, ainsi que la signature électronique ou les coffre-fort numériques, et l’archivage électronique spécifique aux documents et données de santé. Nous assurons la prestation d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage tout au long du projet, de l’étude de cadrage, l’audit, le diagnostic, les cahiers des charges, le lancement du projet, les spécifications, au déploiement et à l’accompagnement au changement. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

L'ANSSI appelle à faire preuve de très grande vigilance dans le contexte Ukraine. Une note du Ministère de l'Intérieur a été envoyée à tous les Préfets leur demandant d'être en alerte face au danger de cyberattaques et de vérifier les plans de cybersécurité. La dématérialisation est au cœur du sujet. Les recommandations portent sur le renforcement de la sécurité à tous les niveaux de traitement comme par exemple sur des signatures de haut niveau (c'est à dire des signatures qualifiées) et en ce qui concerne l'archivage électronique. Des recommandations portent sur la prise en compte des modalités de conservation de type off line (bandes, microfilm, etc.) pour certains fonds d'archives (patrimoniaux, hautement critiques/risques élevés et avérés, etc.). La note du Ministère de l'Intérieur alerte aussi sur la vérification des plans de continuité et des plans de reprise d'activité en cas d'attaque. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

C'est l'histoire d'une banque qui a établi en 2000, une stratégie de mise en œuvre pour son système d'archivage électronique NF Z 42-013, encadré par un processus de records management. Son objectif : détruire "l'enveloppe charnelle" des dossiers de leurs clients et une grande partie des dossiers crédits : c'est à dire le papier. Un juke-box de DON , une chaîne de numérisation et un applicatif RM et SAE plus loin, et le ROI est atteint : la suppression d'une partie du stock papier est entériné et la conservation passe au numérique. Ce nouveau modèle perdure durant une bonne dizaine d'années . Cependant à partir de 2010, une toute nouvelle plateforme d'ECM est installée pour entrer de plein pied dans le monde digital. On mutualise, on déploie, on met en ordre de marche et on reprend l'existant. Ici, l'ECM est nativement de mise : ubiquité, recherche rapide, etc... bref tout ! sauf un archivage à vocation probatoire . Complexe à mettre en œuvre, il simplement été laissé sur le bord de la route ! Résultat : la banque a dû réarchiver ses dossiers papier en parallèle de l'ECM , les reclasser et réoccuper de nouvelles surfaces. Autre question : quid des dossiers papier supprimés qui ne possèdent plus leur pendant numérique conservé dans un cadre probatoire ? Faire et défaire, c'est toujours travailler ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Quels sont les sujets sur lesquels agir pour réduire la dette de la Gouvernance de l’information numérique ? Des feuilles de route incomplètes ou pas à jour sont génératrices de dette ! Chaque organisation poursuit en permanence sa feuille de route d’évolutions qui est, à mon expérience, plus ou moins pertinente ou à jour. En référence avec l’état de l’art et les bonnes pratiques de la Gouvernance de l’information, la modernisation de l’architecture SI et de des offres de services orientés vers les utilisateurs internes ou externes se traduisent financièrement et techniquement par une dette qui est parfois critique. Le retard dans la mise en place des solutions et également dans l’évolution les pratiques en est la traduction concrète ! C’est à l’occasion du contexte, autant incroyable qu’inédit, du confinement et du télétravail, que les Directions générales, les Directions métiers et les DSI ont pu réaliser à quel point la dette est importante. Et sur le principe et pour faire simple : plus on est en retard, plus la dette est et sera lourde à couvrir. Un système en conformité avec l'état de l'art aura donc une dette faible. Où se trouvent les écarts qui pèsent le plus sur la dette ? En toute logique, si on reprend la page 39 du rapport annuel 2020 de Serda Conseil sur la Gouvernance de l’information, sur les 17 sujets, 9 permettent de mieux mesurer l’écart et donc la dette ! J’en veux pour preuve, la liste des 9 projets les moins prévus dans le cadre de la GIN (Gouvernance de l’information numérique) : Infographie des neufs types de projet les plus en décalage au regard de la dette Gouvernance de l’information numérique (GIN) 4 portefeuilles à instruire pour réduire la dette (le premier portefeuille à plus de 60% et les 3 autres portefeuille à plus de 50%) - Portefeuille orienté services au utilisateurs (plus de 60% non prévus) : le 1 avec les plateformes de services et le 2 avec le Digital Workplace, deux sujets souvent associés. A l’heur du télétravail et du contexte, c’est ce portefeuille qui porte beaucoup la dette. - Portefeuille orienté sécurité et traçabilité : le 9 avec le records management et la gestion du cycle de vie et le 4 avec le coffre fort numérique. - Portefeuille orienté Veille et réseaux sociaux : le 5 et le 6 indiquent que la généralisation de la veille, activité encore trop silotée et réduite aux strict métier des veilleurs, est encore en deçà des attendus pour les activités d’idéation, de benchmark, d’innovation, d’analyse stratégique ou technique. - Dernier portefeuille, l’automatisation des processus soient le 3 avec l’IA au service de la GED (moteurs intelligents et instruction d’actions en lien avec les traitements documentaires), le 7 (courrier) et le 8 (RPA) qui couvrent les traitements auto-apprenant destinés à automatiser les flux entrants comme sortants Pour télécharger le rapport GIN 2020, rendez-vous sur cette page .

Voilà un très beau travail que nous sommes très très fiers d'avoir porté avec Mintika en collaboration avec les équipes du SIAF, de Vitam, et de chacun des trois ministères porteurs du projet Vitam : une modélisation de la préservation des archives électroniques. Cette modélisation est l'outil indispensable pour évaluer les compétences et charges nécessaires (et donc les budgets et coûts induits) pendant la mise en œuvre puis le fonctionnement d'un système d'archivage électronique qu'il soit à vocation probatoire ou à vocation patrimonial. Il s'adresse à toute organisation qui s'interroge sur sa capacité à assurer la vie des archives sur du moyen et long terme dans le cadre d'un SAE. Un volet spécifique et réservé d'étude de scénarisations a été également produit mais ne fait pas partie des documentations partagées car spécifique à chaque bénéficiaire. Cette scénarisation repose sur le chiffrage détaillé sur une période aussi longue que 25 ans. Elle comprend entre autre les migrations, les contrôles et audits et les dispositifs de veille et de restauration de données. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.