A quoi va servir E-ARK pour l'archivage à long terme ? Quels rôles jouent Serda Conseil et Serda formation dans E-ARK ? Quelles spécifications utiliser pour mettre en œuvre E-ARK avec quels standards de métadonnées (METS/PREMIS/SEDA) ? Qu’est-ce que le programme E-ARK et pourquoi est-il essentiel pour l’archivage à long terme en Europe ? E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) a été lancé en 2014 par le DLM Forum (communauté européenne de professionnels appartenant à des organisations publiques comme privées et représentées par des professionnels de la gouvernance de l’information et des archives de toute l'Union européenne). La Commission européenne a développé un programme complet pour accélérer au travers d’E-ARK le cadre de confiance numérique entre pays européens Les 27 ont construit la confiance européenne commune basée sur deux piliers : eIDAS et les building block.. E-ARK est aujourd'hui un élément incontournable de la confiance numérique déployé à l’échelle européenne. E-ARK, c’est d’abord le standard européen qui se construit depuis 10 ans pour la conservation et l’accès de confiance aux données produites et reçues par l’ensemble des organisations publiques et privées des 27 pays européens. Ce standard s’adresse aux archivistes, gestionnaire de projet, DSI, RSSI et chef de projet ainsi qu’à toutes personnes qui gèrent de l’information. Durant ces 10 ans de conception, la difficulté a résidé dans la construction à l’échelle européenne du cadre technique, fonctionnel et homogène en tenant compte des quelques 27 pratiques d’archivage différentes. E-ARK s’est déployé lors de 3 grandes phases : En 2014 , E-ARK a développé ses propres spécifications de conservation d'objets numériques. De 2017 à 2021 , ce projet représente la base du Building Block* eArchiving sous le nom de E-ARK3, dans le cadre du projet européen CEF (Connecting Europe Facility*) . Il a pour but de fournir des applications open source, des formations et de la documentation afin de préserver et réutiliser les données (data, document,...) sur le long terme. Nous sommes aujourd'hui, dans cette troisième phase tournée vers la diffusion du standard. Le projet a été renommé dans ce sens E-ARK4ALL. Quel rôle joue Serda dans le projet européen E-ARK4ALL ? Le groupe Serda est l’acteur français participant au consortium monté par le DLM Forum pleinement aujourd’hui à la diffusion d’E-ARK4ALL en collaborant avec ses partenaires en particulier pour la conception des formations et du cursus universitaire. Un des points essentiels à retenir de E-ARK est son standard de métadonnées. Il s’inscrit pleinement dans la norme OAIS (ISO 14721). Le modèle de métadonnées spécifique à E-ARK4ALL se fonde sur METS et PREMIS. Le standard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) est un standard basé sur XML qui définit une structure pour encoder des métadonnées descriptives, administratives et structurelles associées à des objets tels que des ressources numériques, des collections et des archives. Au standard METS, s’ajoute le standard PREMIS basé également sur XML. Il permet d’ajouter des métadonnées techniques aux objets numériques à archiver. Avec E-ARK, un changement d’échelle s’opère pour l’ensemble des processus de versement, de conservation et d’accès des données archivées. Ce standard a été conçu dans le but d’uniformiser la description des archives au niveau européen et d’être utilisable par tous les logiciels d’archivage quel que soit le pays de conception ou d’utilisation. E-ARK a choisi comme base de ses spécifications le standard METS que l’on peut comparer au standard SEDA en tant que protocole d’archivage. C’est pourquoi, en France, E-ARK a mis en place une collaboration avec le programme VITAM afin d’étudier les opportunités d’interopérabilité de ces deux systèmes. E-ARK : vers une harmonisation des logiciels d’archivage électronique en Europe Le déploiement d’un nouveau standard reconnu à l’échelle européenne permet d'offrir de nouvelles possibilités en termes de logiciel d’archivage sur le marché européen. Les archivistes pourront faire appel à des intégrateurs provenant d’autres pays européens pour choisir leur solution d’archivage. Cela offre de nouvelles opportunités de choix d’outil pour le marché français. Dans cette optique, le programme VITAM pourrait par exemple intégrer ces nouvelles spécifications du programme E-ARK, comme du reste d’autres acteurs éditeurs de logiciels d’archivage électronique. Ce changement d’échelle dans l’archivage numérique implique également pour les archivistes français de se familiariser avec ce standard européen. Avec E-ARK, les standards de métadonnées PREMIS et METS forment le cœur de ses spécifications. Cela amène également les archivistes à se tourner vers de nouveaux acteurs comme le DILCIS Board (Digital Information LifeCycle Interoperability Standards) responsable de maintenir, mettre à jour et diffuser ces spécifications E-ARK. Pour les formations qualifiantes, Serda en tant que membre du consortium, développe les compétences nécessaires pour prendre en compte ces nouvelles exigences européennes E-ARK comme une utilisation efficace de METS et de PREMIS dans les processus de versement, de conservation et de diffusion des archives. Vers une intégration universitaire du standard E-ARK : un tournant pour l’archivage électronique Afin de diffuser ce nouveau standard, E-ARK conçoit actuellement des formations académiques afin d’intégrer pleinement ses spécifications. Serda participe activement à la création de ce nouveau programme de formation qui permettra aux étudiants d’aborder les nouvelles problématiques liées à l’archivage électronique. Les prochains posts du blog Serda Conseil et Serda Formation : Les spécifications E-ARK (METS et PREMIS), Les champs de la conservation de la data selon E-ARK. *Un Building Block est une solution numérique ouverte et réutilisable. Il peut prendre la forme d'un modèle, d'une norme, d'un logiciel ou d'un logiciel (SaaS), ou d'une combinaison de ceux-ci. *La Connecting Europe Facility (CEF Digital) est un programme de cofinancement de l'Union européenne, géré par la Commission européenne. Dans le domaine numérique du CEF, l’objectif est de soutenir et d’encourager les investissements dans les infrastructures de connectivité numérique entre 2021 et 2027. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. 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Face à l'augmentation des commandes et à la nécessité urgente de s'adapter à une économie de guerre, les acteurs de l'industrie de la défense, notamment les PME et ETI, doivent accélérer leur transition numérique. L'association de la Gestion Électronique des Documents (GED) et de l'Intelligence Artificielle (IA) devient un levier crucial pour moderniser les processus, sécuriser la chaîne d'approvisionnement et satisfaire les exigences croissantes de performance, tout en préservant la souveraineté numérique et en garantissant la cybersécurité. Découvrez comment. La GED et l'IA : des enjeux cruciaux pour la sphère Défense Les entreprises du secteur de la défense connaissent une augmentation de leurs commandes, ce qui met en évidence l'urgence pour les industriels français de renforcer rapidement leurs capacités de production. Cet enjeu est particulièrement important pour les PME et ETI qui constituent une part significative de la base industrielle de défense. Ces entreprises sont souvent structurées autour de cycles de production longs et de faibles volumes de commandes. Passer à l'échelle : les défis de l'industrie S'adapter à une "économie de guerre" implique de relever plusieurs défis industriels : Raccourcir les cycles de R&D pour accélérer la réponse aux commandes de nouveaux produits. Sécuriser la chaîne logistique depuis les donneurs d'ordres jusqu'aux sous-traitants. Moderniser les capacités de production avec des moyens d'investissement qui peuvent être limités. Digitaliser les processus des opérations pour optimiser l'ensemble du parcours, de la commande à la livraison et au SAV. C'est une tendance que nous observons chez nos clients du secteur. La facturation électronique : un levier de digitalisation L'obligation de la facturation électronique à partir de septembre 2026 représente une opportunité pour accélérer la digitalisation des processus. Organiser la chaîne, du devis au paiement, en intégrant la commande, la mise en production, la livraison et le contrôle qualité, devient essentiel. Le processus digital doit être intégré et transparent, en tenant compte des diverses applications métiers, ERP, comptables, techniques et qualité. C'est ici que les nouvelles solutions de GED , enrichies par l' IA , interviennent pour transformer les documents en données exploitables, qui alimentent ensuite les différentes application L'IA et la GED : outils essentiels au déploiement La combinaison de la GED et de l'IA (notamment avec des bibliothèques de LLM, de RAG, de LAM) représente un levier technologique stratégique. Elle permet l'optimisation des processus commerciaux et de production, la sécurisation des chaînes d'approvisionnement et l'anticipation des risques. Cependant, son déploiement soulève également des questions concernant l' interopérabilité , la souveraineté numérique et la cybersécurité . La nature diverse des données à extraire et à traiter, leur dispersion et leur volume, ajoutent à la complexité des projets de digitalisation. Pour assurer un retour sur investissement rapide et une mise à l'échelle réussie, il est essentiel de disposer d'une feuille de route en accord avec les objectifs métiers. Cela permet de guider les POCs (Proof of Concepts) ainsi que le déploiement des nouvelles applications de la GED et de l'IA. Nous constatons l'importance de cette approche lors de nos accompagnements en AMOA (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) auprès de nos clients dans ce secteur.

La directive NIS 2, adoptée par l'Union Européenne, impose de nouvelles obligations aux entreprises pour renforcer leur cybersécurité. Elle élargit son champ d'application à 18 secteurs, couvrant désormais près de 600 types d'entités, allant de l'énergie aux services publics. Pour aider les organisations à s’adapter, voici dix actions essentielles. Vérifier l’applicabilité de NIS 2 Assurez-vous que votre organisation est concernée par cette directive en consultant les outils fournis par les autorités. Une évaluation préliminaire vous aidera à comprendre les obligations spécifiques à respecter sur mon espace NIS2. Réaliser un audit de cybersécurité Évaluez les pratiques actuelles de votre entreprise en matière de sécurité. Un audit permet de comparer vos dispositifs avec les standards NIS 2 et de détecter les lacunes à combler. Mettre à jour les politiques de sécurité Adaptez vos politiques internes pour assurer une cybersécurité proactive. Documentez les règles et les bonnes pratiques, et assurez-vous qu'elles répondent aux exigences de la directive. Former et sensibiliser les équipes Mettez en place des formations pour vos employés, y compris les dirigeants, pour qu'ils comprennent leurs responsabilités en matière de cybersécurité et les nouvelles pratiques à suivre. Adopter une gestion proactive des risques Renforcez vos processus de gestion des risques pour prévenir les menaces de manière continue. Cela inclut une évaluation régulière des risques, la mise en place de mesures de protection et la supervision des systèmes. Améliorer la détection et la réponse aux incidents Développez vos capacités à détecter et à réagir rapidement aux incidents de sécurité. Des plans de réponse doivent être prêts et régulièrement testés pour minimiser les impacts en cas de cyberattaque. Élaborer un plan de continuité des activités Mettez à jour ou créez un plan de continuité pour garantir que les opérations essentielles soient maintenues en cas d’incident, et pour assurer une reprise rapide des activités. Renforcer la sécurité de la chaîne d’approvisionnement Assurez-vous que vos fournisseurs respectent des normes de sécurité élevées, car NIS 2 impose également des responsabilités sur la sécurisation des chaînes d’approvisionnement. Mettre en place un processus de reporting d’incidents Préparez des procédures de notification pour répondre aux exigences de NIS 2 en cas d’incident majeur. Les délais et canaux de communication doivent être définis à l'avance. Impliquer la gouvernance dans la cybersécurité La cybersécurité doit devenir une priorité stratégique pour les dirigeants, qui sont tenus d’approuver et de superviser les mesures de sécurité, selon NIS 2. Cette responsabilisation accrue incite les conseils d’administration à intégrer la cybersécurité dans la gouvernance. Anticiper la mise en conformité Avec des amendes pouvant atteindre 10 millions d’euros, il est crucial de commencer dès maintenant à intégrer ces actions dans votre organisation. La directive NIS 2 représente une opportunité de renforcer votre résilience et d'améliorer votre posture de cybersécurité face aux menaces numériques.

Aujourd’hui, face aux nouveaux modes de travail qui se développent et portée par la réglementation, la digitalisation de la fonction RH devient un enjeu-clé de la transformation digitale. Découvrez la parole d'expert de Caroline Buscal qui vous partage ses secrets pour mener à bien votre projet de dématérialisation de la fonction RH. Les points clés à retenir : ➡️ Près de 40% des organisations publiques ou privées sont en cours ou mettent en place une digitalisation totale ou partielle de la fonction RH. ➡️ Le législateur oriente fortement vers la digitalisation des activités RH (bulletin de paie en numérique, télétransmission de la déclaration sociale nominative, remboursement des frais de déplacement, signature électronique des contrats de travail, etc.). ➡️ 85% des collaborateurs parient sur un meilleur accès aux informations et une meilleure diffusion des documents RH grâce à la digitalisation (portail salarié, etc.). ➡️ La prise en compte des données au cœur des programmes de digitalisation pour une meilleure sécurité et une plus grande traçabilité : +40% des données sont des données personnelles ou sensibles. ➡️ Les programmes de digitalisation de la fonction RH sont des projets complexes à fort impact. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

eIDAS 2024 est la nouvelle mouture du règlement européen n°910/2014 qui datait du 23 juillet 2014 et qui était entré en vigueur le 17 septembre de la même année et applicable à compter du 1er juillet 2016. La nouvelle version 2024 vise à renforcer le marché unique du numérique en Europe notamment pour élargir et mieux sécuriser les transactions électroniques et de manière plus générale l’adapter aux évolutions du digital. Le Parlement européen a donc approuvé le 29 février 2024 dernier la proposition de modification du règlement eIDAS par 335 voix pour, 190 voix contre et 31 abstentions. Par ce vote, le Parlement a donné son feu vert final au règlement qui devra désormais être officiellement approuvé par le Conseil des ministres de l’UE pour entrer en vigueur, ce qui devrait se faire dans la foulée. eIDAS 2 sera donc pour 2024 ! eIDAS pour mémoire, c’est quoi ? Pour rappel : eIDAS est l'acronyme de “electronic IDentification Authentication and trust Services” ce qui correspond en bon français à des services d'identification électronique, d'authentification et de confiance. Dans la version entrée en vigueur en 2014, eIDAS en tant que règlement européen, a pour objectif de standardiser l'identification électronique et les services de confiance dans les pays de l'Union européenne. Il adresse les sujets de la signature électronique, d’authentification, d'horodatage, de cachet électronique, et des certificats pour l'authentification des sites web. C’est un règlement important qui a contribué à la création d'un environnement numérique plus sûr et plus fiable en Europe incluant bien sûr la protection des données personnelles en conformité avec le RGPD. L’une des avancées les plus marquantes porte sur la reconnaissance d’une pleine valeur juridique à la signature électronique, équivalente à celle d’une signature manuscrite, et l’établissement de 3 niveaux de signatures électroniques : 1/ La signature simple, 2/ La signature avancée et 3/La signature qualifiée, ainsi que des critères pour établir la validité présumée d’une signature électronique. Il a également créé un cadre de fonctionnement des Prestataires de Services de Confiance et l’établissement, la tenue à jour et la publication d’une liste de confiance. En France, ces tâches sont confiées à l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). La version 2014 du règlement n’est plus adaptée aux évolutions technologiques et ne répond pas aux nouvelles demandes du marché. Il présente par exemple trop peu de solutions d’identification électronique notifiées dans tous les États membres. De nouvelles techniques d’identification se sont développées en parallèle du règlement et ont suscité l’inquiétude des utilisateurs quant au respect de la vie privée et à la protection de données personnelles. Il était temps de se doter d’un nouveau cadre juridique. 2024 eIDAS 2, ce qui le caractérise La nouvelle version 2024 est nommée eIDAS 2.Son objectif est de poursuivre et d’amplifier les dispositifs de sécurité et d’interopérabilité en général. Mais la nouveauté phare est le portefeuille numérique “Wallet” pour créer une identité numérique européenne qui pourra regrouper toutes sortes de données et documents comme la carte d’identité, le permis de conduire, etc. Ce “Wallet” permettra, grâce à une authentification forte, de signer électroniquement avec un niveau qualifié et d’opérer à titre individuel comme pour une personne morale toute action ou transaction nécessitant d’être authentifié. Des attestations pourront être délivrées et ces attestations auront la même valeur juridique que la version papier par exemple. En France, c’est l’application France Identité démarrée en 2021 avec la nouvelle carte d’identité électronique (CNIe) qui s’intègre dans le déploiement du wallet eIDAS 2 européen. eIDAS 2024 et archivage électronique eIDAS 2024 étend sa liste de services de confiance, avec notamment l’archivage, l’émission d’attestations d’attributs ou encore le registre distribué. L’archivage électronique pourra donc désormais s’étendre à tous types de documents, même ceux n’ayant pas été signés électroniquement, à la différence du service de confiance de préservation de signatures et de cachets électroniques. Les normes d’archivage sont actuellement élaborées au niveau des législations nationales. Cette hétérogénéité impose ainsi aux prestataires de services de confiance de localiser par Etats membres leurs solutions pour répondre aux législations locales. Le nouveau service de confiance d’archivage électronique va remédier à cette situation en permettant une harmonisation européenne. Standardisation, interopérabilité et espace commun européen Autour du dispositif central que représente eIDAS 2024, les standardisations qui visent l’interopérabilité dans l’espace commun européen, sont améliorées ou développées comme le programme de « building block » suivants : eArchiving (avec la normalisation CEN et le programme E-ARK dont fait partie Serda Conseil et Serda formation), Big Data Test Infrastructure (BDTI), Context Broker pour les données des objets connectés, eDelivery, eID, eInvoicing pour la signature électronique (déjà mise en place en Italie par exemple et en prévue en France pour 2026), eSignature, eTranslation, European Blockchain Services Infrastructure (EBSI). On rejoint le principe du « dites-le nous une fois » traduit au niveau européen par Once Only Principle (OOP) qui a pour objectif de simplifier les démarches administratives de tous types d’usagers dans un contexte de confiance numérique augmenté. Caroline Buscal Consultante experte Directrice Serda Conseil

Que penser du jugement de la cour de Cassation du 14 décembre 2022 qui valide l'imposition de l'image scannée de la signature de l'employeur sur un contrat de travail ? Le type de signature électronique et sa validité pour un contrat de travail est un sujet qui agite beaucoup de directions de ressources humaines actuellement, si on en croit les chiffres du rapport Gouvernance de l’information. A la question sur les catégories d’activités sur lesquelles porte aujourd’hui l’adoption de la signature électronique, les RH arrivent en 3ème position devant les contrats clients (26 %) avec 28,5 % des répondants qui les plébiscitent. Dans un arrêt du 14 décembre 2022 la cour de cassation est venue ajouter son analyse au sujet de la valeur juridique d'une signature manuscrite scannée sur un contrat. Rappelons brièvement les faits : un salarié embauché par une société pour un contrat à durée déterminée saisonnier a demandé la requalification de son contrat de travail en CDI au prétexte que le contrat fourni portait l’apposition d’une simple image numérisée de la signature de l’employeur et n’était donc ni une signature originale ni une signature électronique et n’avait donc pas de valeur juridique. Le salarié a été débouté de sa demande devant le conseil de prud’hommes, de même que la cour d’appel a rejeté également le pourvoi du salarié au motif que la signature dont l’image scannée était reproduite sur le contrat de travail permettait d’identifier clairement son auteur, et ce quel que soit le procédé. Mais ne nous trompons pas de débat, la cour de cassation n’a pas par son jugement assimilé l’image d’une signature scannée à une signature électronique ; elle a même confirmé que l’apposition d’une signature sous forme d’une image numérisée, n’était pas assimilée à une signature électronique au sens de l’article 1367 du code civil ; elle ne valait pas pour autant absence de signature « constaté qu’il n’était pas contesté que la signature en cause était celle du gérant de la société et permettait parfaitement d’identifier son auteur, lequel était habilité à signer un contrat de travail », la cour en avait « exactement déduit que l’apposition de la signature manuscrite numérisée du gérant de la société ne valait pas absence de signature, en sorte que la demande de requalification devait être rejetée. ». Ce que la cour de cassation a jugé n’est pas la valeur de la signature électronique mais le fait d’avoir une trace d’un engagement à signer a contrario de ce que plaidait le salarié. La Cour de Cassation distincte donc bien la valeur d’une signature électronique (qui n’est pas au rendez vous dans le cas présent) au regard de l’engagement requis, mais fait preuve de tolérance face aux signatures numérisées, ayant par ailleurs déjà jugé que « l’apposition sur la contrainte d’une image numérisée d’une signature manuscrite ne permet pas, à elle seule, de retenir que son signataire était dépourvu de la qualité requise pour décerner cet acte » (Cass. 2e civ., 28 mai 2020, no 19-11.744). Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Découvrez le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction des ressources humaines au sein de la Région Île-de-France, qui revient sur la façon dont elle s'y est pris avec Serda Conseil pour embarquer ses équipes et les faire passer au tout numérique en les impliquant dès le démarrage au projet de dématérialisation de l'ensemble des dossiers administratifs de carrière. Serda Conseil accompagne de nombreuses organisations dans la mise en place de ce processus de dématérialisation et propose de vous livrer ses enseignements clés et ses conseils pratiques si vous projetez de vous lancer dans un tel programme. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Serda Conseil propose un plan d'accompagnement pour les directions métier, les directions en charge de la transformation digitale, les directions des systèmes d'information, les directions générales tant du secteur public que privé. Comment ça marche ? Accélérer le déploiement et la prise en main des solutions de dématérialisation grâce à une adaptabilité à vos besoins. Notre objectif ? Vous proposer un accompagnement dit "à la carte" pour mieux répondre à vos enjeux. Accompagner les équipes dans leurs prises en main des nouvelles pratiques et modes opératoires. Mettre en place le dispositif global d’embarquement des équipes en privilégiant les orientations fortes de votre programme de dématérialisation et construire la démarche de communication et de pédagogie pour faciliter la transition vers les nouveaux modes de travail. S’appuyer sur les persona cibles comme relais du déploiement, et les accompagner : sponsor, chef de service, agent, agent spécialisé, référent, chef de projet,... Élaborer une architecture pédagogique multi canal et multimodal combinant présentiel, ateliers pratiques, classes virtuelles et bibliothèques de contenus (vidéos, podcast, mooc, présentation, FAQ, quizz,…) articulés dans des parcours accessibles sur plateforme. Sécuriser l’appropriation des contenus à travers une démarche d’approbation et un baromètre de suivi de la progression. Transmettre à la direction du projet l’ensemble du matériel produit permettant de faire perdurer les nouveaux usages et embarquer les nouveaux arrivés (changement de postes, stagiaires, recrutements,...). Quelles instances de décision ? L’accompagnement s'appuie sur une gouvernance existante ou qui doit être constituée. Cette gouvernance inclut les utilisateurs à tous niveaux internes comme externes. Les relais principaux Les DG et autres directeurs / sponsors pour impulser. Les IRP / CSE. Les responsables de RSE. Les pilotes d'offres de service : administrateur GED, service courrier, SAE... Les chefs de service et managers de proximité. Les référents Les référents numériques, des pilotes de métier en termes de gestion de l'information : chef de projet, veilleur, archiviste et délégué à la protection des données (DPO). Les chefs de projet et autres représentants de la DSI, comme le RSSI, l'urbaniste... Des testeurs et autres représentants utilisateurs métier qui participent : "ambassadeurs, correspondants"... Les utilisateurs finaux Tous types de collaborateurs qui utilisent les nouveaux outils et modes opératoires au quotidien. Les administratifs et assistantes : ils ont des responsabilités spécifiques par rapport aux autres utilisateurs finaux. Quelle est notre démarche ? Des étapes et des livrables pour appréhender son programme de digitalisation. PILOTAGE Comité de pilotage : participation, préparation, animation et relevé de décision. Comité de suivi : participation, préparation, animation et relevé de décision. Appui au chef de projet : point de suivi, tableau de bord et baromètre de AC. Plan de communication global. Plan de formation par persona. Usage et support de pilotage et d'accès aux contenus plateforme Serda Compétences. DIAGNOSTIC Enquête de maturité : questionnaire + analyse. Calcul de l'évaluation de l'empreinte carbone des flux d'informations avec le référentiel des 21. indicateurs Serda-CC. KIT PEDAGOGIQUE Production de "vade-mecum". Production de podcasts. Production de vidéos. Production de tutoriels. KIT COMMUNICATION Newsletter interne : 3 à 4 sujets édito, météo projet, interview, contenu technique. Webinaire : script, pitch, co animation, fourniture plateforme, enregistrement et replay. Retour d'expérience : agent, manager, usagers, analyse d'un cas d'usage et infographie SUPPORT Interventions sur site d'un consultant pour échanger et conseiller les équipes. Animation d'une communauté. En résumé : Avoir un triple portage : direction, métiers, DSI : Mettre en place un triple sponsoring Direction, Métier(s) - DSI pour faciliter l’avancement du projet et l’engagement des parties prenantes avec reporting au Codir ou Comex Dématérialiser de façon responsable : Impliquer l’ensemble des parties prenantes pour contribuer à l’élaboration de l'expression des besoins et de la vision cible. La conduite du changement commence dès la phase de diagnostic. Avoir une vision centrée sur l'humain : Prendre en compte la dimension de l’Ecoresponsabilité en évaluant les niveaux d’impact au niveau inclusion numérique et empreinte carbone, et proposer de bonnes pratiques. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La recherche de mutualisation des systèmes est au cœur du programme appelé “OCTO” pour Optimisation des Coûts de Traitement et d’Organisation du courrier et de la relation usagers, au profit de l’Administration Territoriale d’Etat De quoi s'agit-il ? OCTO est un programme 100% dématérialisation pour la chaîne de traitement de courrier ; il est né d’un projet initié par les Secrétariats Généraux des Directions de Préfecture et a été primé par le Fonds de Transformation de l’Action Publique fin 2019 ; ce fonds permet au Ministère de la Transformation et de la Fonction Publique d’investir sur des projets transversaux, et à forte dimension de recherche de pistes d’économie et d’optimisation des finances publiques. En effet, la gestion de courrier est un sujet partagé par toutes les organisations et ressenti comme porteur de dépenses (nombre important d’agents concernés, coûts des fournitures, multiples traitements, des dépenses de logistique comme des navettes, …). L’idée première est donc de construire un “ modèle ” complet pour la dématérialisation de bout en bout du courrier, et qui soit réplicable pour d’autres administrations territoriales. Le projet est inscrit dans un territoire régional, Auvergnes Rhône Alpes, et s’appuie sur 5 entités “régionales” à savoir 1 ARS, 1 DREAL, 1 DRFIP, 1 Rectorat et la Préfecture elle même à travers le SGCD ; il est piloté par la DINSIC (direction de l’innovation, du numérique et des systèmes d'information et de communication) du Secrétariat Général de la Préfecture. Concrètement OCTO c’est quoi ? C’est un modèle de traitement 100% numérique de l’ensemble des étapes de la chaîne de traitement des courriers usagers ; ce modèle est reproductible dans toutes les administrations territoriales de l’Etat qui le souhaitent sous la forme d’un programme de dématérialisation. Il couvre les flux courriers dit “entrants” (tous canaux de réception - papier / numérique / postal / portail / … bref de l’omnicanal), “circulants” (issus des applications métier ou pas, et jusqu’à la signature électronique) et “sortants” (l’éditique de courrier simple et de lettre recommandée électronique). Vous avez dit mutualisation ? A travers ce projet innovant de construction de modèle et dont SERDA Conseil est l’assistant à maîtrise d’ouvrage, OCTO se caractérise par un axe central “Etat pour l’Etat”. C'est-à-dire que l’Etat est en mesure d’apporter lui-même les éléments de traitement, à travers des services ou des solutions en place ou en cours de développement, sur les étapes de gestion de courrier (édition de lettre simple, circuit de courrier dématérialisé, …). L’enjeu même du programme OCTO est de capitaliser et de mutualiser des ressources de l’Etat existantes, et les mettre au service des entités de l’Administration territoriale ; cela donne un programme “interministériel” de 100% dématérialisation à la fois innovant, ambitieux et efficient. Le contenu du programme OCTO s’appuie sur des éléments concrets de mise en œuvre pour permettre à d’autres structures de l’adopter. Des expérimentations ont été conduites par les 5 entités parties prenantes, permettant de vérifier si tous les flux étaient optimisables et dématérialisables (publications de RETEX sous la plateforme OSMOSE de l’Etat). Le résultat final prend la forme de 5 dispositifs différents, autonomes les uns par rapport aux autres, et dont l’addition permet de couvrir de bout en bout la chaîne de traitement de courrier ; ce sont autant de réponses opérationnelles pour chaque étape du traitement des flux courriers, et qui permettent de mutualiser des gains organisationnels et économiques. Les dispositifs sont les suivants : Dématérialisation du courrier entrant tout venant - numérisation et indexation Centralisation des échanges dématérialisés Circuit de validation et de signature Envoi de lettres simples - plateforme de dépôt Envoi de lettres recommandées De plus, la méthodologie adoptée pour la construction du modèle OCTO et toutes les étapes conduites ainsi que les résultats, peuvent être qualifiées de “mutualisées”. La gouvernance elle-même a été construite dans ce sens pour représenter l’ATE régionale Auvergne Rhône Alpes en tant que champ d’expérimentations ; elle a mis en commun de manière permanente des ressources par les 5 entités citées ci dessus ; elle s'appuie notamment sur le SGCD de la Préfecture du Rhône qui est lui-même un Secrétariat général commun mutualisant des fonctions de ressources humaines, finances, marchés publics, immobilier, logistique, …pour la Préfecture et toutes les directions départementales interministérielles. En plus des 5 dispositifs cités précédemment et de manière transversale, une attention toute particulière a été apportée à la transmission de compétences ; on est plus dans une démarche de digitalisation où l’agent de l’Etat dans sa fonction et dans son rôle, prend une part importante dans la dématérialisation du courrier. L’accompagner et le conduire à s’approprier tout ou partie des 5 dispositifs a donné lieu à la création d’un dispositif pédagogique et technique appelé “sac à dos” qui mutualise l’ensemble des outils pédagogiques et de communication nécessaires : video, podcast, vade-meccum, newsletter, … permettant de faciliter la prise en main et d’accompagner le changement auprès des équipes concernées. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La dématérialisation des dossiers et documents cœur de métier se généralisant dans toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, c’est maintenant au tour des services fonctionnels et transverses de s’engager dans la gestion numérique de l’information, et au premier rang d’entre eux les services de Ressources Humaines. Serda Conseil, société de conseil spécialisée et reconnue dans le monde de la dématérialisation, créé un Pôle RH dédié à ces projets. Les directions des ressources humaines et les directions des systèmes d’information engagent souvent de concert des projets visant à numériser et à gérer électroniquement l’ensemble des dossiers et documents concernant les collaborateurs, qu’ils soient individuels ou collectifs. Le règlement RGPD (gestion des données à caractère personnel) doit également être intégré en amont des réflexions, ainsi que la signature électronique ou les coffre-fort numériques, jusqu’à l’archivage électronique des documents et données. Notre équipe prend en charge l’ensemble d’un projet en Assistance à Maîtrise d’Ouvrage : étude de cadrage, lancement du projet, entretiens, préconisations, etc. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com. L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.