Dynamiser la gestion de vos Ressources Humaines grâce à une GED : retour d’expérience avec Serda Conseil

La fonction RH est aujourd’hui au cœur des transformations numériques. Gestion des dossiers salariés, suivi des carrières, contractualisation, confidentialité des données sensibles : autant de missions qui nécessitent efficacité, fiabilité et traçabilité.

Pour un établissement public culturel, nous avons accompagné la préparation d’un projet ambitieux de digitalisation RH, reposant sur la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) dédiée.

Des apports concrets pour la fonction RH

Passer à une GED, c’est d’abord répondre à un enjeu majeur : simplifier le quotidien des équipes. Fini la dispersion des informations entre mails, serveurs et archives papier : la gestion des dossiers devient 100 % digitale, sécurisée et conforme aux obligations réglementaires.

Cela permet notamment :

• Une meilleure réactivité RH : accès instantané aux dossiers salariés et à l’historique complet, sans perte de temps liée à la recherche d’informations.

• Une contractualisation accélérée : workflows de validation et signatures électroniques fluidifient le cycle d’embauche ou de mobilité.

• Un gain de sécurité : gestion des droits d’accès fine, traçabilité des actions et conformité RGPD renforcent la confidentialité des données.

• Une intégration facilitée avec les systèmes existants (SIRH, paie, etc.), évitant les doubles saisies et assurant la cohérence de l’information.

Une démarche participative et structurée

Pour préparer cette transformation, Serda Conseil a organisé des ateliers impliquant notamment la DSI, les représentants des équipes RH, la fonction de protection des données à caractère personnel, afin de :

• Identifier précisément le périmètre documentaire et les données imparties à prendre en compte.

• Clarifier les processus prioritaires et l’impact sur la future GED.

• Définir les profils utilisateurs et leurs droits d’accès

Un benchmark des solutions GED pour des fonctions RH a ensuite permis de comparer objectivement les offres des éditeurs et intégrateurs, en croisant critères fonctionnels, techniques et organisationnels. Les démonstrations réalisées auprès des futurs utilisateurs ont été un moment clé : elles ont suscité de l’adhésion, permis de recueillir leurs attentes, mais aussi d’anticiper leurs éventuelles inquiétudes.

Le rôle clé de l’AMOA dans le succès du projet

La feuille de route construite dans le cadre de notre intervention a permis à l’établissement de disposer d’une vision claire des étapes à mener : reprise et numérisation des volumes papier, intégration des fichiers bureautiques, cadrage budgétaire et planification de la mise en œuvre. Cette expérience confirme combien l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) est déterminante pour :

• Clarifier les besoins des métiers.

• Objectiver les choix de solutions.

• Embarquer les utilisateurs dès l’amont du projet

Car mettre en œuvre une GED pour la fonction Ressources Humaines, ne se limite pas à une technologie : elle devient un levier stratégique pour la fonction elle même, en libérant du temps, en sécurisant les données et documents, et en consolidant une relation plus fluide avec les gestionnaires et les salariés concernés.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.