Archiviste et DSI : Faut-il tout supprimer ou tout archiver ?
Vos serveurs saturent et la Direction des Systèmes d'Information (DSI) réclame un "grand nettoyage d'automne" pour libérer de l'espace. Faut-il tout supprimer à l'aveugle, ou tout migrer vers une GED ou le Cloud ? Pour l'archiviste ou le Records Manager, la réponse est catégorique : sans un véritable Système d’Archivage Électronique (SAE), l'organisation s'expose à un risque juridique et financier majeur. Retour sur un débat classique au sein des organisations et les clés pour le résoudre.
Pourquoi la GED ou le Cloud ne remplacent pas un Système d'Archivage Électronique (SAE) ?
Dans une récente mise en situation proposée par Caroline Buscal (dans le rôle de l'archiviste) et Pierre Fuzeau (dans le rôle du DSI), un dialogue étrangement familier s'installe. Face à des dizaines de milliers de fichiers Word, Excel et PDF éparpillés, la DSI propose souvent des solutions de stockage alternatives (Cloud) ou de partage (GED) pour désengorger ses infrastructures.
Cependant, ces solutions ne répondent pas aux exigences légales de conservation :
Le Cloud automatise la sauvegarde, mais ne fait que stocker : L'architecture Cloud (de type S3) est excellente pour éviter les pertes de données ou les pannes. Mais "stocker pour stocker" n'est pas archiver.
La GED gère des documents vivants, pas des archives : Une Gestion Électronique de Documents (GED) est conçue pour le travail collaboratif. Elle ne garantit ni l'intégrité absolue des documents dans le temps, ni une gestion fine des durées de conservation légales imposées par les réglementations.
Comment garantir la valeur probatoire d'un document numérique ?
La véritable différence apportée par un SAE réside dans la valeur probatoire (ou valeur probante). En cas de litige, un véritable archivage sert à prouver l'authenticité d'un document électronique dans le temps.
Pour qu'un document conserve sa force juridique, plusieurs critères, encadrés notamment par la norme NF Z42-013 (ISO 14641) et le règlement européen eIDAS, doivent être respectés au sein du SAE :
L'intégrité par le scellement : Le document archivé doit être figé (souvent via une empreinte cryptographique ou un horodatage). S'il peut être modifié à tout moment, il perd instantanément sa valeur juridique.
La richesse des métadonnées : Le fichier doit être doté de métadonnées précises pour prouver son contexte de création et garantir son intelligibilité sur le long terme.
Une traçabilité totale (Journalisation) : Le SAE doit conserver une trace inaltérable de tous les accès, consultations et interactions avec le document.
DSI et Records Managers : la solution est dans la collaboration ainsi que dans l'appui aux métiers producteurs des documents
La DSI a raison sur un point fondamental : on ne peut pas tout archiver. L'espace de stockage, l'impact écologique (Green IT) et les budgets sont limités. Mais l'archiviste a également raison : on ne peut pas tout jeter sans analyser les contenus au préalable. Supprimer des fichiers sans trier, c'est risquer d'effacer des preuves essentielles à la vie de l'organisation.
Comment concilier ces deux visions ?
Établir des règles avec les services producteurs sur leur gestion documentaire quotidienne : Etablir la nomenclature documentaire, les modes de gestion des versions, le nommage de fichiers, la valeur des documents pour leur activité (engageants, signés, versions de travail, brouillons, ….)
Définir une politique d'archivage (Records Management) : Établir des règles claires de versement, de tri, de conservation et d'élimination finale.
Travailler de concert : Le déploiement d'un SAE n'est ni un projet purement technique, ni un projet purement documentaire. C'est un projet de gouvernance globale qui nécessite une alliance forte entre l'IT et les métiers de l'information.
En résumé : archiver, oui, mais le faire intelligemment ! Le passage d'un stockage "sauvage" sur des serveurs partagés à un véritable Système d'Archivage Électronique est une étape cruciale pour la sécurité juridique de votre organisation. Ce cap ne peut être franchi qu'en instaurant un dialogue constructif entre la direction des systèmes d'information, les experts en gestion documentaire et les métiers producteurs.