Que l’on soit fonctionnaire ou collaborateur du secteur privé, quel que soit le métier ou la fonction qu’on exerce, nous sommes de plus en plus adeptes des réseaux sociaux ; nous acquérons de plus en plus les réflexes de communication numérique en entreprise. Nous attendons donc de nos outils de travail quotidiens les mêmes formes de possibilité, c'est-à-dire une forme de communication qui stimule les nouveaux usages participatifs au-delà du traitement des documents dans un workflow et qui simplifie tous les niveaux de traitement.
Nos niveaux d’exigence montent donc vers plus de contribution active dans le cadre de travail partagé sur des documents, de co-rédaction ou d’enrichissement sous forme de commentaires ou de tweets, de fonction d’alerte, de recommandation ou de valorisation de documents vers des interlocuteurs internes ou externes,… bref toutes ces formes de collaboration qui nous permettent de gagner du temps individuellement et nous rendent plus efficaces collectivement, et qui s’appuient sur des comportements « nouveaux ».
Mais sommes-nous réellement prêts à l’accepter ? Transformer nos habitudes, « dé-siloter » nos pratiques, c’est bien plus difficile que de « dé-siloter » nos espaces de travail ou nos applications informatiques. C’est tout l’enjeu qui encadre la mise en œuvre d’une GED collaborative, car on doit l’accompagner d’une démarche de changement ; c’est en ce sens qu’il est souhaitable de l’appréhender comme un projet à part entière, pour ne pas laisser croire que la transformation des comportements suivra naturellement !
Notre expérience de cabinet d’expertise sur les domaines de la dématérialisation et de la GED au profit de la transformation numérique, nous permet de mettre en œuvre de réelles stratégies de « change management » qui pour accompagner, sur le terrain, les équipes concernées et leurs managers. Les 8 lignes de force du dispositif sont les suivantes :
1 - Mise en place d’une instance « engagée » qui n’est pas que sponsor ou pilote mais aussi « leader » dans l’application de nouvelles pratiques,
2 - Participation à des travaux de groupe autour de nouveaux usages (ex usage de webchat,…),
3 - Communication et quick wins pour satisfaire à une attente immédiate sur l’intérêt de « changer »,
4 - Désignation de chefs de file qui vont être moteur pour diffuser les nouveaux réflexes face à des personnes plus hésitantes voire réticentes,
5 - Formations et coaching,
6 - Diffusion de tutoriels,
7 - Valorisation de retours d’expérience en s’appuyant sur le réseau interne pour mettre les collaborateurs en relation et dialoguer avec les bonnes personnes face une situation donnée,
8 - Suivi des résultats sous forme d’indicateurs formalisés dans des tableaux de bord (mesure de la réalisation des plans d’actions, écarts et difficultés, actions correctives, …), car tout changement est complexe, et il est impossible de tout prévoir, le suivi régulier permet donc de réajuster, optimiser, voire se réadapter la démarche de change management.
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