Industrie : comment transformer la facture électronique en opportunité stratégique ?

S’il est bien un secteur d’activité où l’efficacité opérationnelle est un facteur clé de compétitivité, c’est celui de l’industrie. Faisant déjà face à des processus administratifs lourds, les acteurs du domaine doivent également se préparer à la généralisation de la facturation électronique dès 2026. Pour autant, loin d’être une simple contrainte réglementaire, ce dispositif représente une occasion unique de repenser la gestion documentaire et les chaînes de flux commerciaux et comptables. Décryptage.

Facture électronique : quel impact pour le secteur industriel ?

Qu’elles soient spécialisées dans la métallurgie, la mécanique ou encore la production de pièces complexes, les entreprises du secteur de l’industrie doivent composer avec une grande variété de documents, en tête desquels les bons de commande clients et les factures fournisseurs. Leur gestion constitue ainsi un véritable casse-tête pour les professionnels : les bons de commande, par exemple, intègrent souvent une multitude de lignes, multipliant les risques d’erreurs lors des saisies manuelles. Autant d’anomalies qui entraînent relances, avoirs, retards de paiement et perte de temps pour les équipes.

Avec la généralisation de la facturation électronique (dès septembre 2026 pour PME et ETI, puis septembre 2027 pour les TPE), la gestion documentaire pourrait encore gagner en complexité si cette transition n’est pas correctement préparée. Pour rappel, ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’ordonnance du 15 septembre 2021, qui impose progressivement à toutes les entreprises de recourir à la facture électronique sur leurs transactions B2B domestiques. À terme, toute entreprise devra transmettre et recevoir des factures exclusivement via des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP), selon des formats structurés (Factur-X, UBL, CII).

Cette obligation répond à la volonté de l’État de sécuriser les transactions, de faciliter la récupération de la TVA et de lutter contre la fraude. Concrètement, chaque facture transite électroniquement entre émetteur et récepteur grâce à ces plateformes, qui garantissent traçabilité, conservation et conformité du flux documentaire. Et si ce dispositif peut, de prime abord, sembler complexe, il représente en réalité une formidable opportunité de gagner en efficacité.

Vers une chaîne documentaire optimisée

Loin d’être une simple obligation, la réforme sur la facture électronique est tout à la fois l’occasion de :

• Examiner la chaîne des flux commerciaux et des commandes, généralement gérés dans des ERP (SAP, Oracle, Sage, Dynamics 365, etc.), et la chaîne comptable ;

• Réduire drastiquement les ressaisies et les erreurs grâce à une meilleure intégration des données ;

• Améliorer la qualité et la traçabilité des informations pour des paiements plus rapides et plus fiables.

Pour autant, avant de profiter de ces bénéfices, il est essentiel de réaliser un diagnostic complet des processus actuels. L’objectif : identifier les points de blocage, les tâches répétitives et les anomalies qui freinent l’efficacité de l’entreprise. En sa qualité d’assistant à maîtrise d’ouvrage, le cabinet Serda Conseil accompagne les industriels dans cette démarche en menant un audit complet des processus documentaires.

Pour ce faire, nos consultants experts travaillent directement avec les équipes métiers sur les processus existants et à mettre en place, dans le but de les simplifier pour gagner en efficacité. Il s’agit tout d’abord d’examiner comment les équipes procèdent afin de détecter d’éventuelles pertes de temps ou anomalies, puis d’identifier les solutions technologiques ou organisationnelles à choisir. Enfin, un accompagnement à la montée en compétences est également intégré, garantissant l’adoption de bonnes pratiques qui contribueront à l’amélioration des processus internes.

GED et PDP : comment faire le bon choix ?

La réussite de la facturation électronique passe par le choix d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) et d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) capables de dialoguer avec le Portail Public de Facturation (PPF). Et si la tentation est généralement de tout changer, le mieux est plutôt de trouver des solutions compatibles avec l’existant tout en décommissionnant certaines fonctions (accumulées au fur et à mesure de la vie de l’entreprise).

Une attention particulière doit ensuite être portée sur les référentiels, notamment relatifs à la qualité des données (par exemple, organiser une mise à jour de la qualité des données avec des responsables, utiliser des outils de GED boostés à l’Intelligence Artificielle pour disposer de bases de données de référence et “propres”). En matière de qualité des données, le passage à la facture électronique constitue, là encore, un levier de taille : en se connectant au PPF, annuaire de référence, la PDP contribue à l’amélioration de la qualité des données. Encore faut-il disposer de connecteurs avec les bases de données de l’entreprise, alimentées au quotidien de manière automatique.

Autant de prérequis à avoir en tête avant de pouvoir profiter des bénéfices que peut offrir une démarche structurée :

• Réduction significative des erreurs et donc des avoirs émis ;

• Diminution des délais de traitement et accélération des paiements ;

• Allègement de la charge administrative, libérant du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée ;

• Amélioration du confort de travail des collaborateurs et de leur efficacité ;

• Impact positif sur l’empreinte carbone grâce à la réduction du papier et la simplification de certains flux électroniques.

Anticiper pour mieux performer

Loin d’être un simple projet informatique, le passage à la facturation électronique s’impose comme un véritable levier stratégique pouvant accroître la compétitivité de l’entreprise. En initiant dès maintenant un audit et en repensant les processus, les professionnels du secteur industriel peuvent gagner en agilité, profitant de données plus fiables.

Serda Conseil, expert en gestion documentaire et transformation numérique, accompagne les industriels à chaque étape de ce parcours. Diagnostic, choix de solutions, mise en œuvre et montée en compétences des équipes : tout est pensé pour faire de la facturation électronique une source de performance durable. Faire appel à notre cabinet de conseil, c’est profiter d’une expertise à forte valeur ajoutée basée sur 20 aspects :

• Digitalisation incontournable : L'industrie doit impérativement accélérer sa transformation numérique pour rester compétitive face aux nouvelles exigences administratives et réglementaires.

  
  

• Facturation électronique obligatoire : L’échéance septembre 2026 (PME/ETI) et septembre 2027 (TPE) représente une opportunité unique pour optimiser les processus métiers.

  
  

• Performance des flux administratifs : La facturation électronique oblige à revisiter intégralement les flux commerciaux et comptables, souvent gérés par des ERP (SAP, Oracle, Sage, Dynamics, …).

  
  

• Maîtrise des ERP : Serda Conseil apporte une expertise reconnue dans l’analyse et l'optimisation des flux intégrés aux systèmes d’information existants (ERP majeurs).

  
  

• Réduction drastique des erreurs : La digitalisation élimine les ressaisies multiples et réduit fortement les erreurs administratives coûteuses (SIRET erroné, libellés ou codes incorrects).

  
  

• Accélération des paiements : En supprimant les erreurs et les retards administratifs, la digitalisation améliore nettement la trésorerie grâce à des paiements plus fluides.

  
  

• Réduction des avoirs émis : Des processus digitalisés et fiables permettent de réduire considérablement les avoirs liés à des erreurs administratives ou comptables.

  
  

• Gain de temps sur la recherche documentaire : Centraliser les documents via une GED évite les recherches longues et fastidieuses dans différents repositories.

  
  

• Meilleure qualité des données : Serda Conseil aide les entreprises à améliorer la qualité et la fiabilité de leurs données grâce à une gestion documentaire centralisée et intelligente.

  
  

• Intelligence artificielle opérationnelle : Identification rapide des solutions d’IA adaptées au contrôle et à la vérification automatique des documents, optimisant l’efficacité opérationnelle.

  
  

• Choix éclairé de la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : Serda accompagne les entreprises dans la sélection et la contractualisation de la PDP la plus adaptée à leurs besoins métiers spécifiques.

  
  

• Diagnostic précis et rapide : L’approche pragmatique de Serda Conseil permet un diagnostic rapide des processus existants, afin d’identifier immédiatement les leviers d’optimisation.

  
  

• Amélioration significative de l’efficacité opérationnelle : Réduire les tâches répétitives et concentrer les équipes sur des missions à forte valeur ajoutée.

  
  

• Optimisation des rôles et des compétences internes : Les équipes commerciales, administratives et comptables sont repositionnées efficacement grâce à l'automatisation des processus.

  
  

• Augmentation directe de la compétitivité : En optimisant la chaîne administrative et comptable, Serda Conseil contribue directement à renforcer la compétitivité des entreprises industrielles.

  
  

• Accroissement mesurable des résultats financiers : Les gains d’efficacité génèrent des économies directes, des gains de productivité et améliorent le résultat net des entreprises.

  
  

• Bien-être et confort des collaborateurs : Une gestion documentaire efficace et intuitive réduit les frustrations quotidiennes des collaborateurs, améliorant sensiblement leurs conditions de travail.

  
  

• Diminution tangible de l’empreinte carbone : En supprimant le papier ou en limitant les flux physiques, en simplifiant les flux électroniques, la digitalisation génère un impact positif réel et mesurable sur l’environnement.

  
  

• Retour sur investissement rapide : Les solutions proposées par Serda Conseil garantissent un ROI rapide et facilement démontrable aux directions générales et financières.

  
  

• Positionnement stratégique pour l'avenir : La transition numérique menée dès maintenant positionne l'entreprise comme un acteur innovant, efficace et prêt à relever les défis futurs.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.