Comment un Conseil départemental a conduit un projet de "0 papier" avec comme principal enjeu d’accélérer la transformation et la modernisation de l’administration.
On parle d’ailleurs plutôt de programme "0 papier" car il est constitué de nombreux projets de dématérialisation ayant pour objectif de réduire l’utilisation du papier à moyen terme.
Il s’agit d’une collectivité qui part pas de rien puisqu’il est doté de nombreux outils comme des GED pour le stockage de documents de référence, des espaces collaboratifs, un outillage en gestion électronique de courrier, une application GED en lien avec le système de gestion des aides sociales..., le schéma directeur informatique contient également de nombreux axes de changement avec une orientation forte vers plus de dématérialisation. Bref, elle dispose de solides bases pour mener à bien cette démarche qualifiée de "0 papier".
Pour renforcer la mise en place de cette démarche, mais aussi embarquer et motiver toutes les équipes, Serda Conseil est intervenu pour identifier les impacts pour chaque direction métier (impacts RH, organisationnels, accompagnement au changement, gouvernance) et identifier la feuille de route du déploiement des projets de dématérialisation déjà identifiés, sur une période de 5 ans.
La méthodologie que nous développons se caractérise par :
Un questionnaire pour identifier la maturité des agents et identifier les directions qui pourraient être moteur et celles dont l’effort de transformation sera important et qu’il faudra accompagner ; ce dernier a connu d’ailleurs un fort taux de répondants (plus de 30%), ce qui démontre un premier niveau d’intérêt.
Des ateliers avec les référents métier pour consolider et confirmer les tendances qui se sont dégagées dans les réponses du questionnaire (attachement fort au papier, dualité d’utilisation des répertoires partagés et de la GED, besoin de sensibilisation des agents, nécessité de signature électronique).
Une cartographie des projets de dématérialisation par direction ainsi qu’une identification des budgets et impacts organisationnels et RH à prévoir.
Un ordre de priorité de ces mêmes projets en fonction de l’effort à fournir par les agents et la valeur de ce projet.
Une consolidation sous forme de feuille de route de déploiement de ces projets sur un délai de 5 ans.
Cette approche a permis de dégager plusieurs éléments :
1 - La nécessité d’une gouvernance clairement identifiée : mise en place d’un sponsor, identification de pilotes au sein de chaque direction permettant d’avoir une vision claire des projets à mener, un état d’avancement précis et des personnes ressources pour accompagner les agents dans ces changements de pratiques au quotidien ;
2 - L’identification des efforts à fournir pour chaque direction et la nécessité d’avoir des plans de communication, plans de formation personnalisés car certaines directions sont plus en avance que d’autres, sont plus à l’aise avec le concept de dématérialisation, du fait des métiers où l’obligation de dématérialisation est déjà effective (dans le social notamment) et qui pourront sans doute venir en aide aux directions où l’accompagnement au changement, la formation seront plus importants (notamment pour les agents de terrain).
Nous savons que les projets de dématérialisation nécessitent un effort continu à l’image d’un marathon. L’accompagnement du changement est une des garanties de son succès pour permettre à tous de s’approprier les résultats de la transformation sans perdre en qualité de travail mais au contraire de bénéficier d'un environnement de travail plus agile et plus adapté, tout en acquérant les pratiques nécessaires aux usages des outils mis à disposition.