Le référentiel documentaire : la clé de voûte de votre Gouvernance de l'Information

Et si le classique tableau d'archivage n'était qu'une simple extraction d'un outil de pilotage stratégique bien plus vaste ?

Dans un environnement de travail 100 % numérique, la gestion de l'information ne peut plus se traiter en silos. Historiquement, les organisations se sont beaucoup appuyées sur le référentiel de conservation (le fameux "tableau de gestion") pour gérer la fin de vie et le sort de leurs documents. Mais aujourd'hui, face à la multiplication des flux documentaires, des applications métiers et des exigences réglementaires accrues (cybersécurité, RGPD), cette approche purement archivistique montre ses limites.

Pour véritablement maîtriser et sécuriser son capital informationnel, il est temps de changer de paradigme et d'adopter une vision orientée "Gouvernance de l'Information". L'outil indispensable pour y parvenir ? Le référentiel de gestion des documents et des données, pensé comme un véritable "référentiel pivot" centralisateur et “multidimensionnel” .

Une grille de relevé unique pour nourrir toute votre gouvernance de l’information 

Plutôt que de construire des référentiels cloisonnés et redondants (un pour les archives, un autre pour la sécurité, un troisième pour la GED,...), le référentiel pivot agit comme une matrice globale et consolidée. Il cartographie et normalise les attributs de gestion de tous les documents et jeux de données directement issus des processus métiers de l'organisation.

Concrètement, il s'agit d'une grille d'analyse exhaustive qui va permettre d'alimenter les pans de la gouvernance informationnelle en agrégeant toutes les métadonnées nécessaires: 

• Référentiel de sécurité et confidentialité : définition des niveaux de sensibilité de l’information et des matrices d'habilitations (lecture, modification, purge) selon les profils métiers ;

  
  

• Référentiels de classification et métadonnées : élaboration des plans de classement, structuration des arborescences et dictionnaires de données pour garantir l'accès à l'information ;

  
  

• Référentiel de cycle de vie : modélisation des workflows, des circuits et des niveaux de validation, du document de travail au statut de document publié ;

  
  

• Référentiel de conservation : définition des durées de conservation (ou appelées Durées d'Utilité Administrative -DUA), des délais de prescription, des obligations légales et du sort final (destruction ou archivage patrimonial).

  
  

Dans cette nouvelle approche, le "référentiel de conservation" devient alors une vue extraite, essentielle mais partielle, de la base de connaissances globale que constitue ce référentiel pivot.

Évaluer la valeur et les niveaux de risque de l'information  

La force de ce référentiel élargi réside dans sa capacité à qualifier les données sous un angle stratégique et de gestion des risques. Au-delà de la simple typologie documentaire, la matrice permet de recueillir des indicateurs vitaux :

• la présence ou non de données personnelles

• la valeur du document (opérationnelle, probante, judiciaire, patrimoniale)

• son statut de criticité (de "non essentiel" à "vital")

• et évalue le niveau de risque associé (allant de faible à critique) en cas de défaut de conformité ou de perte.

  
  

Ainsi qualifiée, l'information est prête à être intégrée de manière automatisée et sécurisée dans l'ensemble des systèmes (GED, SAE, SIRH, ERP,...).

Par où commencer ? 

Construire un tel outil est une démarche profondément transversale et pragmatique. Elle exige de faire collaborer les métiers((producteurs de la donnée, du type de document,...), la Direction des Systèmes d'Information (urbanisation du SI), les fonctions juridiques et le Délégué à la Protection des Données (DPO).

Pour aller plus loin

Pour découvrir concrètement comment initier cette dynamique collaborative et construire une cartographie hybride des documents et données, notamment sur le volet du cycle de vie et de la conservation, je vous invite à lire mon article publié sur le site Archimag : Construire et faire vivre son référentiel d’archivage : mode d’emploi entre conformité et mémoire

Vous souhaitez être accompagné pour consolider vos référentiels documentaires et structurer votre Gouvernance de l'Information ? Les experts de Serda Conseil vous accompagnent pour transformer votre patrimoine informationnel en un véritable levier de performance, dans une démarche centrée sur l'humain et la sobriété numérique.

Caroline Buscal

Consultante experte

Directrice de Serda Conseil