Réussir son projet ANET et l'IA : les clés d'une gouvernance documentaire exemplaire dans le médico-social
- Caroline Buscal
- il y a 16 heures
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Dernière mise à jour : il y a 5 heures
Cartographie des processus, intégration au PCA et visa des Archives Départementales : comment bâtir une gouvernance documentaire exemplaire pour financer votre projet ANET et préparer l'IA de demain.
Le secteur médico-social public et associatif face à une transformation profonde dans ses pratiques documentaires.
Travaillant de plus en plus en réseau, avec de multiples établissements en région ou inter régions, les structures accumulent une masse considérable d'informations sensibles (dossiers usagers, données RH, bilans de santé,...). L'arrivée de l'IA Générative offre des perspectives intéressantes pour exploiter tous ces gisements documentaires et alléger le quotidien des équipes. Cependant, sans une structuration préalable et une mise en qualité des ensembles documentaires et des données, introduire l'IA sur des données éparpillées entre serveurs, drives, teams, sharePoints, et applications métiers ne fait qu'amplifier les risques de sécurité, de pertes d'information et de non-conformité. Et il n’est pas vain de dire qu’il existe encore des volets documentaires gérés sur support physique qui continuent à être classés dans des armoires de travail pour les équipes ou dans un espace d’archives papier.
La performance d'une organisation repose notamment sur la maîtrise du cycle de vie de ses données et documents
Cette information fait partie des nombreux enseignements issus du Rapport 2026 sur la Gouvernance de l'Information numérique publié par Serda Conseil et Archimag. Dans le secteur médico-social, cela exige notamment de définir une véritable politique d'archivage, des droits et responsabilités de chacun, notamment en matière de données sensibles, et de formaliser une doctrine documentaire communicable auprès des équipes. Il ne s'agit pas seulement de numériser ou d’enregistrer des fichiers nativement numériques, mais de bâtir un socle documentaire partagé : plan de classement, niveau de classification, charte de nommage, gestion des droits d'accès et de partage, et règles de conservation conformes au RGPD, aux exigences du SIAF et à la certification HDS,...
Le programme ANET
Cette rigueur est le préalable indispensable pour réussir les opportunités de financement comme le dossier ANET - “Archivage Numérique En Territoires” . Ce programme de subvention annuelle ¹, porté par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), sous l'égide du Ministère de la Culture, est destiné à soutenir les projets numériques à forte valeur ajoutée, notamment la mise en place d'un Système d'Archivage Électronique (SAE) et la conservation à valeur probante.
Monter un dossier ANET à fort impact, implique au préalable
De cartographier la réalité des processus documentaires métiers du terrain (soins, majeurs protégés, RH, finances, commande publique, suivi médical,...) et d’identifier les points à améliorer,
D'associer étroitement les Archives Départementales dès l'origine ² car cela conditionne l'obtention du visa réglementaire obligatoire au dépôt de votre dossier de subvention, et
D''inscrire la trajectoire d'archivage dans le Plan de Continuité d'Activité (PCA) pour sécuriser la maîtrise et la valeur probante des documents et données sensibles en temps de crise.
L'accompagnement Serda Conseil
C'est fort de cette vision opérationnelle que Serda Conseil accompagne régulièrement les acteurs du secteur. S'appuyant sur de nombreuses références auprès d'établissements hospitaliers et de réseaux médico-sociaux, notre équipe intervient sur toute la chaîne de valeur : de la cartographie des processus documentaires à la co-construction de la doctrine documentaire et de la politique d'archivage, jusqu'à l'accompagnement au changement via la « formation de relais métiers» et le montage final du dossier ANET. En structurant à vos côtés votre patrimoine documentaire aujourd'hui, nous préparons vos équipes à exploiter sereinement la puissance de l'IA de demain.
¹en 2025 : Nombre de dossiers retenus : 28 projets lauréats pour un montant total attribué d’environ 450 000 €.
²L'implication précoce des Archives Départementales est indispensable pour garantir la conformité scientifique et juridique de votre politique d'archivage (normes SIAF).