FAQ : 4 questions pour mieux comprendre comment l’IA transforme la GED

Pilier de la transformation digitale des organisations, la Gestion Électronique de Documents (GED) ne se contente plus, aujourd’hui, d’héberger des fichiers et de les rendre accessibles. Alors que les données d’entreprise sont toujours nombreuses, la GED devient un levier d’efficacité, améliorant le quotidien des collaborateurs. C’est là qu’intervient l’Intelligence Artificielle (IA), contribuant à faire passer la GED à un niveau supérieur.

Comment l’IA peut-elle améliorer la GED ?

Une GED performante ne se limite pas au stockage des fichiers numériques. Elle couvre tout le cycle de vie documentaire : capture, extraction, traitement, contrôle qualité, archivage, validation, signature électronique… autant de fonctions qui, une à une, sont enrichies grâce à l’IA.

Concrètement, les LLM (Large Language Models) sur lesquels repose l’IA apportent de nouvelles capacités d’extraction et d’analyse de données, tandis que les LAM (agents autonomes) automatisent la gestion des actions. Résultats ? Des gains considérables :

• Efficacité accrue grâce à l’automatisation des tâches manuelles répétitives ;

• Amélioration de la qualité et fiabilité des données pour réduire anomalies et délais ;

• Valorisation du patrimoine documentaire et capitalisation des connaissances ;

• Réduction de l’empreinte carbone, un atout pour la politique RSE de l’entreprise.

Attention : l’enjeu n’est pas d’inonder la GED d’IA, mais de l’utiliser à bon escient, pour des processus plus rapides, plus sûrs et plus durables.

À quels cas d’usages répond l’IA appliquée à la GED ?

Les opportunités sont vastes et concernent aussi bien le secteur public que privé. La GED boostée à l’IA peut ainsi répondre à des cas d’usages variés, parmi lesquels :

• La gestion des courriers entrants et des emails : extraction automatique des données clients ou usagers, génération de réponses pré-remplies validées ensuite par les agents, en s’appuyant sur des chatbots ou assistants virtuels ;

• L’ouverture de droits sociaux : analyse antifraude des justificatifs, détection des pièces manquantes, génération d’une synthèse pour aider l’agent dans sa décision ;

• La gestion des réponses aux appels d’offres : centralisation des dossiers candidats dans la GED, analyse et comparaison automatisées pour valider la complétude et l’alignement des réponses ;

• La sécurité et la conformité : détection proactive des fraudes et renforcement de la cybersécurité documentaire.

Autant d’exemples qui illustrent le couplage vertueux entre GED et IA : un meilleur service aux usagers et clients, un gain de temps considérable pour les collaborateurs, des délais raccourcis, et une fiabilité renforcée pour les décisions stratégiques.

Déployer l’IA dans la GED : bonne ou mauvaise idée ?

Si les bénéfices de l’IA intégrée à la GED sont nombreux, il ne faut pas croire que toute IA est bonne à déployer. Il convient en effet de l’intégrer à bon escient, au risque d’entraîner un rejet total des collaborateurs (par manque d’accompagnement ou de maturité digitale) ou des fuites de données techniques critiques, voire des pénalités liées au non-respect du RGPD et de l’AI Act européen. De plus, les LLM non adaptés aux besoins des collaborateurs peuvent être sources de risques cyber et de consommations énergétiques élevées, d’où la nécessité de bien comprendre, au préalable, les attentes des futurs utilisateurs.

À l’inverse, une IA bien choisie et correctement intégrée peut devenir un puissant levier d’optimisation de la GED, apportant de nombreux bénéfices :

• Allègement significatif et aisément quantifiable des charges de gestion des équipes ;

• Augmentation forte de la qualité des données ;

• Réduction avérée des anomalies entraînant des rallongements de délais (traitement, paiement, décision, etc) ;

• Valorisation du patrimoine documentaire et des connaissances de l'entreprise ;

• Satisfaction usager/client ;

• Détection des fraudes ;

• Cybersécurité.

Comment Serda Conseil accompagne les entreprises dans leurs démarches IA et données ?

Afin d’accompagner au mieux les entreprises souhaitant améliorer leur GED grâce à l’IA, le cabinet Serda Conseil a développé la méthodologie dédiée pour évaluer, optimiser et sécuriser l’intégration de l’IA dans les projets de GED. Notre conviction est effectivement que l’IA ne doit pas être intégrée à tort et à travers, mais répondre à un ou plusieurs besoins clés, impliquant donc l’ensemble des parties prenantes (directions métiers, IT, DSI, directions générales, DPO, chefs de service, etc.).

Notre démarche, adaptable selon le périmètre de votre projet, mêle à la fois des étapes de cadrage et de mise en oeuvre, garantissant le bon déploiement de l’IA au sein de votre GED :

1. Audit de l’existant et cartographie des besoins, cas d’usage métiers et données internes et externes afin d’identifier les opportunités offertes par les IA (RSE, qualité de l’information, réduction des risques, etc.) ;

2. Benchmark des solutions IA par cas d’usage et réalisation d’une feuille de route complète (gouvernance, data, IA, projet, changement des usages, déploiements techniques et fonctionnels) ;

3. Accompagnement des premiers cas métiers (POC, prototype, etc.) et réalisation d’une documentation complète relative aux IA ;

4. Mise en place de la gouvernance, suivi et accompagnement au déploiement, et production, formation et communication.

Le tout dans le bon respect des cadres normatifs en vigueur : ISO 24143 (Gouvernance de l’information), ISO 26000 (RSE), ISO 8000 (qualité des données) et ISO 42001 (IA). Pour en savoir plus, contactez-nous dès maintenant ou consultez gratuitement notre offre de service !

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