L'archivage des e-mails constitue une pierre angulaire de la gestion des données au sein d'une organisation. Pour garantir la pérennité et l'accessibilité de ces archives, il est important de choisir les bons formats de stockage, de mettre en place des pratiques efficaces de gestion des annexes et des métadonnées, et de suivre une méthodologie rigoureuse. Voici un guide pratique détaillé pour vous accompagner dans ce processus.
1. Formats de stockage recommandés
Lorsqu'il s'agit de sauvegarder des e-mails individuellement, le format EML est fortement préconisé en raison de sa compatibilité étendue avec la plupart des clients de messagerie et des traitements de texte. Les fichiers EML capturent non seulement le contenu de l'e-mail lui-même, mais aussi les pièces jointes, assurant ainsi une conservation complète des données.
Pour exporter des boîtes mail entières, le format EML reste privilégié. Certaines messageries offrent la possibilité de sauvegarder plusieurs e-mails simultanément au format EML, simplifiant ainsi le processus. Alternativement, le format MBOX peut être utilisé pour exporter plusieurs e-mails en une seule fois, bien qu'une conversion ultérieure en EML soit nécessaire. Il est important de noter que les fichiers MBOX peuvent devenir vulnérables et rendre les e-mails illisibles en cas d'erreur.
En revanche, le format PST d'Outlook, bien qu'il soit largement utilisé, est moins recommandé en raison de sa compatibilité limitée et de sa vulnérabilité aux erreurs. Il est donc conseillé de convertir rapidement les e-mails au format EML pour garantir leur accessibilité à long terme.
2. Gestion des annexes
Tous les formats mentionnés (EML, MSG, MBOX et PST) permettent de conserver les e-mails avec leurs annexes. Cependant, il est recommandé de stocker séparément les annexes importantes à valeur juridique ou nécessitant une conservation permanente. Cela permet de garantir un suivi précis du format et du contenu des pièces jointes, renforçant ainsi l'intégrité des archives.
3. Conservation des métadonnées
Les métadonnées jouent un rôle essentiel dans la gestion et la recherche efficace des e-mails archivés. Il faut donc conserver les métadonnées pertinentes telles que l'adresse e-mail de l'expéditeur et du destinataire, l'objet, la date et l'heure de l'envoi/réception. Ces informations, souvent présentes dans l'en-tête de l'e-mail, fournissent un contexte essentiel pour comprendre le contenu et l'historique des communications.
4. Outils pour l'archivage des e-mails
Trois outils se démarquent pour faciliter l'archivage des e-mails :
ePADD : Un logiciel open source spécifiquement conçu pour les institutions offrant une suite complète d'outils pour la gestion des archives.
Archifiltre (Module Mails) : Axé sur l'analyse approfondie des messageries Outlook, fournissant des informations détaillées sur les messages et les métadonnées.
RESIP (avec mailextract) : Concentré sur l'extraction avancée des messages, des pièces jointes et des métadonnées à partir de divers conteneurs de messagerie.
En suivant ces recommandations et en appliquant une méthodologie structurée, vous pouvez garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de vos archives électroniques.
5. Méthodologie à suivre
Pour réussir l'archivage des e-mails, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse. Voici les étapes recommandées :
Définir la stratégie d'archivage
Étude de la documentation existante
Réalisation d'un macro diagnostic
Mesure de l'empreinte carbone
Rédaction des préconisations
Suivre le scénario d'archivage et accompagner
Elaboration de scénarios de conservation
Rédaction d'une fiche méthodologique
Réalisation d'un versement-test
Elaboration d’un plan de communication
Maîtriser l'art de l'archivage des e-mails c’est préserver l'histoire numérique de votre organisation. En suivant les recommandations sur les formats de stockage, la gestion des annexes et des métadonnées, ainsi que la méthodologie rigoureuse proposée, vous pouvez garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de vos archives électroniques.
Anne-Solène Daniel, Consultante Formatrice Serda Conseil