La recherche de mutualisation des systèmes est au cœur du programme appelé “OCTO” pour Optimisation des Coûts de Traitement et d’Organisation du courrier et de la relation usagers, au profit de l’Administration Territoriale d’Etat
De quoi s'agit-il ? OCTO est un programme 100% dématérialisation pour la chaîne de traitement de courrier ; il est né d’un projet initié par les Secrétariats Généraux des Directions de Préfecture et a été primé par le Fonds de Transformation de l’Action Publique fin 2019 ; ce fonds permet au Ministère de la Transformation et de la Fonction Publique d’investir sur des projets transversaux, et à forte dimension de recherche de pistes d’économie et d’optimisation des finances publiques.
En effet, la gestion de courrier est un sujet partagé par toutes les organisations et ressenti comme porteur de dépenses (nombre important d’agents concernés, coûts des fournitures, multiples traitements, des dépenses de logistique comme des navettes, …). L’idée première est donc de construire un “modèle” complet pour la dématérialisation de bout en bout du courrier, et qui soit réplicable pour d’autres administrations territoriales.
Le projet est inscrit dans un territoire régional, Auvergnes Rhône Alpes, et s’appuie sur 5 entités “régionales” à savoir 1 ARS, 1 DREAL, 1 DRFIP, 1 Rectorat et la Préfecture elle même à travers le SGCD ; il est piloté par la DINSIC (direction de l’innovation, du numérique et des systèmes d'information et de communication) du Secrétariat Général de la Préfecture.
Concrètement OCTO c’est quoi ? C’est un modèle de traitement 100% numérique de l’ensemble des étapes de la chaîne de traitement des courriers usagers ; ce modèle est reproductible dans toutes les administrations territoriales de l’Etat qui le souhaitent sous la forme d’un programme de dématérialisation. Il couvre les flux courriers dit “entrants” (tous canaux de réception - papier / numérique / postal / portail / … bref de l’omnicanal), “circulants” (issus des applications métier ou pas, et jusqu’à la signature électronique) et “sortants” (l’éditique de courrier simple et de lettre recommandée électronique).
Vous avez dit mutualisation ? A travers ce projet innovant de construction de modèle et dont SERDA Conseil est l’assistant à maîtrise d’ouvrage, OCTO se caractérise par un axe central “Etat pour l’Etat”. C'est-à-dire que l’Etat est en mesure d’apporter lui-même les éléments de traitement, à travers des services ou des solutions en place ou en cours de développement, sur les étapes de gestion de courrier (édition de lettre simple, circuit de courrier dématérialisé, …).
L’enjeu même du programme OCTO est de capitaliser et de mutualiser des ressources de l’Etat existantes, et les mettre au service des entités de l’Administration territoriale ; cela donne un programme “interministériel” de 100% dématérialisation à la fois innovant, ambitieux et efficient.
Le contenu du programme OCTO s’appuie sur des éléments concrets de mise en œuvre pour permettre à d’autres structures de l’adopter. Des expérimentations ont été conduites par les 5 entités parties prenantes, permettant de vérifier si tous les flux étaient optimisables et dématérialisables (publications de RETEX sous la plateforme OSMOSE de l’Etat). Le résultat final prend la forme de 5 dispositifs différents, autonomes les uns par rapport aux autres, et dont l’addition permet de couvrir de bout en bout la chaîne de traitement de courrier ; ce sont autant de réponses opérationnelles pour chaque étape du traitement des flux courriers, et qui permettent de mutualiser des gains organisationnels et économiques.
Les dispositifs sont les suivants :
Dématérialisation du courrier entrant tout venant - numérisation et indexation
Centralisation des échanges dématérialisés
Circuit de validation et de signature
Envoi de lettres simples - plateforme de dépôt
Envoi de lettres recommandées
De plus, la méthodologie adoptée pour la construction du modèle OCTO et toutes les étapes conduites ainsi que les résultats, peuvent être qualifiées de “mutualisées”. La gouvernance elle-même a été construite dans ce sens pour représenter l’ATE régionale Auvergne Rhône Alpes en tant que champ d’expérimentations ; elle a mis en commun de manière permanente des ressources par les 5 entités citées ci dessus ; elle s'appuie notamment sur le SGCD de la Préfecture du Rhône qui est lui-même un Secrétariat général commun mutualisant des fonctions de ressources humaines, finances, marchés publics, immobilier, logistique, …pour la Préfecture et toutes les directions départementales interministérielles.
En plus des 5 dispositifs cités précédemment et de manière transversale, une attention toute particulière a été apportée à la transmission de compétences ; on est plus dans une démarche de digitalisation où l’agent de l’Etat dans sa fonction et dans son rôle, prend une part importante dans la dématérialisation du courrier. L’accompagner et le conduire à s’approprier tout ou partie des 5 dispositifs a donné lieu à la création d’un dispositif pédagogique et technique appelé “sac à dos” qui mutualise l’ensemble des outils pédagogiques et de communication nécessaires : video, podcast, vade-meccum, newsletter, … permettant de faciliter la prise en main et d’accompagner le changement auprès des équipes concernées.
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