La dématérialisation des dossiers et documents cœur de métier se généralisant dans toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, c’est maintenant au tour des services fonctionnels et transverses de s’engager dans la gestion numérique de l’information, et au premier rang d’entre eux les services de Ressources Humaines. Serda Conseil, société de conseil spécialisée et reconnue dans le monde de la dématérialisation, créé un Pôle RH dédié à ces projets. Les directions des ressources humaines et les directions des systèmes d’information engagent souvent de concert des projets visant à numériser et à gérer électroniquement l’ensemble des dossiers et documents concernant les collaborateurs, qu’ils soient individuels ou collectifs. Le règlement RGPD (gestion des données à caractère personnel) doit également être intégré en amont des réflexions, ainsi que la signature électronique ou les coffre-fort numériques, jusqu’à l’archivage électronique des documents et données. Notre équipe prend en charge l’ensemble d’un projet en Assistance à Maîtrise d’Ouvrage : étude de cadrage, lancement du projet, entretiens, préconisations, etc. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Le législateur est de plus en plus aidant pour faciliter l'exploitation de systèmes de digitalisation et d'archivage électronique. La jurisprudence relative à la dématérialisation et à l’archivage électronique se multiplie d'année en année. Déjà les entreprises de secteurs d'activité bien ciblés comme le secteur financier, et sous réserve d’une certification "conforme" aux normes notamment la norme ISO 14641-1 (dont l'origine est la norme NF Z42-013 "Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes"), pouvaient détruire leurs originaux papier. Suite au nouvel article 1379 du Code Civil, qui renvoie donc à ce fameux décret à venir du Conseil d'Etat pour déterminer les caractéristiques de la fiabilité qui sera désormais attendue pour les copies numériques, il sera possible d'éliminer les originaux papier et ce quel que soit le secteur d'activité. Ainsi le législateur reconnaît désormais pleinement la valeur probatoire d'une copie fiable, quel qu'en soit le support. Il est prévu qu'"est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État." Et c'est bien là la nouveauté, car on renverse la charge de la preuve. Cette disposition et l'encadrement réglementaire qui va l'accompagner ont été introduits en collaboration avec le SIAF afin de mettre en valeur l'archivage électronique comme une condition nécessaire pour envisager la destruction anticipée de documents papier après leur numérisation. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Devant des armoires qui débordent et des espaces informatiques qui saturent, qui ne s’est pas déjà entendu dire : « Dès que c’est un peu plus calme on fait le tri ! ». Malheureusement, le plus souvent, l’année suivante, force est de constaté que rien n’a été fait et que, pire, le volume a encore augmenté. À cela trois raisons principales ! Pour trier il faut savoir quelles règles appliquer : rares sont les entités dotées de référentiels indiquant les délais de conservation de leurs documents papier ou électroniques. Par défaut la prudence est de mise et, en dehors de quelques exceptions, chacun conserve ses documents « au cas où ». Pour trier il faut du temps : peu de salariés disposent de temps réservé au tri, au classement et à l’archivage. De plus, se libérer une heure de temps en temps est très peu efficace. Il est difficile d’être efficace tout seul. Tri, classement et archivage, qu’ils soient papier ou électroniques, n’ont jamais motivé beaucoup de monde ! Une seule solution : une mobilisation collective. Mettre en place une opération de tri/classement / archivage constitue donc un vrai projet avec une méthodologie et une organisation adaptée : le « Cleaning day ». Organiser son Cleaning Day Le cleaning day se déroule en trois temps : Préparation Identifier les documents de l’entité (ex : un service ou une direction) et leur délai de conservation. Il s’agit de rassurer les utilisateurs sur ce qui peut/doit être détruit et disposer d’un référentiel réutilisable chaque année. Communiquer pour expliquer la démarche et le déroulement du cleaning day. Définir une date commune pour toute une entité (1 jour minimum) : temps réservé, pas de téléphone, pas de réunion, etc. Organisation logistique : sacs poubelles, benne extérieure, boites archives, personnel de manutention, etc. Déroulement En fonction du contenu du cleaning day (papier et électronique ? Avec ou sans reclassement électronique?), celui-ci peut durer un ou deux jours (pas nécessairement consécutifs). Après un rapide briefing méthodologique effectué par le chef de projet, les opérations de tri démarrent, individuellement ou (de préférence) collectivement. Une fois les premiers documents détruits les réticences du début cèdent au fur et à mesure et très vite, chacun se prend au jeu. Toutefois, nous n'avons pas tous la même sensibilité par rapport à la destruction, ce qui rend essentiel le rôle d'accompagnement du chef de projet pour aider les plus réticents. Au final, les clés de cette journée sont : l’organisation, l’implication de tous (dont le responsable d’entité !), l’accompagnement sur le terrain. A noter que certains font du cleanig day, une journée « festive » avec un petit-déjeuner d’accueil et un déjeuner collectif. Communiquer les résultats Suite au cleaning day, il est important que le chef de projet puisse revenir vers l’entité pour communiquer les résultats (ex : volume détruit et archivé, ce qui reste à faire, etc.). L’objectif est de valoriser le travail effectué et se servir de cette expérience pour communiquer vers d’autres entités. Le « cleaning day » demande donc une préparation et une organisation mais son côté « collectif », voire ludique, offre une garantie de résultat bien meilleure que les initiatives individuelles. Renouvelé annuellement, il contribue à maîtriser l’inflation documentaire tout en créant un événement collectif convivial. Enfin, au-delà d'une opération annuelle, le cleaning day est aussi un premier pas dans la transition numérique en permettant une mise à plat et une rationalisation de la production documentaire en ne conservant que l'essentiel. Ce chantier peut donc être le début d'un autre : structurer et dématérialiser la gestion documentaire. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La dématérialisation du dossier patient dans les établissements de soins est bien plus qu’une évolution de support de stockage. En effet, les enjeux sont aussi réglementaires, car au-delà de la simple numérisation, c'est la totalité du cycle de vie du dossier patient qui est impactée. La conservation, l’accès, la gestion et la destruction du dossier sont très encadrées et nécessite une analyse particulière. Une analyse des risques est à mener pour chaque activité concernée. Pour un établissement de soins, passer au dossier patient numérique signifie déterminer une nouvelle architecture en termes de sécurité, de connexion au DPI... Serda Conseil a organisé un petit déjeuner le 02 avril 2015 autour de ce thème avec Numen. Il s'est appuyer sur le témoignage du DSI de l’hôpital Saint Joseph de Paris. Ce dernier a réalisé un retour sur la dématérialisation du dossier patient, et sur l'hébergement des dossiers patient en mode SaaS. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) sensibilise aujourd'hui massivement les entreprises fournisseurs des administrations publiques sur la mise en place de la facturation électronique. Le portail Chorus qui a été développé permet d'effectuer les dépôts de factures électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données). Le mode à privilégier va dépendre selon le volume du flux annuel de factures concernées. Conséquence : gains de temps dans la transmission, gains de qualité pour le traitement, gains de transparence pour les tâches exécutées dans un objectif de paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...). Ce dispositif est appelé à soulager les chaines de traitement papier et de numérisation (dépollution, OCR, LAD/RAD; vidéocodage). En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place. Les processus sont à faire évoluer, les équipes à former et les coûts des services offerts par les prestataires (externalisation) sont à adapter. Pour rappel, l'instance de normalisation européenne (CEN) avait déjà lancé en septembre 2013 le projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le secteur "ebusiness" qui, comme chacun sait, est normalisé plus vite que d'autres secteurs ! La facturation électronique comprends également le traitement des justificatifs qui reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction. Il est parfaitement logique que la facture soit la "locomotive" qui accélère la dématérialisation des flux dans les organisations. Par conséquent, la facturation électronique entraîne la mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management et d'un système d'archivage électronique ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

C'est l'histoire d'une banque qui a établi en 2000, une stratégie de mise en œuvre pour son système d'archivage électronique NF Z 42-013, encadré par un processus de records management. Son objectif : détruire "l'enveloppe charnelle" des dossiers de leurs clients et une grande partie des dossiers crédits : c'est à dire le papier. Un juke-box de DON, une chaîne de numérisation et un applicatif RM et SAE plus loin, et le ROI est atteint : la suppression d'une partie du stock papier est entériné et la conservation passe au numérique. Ce nouveau modèle perdure durant une bonne dizaine d'années. Cependant à partir de 2010, une toute nouvelle plateforme d'ECM est installée pour entrer de plein pied dans le monde digital. On mutualise, on déploie, on met en ordre de marche et on reprend l'existant. Ici, l'ECM est nativement de mise : ubiquité, recherche rapide, etc... bref tout ! sauf un archivage à vocation probatoire. Complexe à mettre en œuvre, il simplement été laissé sur le bord de la route ! Résultat : la banque a dû réarchiver ses dossiers papier en parallèle de l'ECM, les reclasser et réoccuper de nouvelles surfaces. Autre question : quid des dossiers papier supprimés qui ne possèdent plus leur pendant numérique conservé dans un cadre probatoire ? Faire et défaire, c'est toujours travailler ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Selon l'ambassadeur du salon "Documation" de 2015, Maître Alain Bensoussan, le droit français autorise les organisations publiques et privées à adopter le "triple zéro". Un organisme "triple zéro" est celui qui réunit les conditions citées ci-dessous. Premièrement, aucun document de l'extérieur n'est distribué au format papier (zéro papier entrant). Par exemple, ce sont des formulaires, mails, données issues de portails en ligne, documents numérisés etc... Deuxièmement, aucun document ne circule en interne au format papier (zéro papier circulant). Ce sont des documents faisant l'objet de workflows, d'annotations, de commentaires etc... Troisièmement, aucun document n'est envoyé à l'extérieur au format papier (zéro papier sortant). Alain Bensoussan pointe trois clefs essentielles pour que le triple zéro fonctionne. Il s'agit de veiller à la bonne gestion du cycle de vie numérique, la gestion de la propriété et d'installer une architecture multi-usages avec un stockage unique. Ajoutons, compte tenu des usages courants associés à la résistance au changement. Il convient de conserver, pendant un temps, un résiduel du flux physique en entrée comme en sortie et le tour sera joué ! Pour devenir champion du triple zéro : basez vous sur les propos d'Alain Bensoussan lors du salon Documentation de 2015 ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Au regard du statut et de la mission de l’Assemblée nationale, la problématique de l’archivage électronique est devenue une véritable nécessité. Il s’agit de gérer et de conserver de manière efficiente et pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale. Dans cette optique, l’Assemblée nationale a souhaité que Serda réalise une étude de cadrage afin d’avoir une vision claire de son besoin d’archivage électronique et puisse définir le scénario de mise en œuvre le mieux adapté. La mission s’est déroulée en trois temps. Phase 1 : Préparation de l’étude Comme tout projet d’étude, et notamment d’archivage électronique, Serda Conseil débute par la mise en place d’un Plan Qualité Projet qui permet de valider l’organisation de la mission, le périmètre à étudier, les interlocuteurs à rencontrer, etc. Parallèlement, nous collectons toute la documentation existante sur le sujet au sein de l’Assemblée nationale : procédures, organigrammes, tableaux de gestion, etc. Phase 2 – Diagnostic / Etat des lieux En collaboration avec les archivistes de l’Assemblée nationale, les consultants Serda mettent en place la collecte de données autour de trois actions principales : L’organisation d’ateliers fonctionnels regroupant des représentants des différentes fonctions de l’Assemblée nationale. La diffusion d’une grille de collecte afin de disposer de données qualitatives et quantitatives précises : typologies documentaires, gisement, formats, cycle de vie, etc. Et enfin la tenue d’ateliers techniques autour d’ une sélection d’applications représentatives (GED, bases de données métiers, application métier..) mais aussi les espaces de serveurs de fichiers, ainsi que la messagerie électronique. Sur la base de ces informations Serda élabore un rapport de diagnostic permettant à l’Assemblée nationale de disposer d’une vision claire et précise de son positionnement actuel vis-à-vis de ses besoins d’archivage électronique (données éligibles, niveau de service, archivage à vocation probatoire ou non, etc.) En parallèle de ce diagnostic, Serda rédige un état de l’art général en matière d’archivage électronique qui a pour objectif d’informer la maîtrise d’ouvrage sur ce qui caractérise actuellement l’archivage électronique en France. Pour ce faire, Serda se base notamment sur les différentes études produites par SerdaLab et par Archimag sur le sujet : aspects règlementaires et normatifs (ISO 14641, NF Z 42-013, OAIS, etc.), le marché de l’archivage électronique et ses acteurs, retours d’expériences dans le domaine public (besoins exprimés, gouvernance projet, budget, etc.). Phase 3 : Etude des scenarii Au regard des informations collectées durant l’état de lieux, Serda construit 3 scénarios de solution, organisationnelle, fonctionnelle et technique pour la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique. Un travail collaboratif avec les chefs de projet de l’Assemblée nationale permet de s’assurer de la faisabilité et de la pertinence des différents scenarii produits. Pour chaque scénario, Serda présente : Description du scénario • Présentation des impacts organisationnels, humains, et techniques), • Budget du scénario : temps projet, matériel de stockage, logiciel, maintenance, etc. • Points forts/points faibles / Risques et opportunités • Un plan d’action général • Parallèlement, Serda identifie les prérequis indispensables à la mise en place de tout scénario d’archivage électronique. En effet, en amont de l’archivage électronique, certaines exigences de records management (ISO 15489, ISO 30300) sont indispensables pour garantir la réussite du projet et doivent être intégrées dans le plan d’action de chacun des scenarii présentés. Bénéfices client Cette étude a permis à l’Assemblée nationale de disposer d’un état des lieux de référence et d’une feuille de route pour mettre en œuvre son système d’archivage électronique. Référentiels utilisés : ISO 14641, ISO 30300, ISO 15489, NF Z 42-013, Code du Patrimoine, ISO 14721 (OAIS). Technologies : SAP, File Maker, Nuxeo, Eversuite, Crossway Ville (médical), Activ Circle Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Quels enjeux pour la dématérialisation de ces flux ? Ces flux concernent plusieurs métiers (vie, prévoyance, ...), plusieurs GED en voie d'obsolescence, plusieurs workflows avec des équipes courrier qui assurent la numérisation. L'accès dématérialisé au dossier client et au dossier de crédit est attendu tant par les clients que par les collaborateurs et partenaires. La méthodologie appliquée est celle de travaux collaboratifs avec l'équipe projet, donc une instance resserrée qui permet d'aller vite et efficacement. Chaque itération est historisée et le rapport définitif est progressivement construit. Le périmètre couvre l'ensemble du cycle de vie Les sujets discutés et arbitrés traitent des périmètres de données, les cycle de capture (interne ou externe, papier/formulaires/messagerie, numérisation NF Z 42-013 ou pas, contrôle qualité/indexation/pré-qualification, qualification, formats), le cycle d'alimentation des tâches (workflow sous forme de corbeilles électroniques connectées aux applications métier), le cycle de classement et de search (ged records management ou collaborative, moteurs de recherche, plan de classement, cycle de vie, ...), le cycle de stockage et d'archivage (périmètre NF Z 42-013 pour pas, externe ou interne, coffre fort numérique ou pas, formats type ISO 19005 ou 32000, ...) Un arbitrage pertinent au terme de seulement 2 mois de travail collaboratif L'architecture technique et fonctionnelle a été validée avec comme critères : des exigences déterminées en amont, un budget cible et un délai de mise en œuvre. L'étape suivante consiste à lancer les RFI (demande d'information auprès d'une liste restreinte de founisseurs de scanner, lad, rad, ocr, workfow, ged, RM, archivage, ...) et RFP (dossier de consultation). Précisons que cette mission d'expertise a permis de gagner un temps considérable dans la mise en œuvre et dans la fiabilité du choix. La qualité de la relation et de la collaboration a été une des clés de succès ! Référentiels clef : ISO 30301, ISO 15489, ISO 14641, NF Z 42-013, ISO 19005, ISO 32000 Technologies de référence : OnDemand, Content Manager, Documentum, Alfresco Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Dans le cadre d’un projet de réorganisation immobilière importante, un Centre Hospitalier souhaite préparer un regroupement physique de ses archives administratives, actuellement réparties dans 32 locaux d’archives, dans 13 bâtiments. La mission de Serda Conseil consiste à faire un état des lieux de la situation actuelle, proposer des scénarii de solutions et rédiger les procédures et le plan d’action de la solution choisie. Diagnostiquer le fonctionnement archives Le premier travail de diagnostic nécessite une collecte complète des données qualitatives et quantitatives de l’archivage administratif. Ensuite est menée une analyse précise des processus archives de chaque service : gestion générale des archives, création de dossier, classement / reclassement, mouvements et délais, gestion des stocks, recherche, destruction, etc. Cette analyse est complétée par une collecte des données quantitatives d’archives et des conditions de conservation : capacité actuelle, volume conservé, espace disponible, état de conservation, type de conditionnement, sécurité, etc. Au regard de ces éléments, Serda présente à la maîtrise d’ouvrage une vision claire et précise de l’archivage administratif (Projections volumétriques à 5 et 10 ans, description des processus actuels, analyse des équipements et principes de stockage, comparatifs avec les pratiques d’autres établissements de taille équivalente, etc.) au sein du Centre hospitalier mais également des pistes d’orientations qui vont également préfigurer dans les scenarii qui seront développés en phase suivante. Proposer des scénarii de solutions Sur la base des pistes de scénarios présentées en fin de diagnostic, Serda élabore ensuite 3 scenarii d’organisation de la gestion des archives administratives : Description du scénario • Présentation des impacts organisationnels, matériels et humains • Synthèse des points forts, points faibles, risques et opportunités • Impact financier • Plan d’action général • Suite au rapport remis au client, le client se positionne sur le scenario qu’il souhaite mettre en œuvre. Préparer la mise en œuvre Pour anticiper la mise en œuvre et permettre au client de mieux se préparer au changement, Serda Conseil construit les procédures et le plan d’action détaillé du scenario choisi. Ainsi, le client dispose des éléments nécessaires pour mobiliser les ressources et planifier les différentes actions en cohérence avec le planning du projet immobilier (déménagement de bâtiment, construction et démolition, etc.). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Quand les données du passé se transforment en un inventaire accessible sur Internet. Nous réalisons régulièrement pour des Archives Départementales, des fichiers d’inventaire. Ainsi nous avons produit, sous forme d’instrument de recherche, un inventaire analytique de l’ensemble des permis de construire (déclaration de travaux, plans, permis de construire, ….) délivrés entre 1945 et 1964 pour une collectivité territoriale du Sud de la France. L’objectif est de pérenniser et de sécuriser l’information originale. Cet inventaire permet aussi de valoriser le fonds d’archives en s’appuyant sur les recommandations de la norme ISAD(G) - norme internationale de description archivistique. En plus de faciliter sa prise en charge par la direction des Archives Départementales et de favoriser l’accès aux publics. Traitement matériel et intellectuel Pour permettre le traitement à la fois matériel et intellectuel de ce fonds patrimonial, nous mettons en place une équipe d’archivistes professionnels chargée de trier l’ensemble des dossiers, d’identifier et de classer les documents, et d’élaborer le fichier d’inventaire à partir des métadonnées : provenance, typologies documentaires, dates extrêmes, valeur du document, et des mots clés topographiques nécessaires. Nous construisons les modes opératoires de tri, en accord avec le conservateur en charge du domaine. Ensemble, nous créons des outils de contrôle pour échantillonner le fonds et vérifier la qualité du travail fait (notamment le calendrier de réalisation). A l’issue de ce projet, nous livrons un outil de recherche conforme aux normes archivistiques, en fichier natif pour être réexploitable par les conservateurs, et en mode consultable à partir du site Internet des Archives départementales concernées par des chercheurs intéressés par ce patrimoine. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.