Archivistes : la conservation fiscale passe à 10 ans. Vos référentiels sont-ils prêts pour 2027 ?
À compter du 1er janvier 2027, la durée de conservation prévue par l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales passe de 6 à 10 ans. Pour les archivistes et Records managers, cette évolution impose de revoir les référentiels de conservation, mais aussi les règles appliquées dans les GED, SAE et systèmes comptables. Attention toutefois : toutes les durées de 6 ans ne passent pas automatiquement à 10 ans.
Ce qui change au 1er janvier 2027 : de 6 à 10 ans
La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales modifie une règle importante en matière de conservation d’archives.
L’article 36 de la loi modifie l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales. À compter du 1er janvier 2027, les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale devront être conservés pendant 10 ans, contre 6 ans jusqu’à présent.
Pour les archivistes et Records Managers, une mise à jour des référentiels s’impose. Mais attention au faux réflexe du « tout à 10 ans ».
Un changement de quatre années peut sembler simple à traduire dans un tableau de gestion : remplacer « 6 ans » par « 10 ans » et poursuivre ses campagnes d’élimination. Ce serait précisément l’erreur à éviter. Il ne s’agit pas uniquement de « documents fiscaux » au sens strict, mais des documents entrant dans le champ du contrôle de l’administration fiscale.
Le référentiel devra donc notamment être vérifié pour :
les déclarations fiscales et leurs pièces justificatives
les documents relatifs à l’impôt sur les sociétés
les documents liés à la TVA et aux taxes assimilées
les documents relatifs à la CFE et à la CVAE
les livres et registres entrant dans le champ du contrôle fiscal
les factures, données et pièces justificatives permettant de justifier les opérations déclarées
La bonne question n’est donc pas : « Quelles lignes de mon référentiel sont aujourd’hui à 6 ans ? », mais : « Quelles catégories documentaires relèvent réellement de l’article L.102 B du LPF ? »
Archives électroniques : la preuve fiscale ne se limite pas au document final
La réforme ne concerne évidemment pas uniquement les dossiers papier. Je rappelle que l’article L.102 B du LPF précise que lorsque les livres, registres, documents ou pièces concernés sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant le délai prévu.
La mise à jour doit donc également être répercutée dans les GED, SAE, ERP, applications comptables et fiscales et autres systèmes d’information qui portent ces documents. Le sujet est d’autant plus important que la comptabilité est aujourd’hui largement informatisée.
L’article L.13 du LPF prévoit en effet que le contrôle peut porter sur « l’ensemble des informations, données et traitements informatiques » qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations, ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution de ces traitements.
Autrement dit, dans un environnement numérique, la preuve fiscale ne se résume pas au document final. Il faut également s’interroger sur les données, traitements et éléments de documentation permettant de comprendre et de justifier le résultat produit.
Attention toutefois : cela ne signifie pas que toutes les données d’un système comptable doivent désormais être conservées 10 ans. Selon leur nature et leur rôle dans le contrôle fiscal, documents, données, traitements et documentation peuvent relever de règles de conservation différentes. Là encore, il faut qualifier ce qui doit être conservé avant de modifier les durées.
Une réforme qui concerne aussi les archives déjà constituées
La réforme comporte une disposition transitoire importante : la nouvelle règle s’applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Il ne suffit donc pas d’appliquer 10 ans aux documents produits à compter de 2027. Une partie des archives déjà présentes dans vos magasins, GED, SAE ou systèmes d’information est également concernée.
Prenons un document établi le 2 janvier 2021. Avec l’ancienne règle de 6 ans, sa conservation aurait pris fin le 2 janvier 2027. Cette échéance intervenant après le 1er janvier 2027, le document est rattrapé par la nouvelle disposition : il doit désormais être conservé jusqu’au 2 janvier 2031.
Avant toute campagne d’élimination prévue en 2027, les règles de gestion doivent donc être revues et les destructions potentiellement concernées sécurisées.
Le piège du « tout à 10 ans »
Un référentiel ne se met pas à jour par simple « rechercher/remplacer ». Il se met à jour par fondement juridique et par typologie documentaire ou informationnelle.
Les documents comptables étaient déjà à 10 ans L’article L.123-22 du Code de commerce impose déjà aux commerçants la conservation pendant 10 ans des documents comptables et pièces justificatives. Pour les catégories correctement rattachées à ce fondement, il n’y a donc pas nécessairement de DUA à modifier.
La prescription commerciale générale reste à 5 ans. La réforme fiscale ne transforme pas la prescription commerciale générale en une prescription de 10 ans. L’article L.110-4 du Code de commerce prévoit toujours une prescription de 5 ans pour les obligations nées à l’occasion du commerce, sauf prescriptions spéciales.
Il n’y a donc aucune raison de faire passer automatiquement tous les contrats, conventions ou dossiers fournisseurs à 10 ans.
En revanche, un même document peut répondre à plusieurs finalités. S’il constitue également une pièce nécessaire au contrôle fiscal, sa durée doit être réévaluée en conséquence.
Toutes les durées sociales ou RH ne passent pas à 10 ans
Le titre de la loi peut être trompeur puisqu’elle porte sur les fraudes sociales et fiscales. Pour autant, elle ne transforme pas automatiquement les DUA relevant du Code du travail ou du Code de la sécurité sociale.
Référentiels, GED, SAE : les actions à engager dès maintenant
La priorité est donc d’organiser une revue ciblée du référentiel et des règles réellement appliquées dans les systèmes avec les métiers concernés (comptables, fiscalistes, auditeurs, contrôleurs de gestion,....) :
identifier les règles fondées sur l’article L.102 B du LPF
repérer les catégories actuellement à 6 ans et déterminer lesquelles passent réellement à 10 ans, en échangeant avec les métiers concernés
étendre l’analyse aux environnements électroniques : GED, SAE, ERP, applications comptables et fiscales, avec les administrateurs fonctionnels et les utilisateurs
identifier les documents dont la durée devait expirer après le 1er janvier 2027, notamment dans les bordereaux d’éliminables transmis par les prestataires d’archivage lors des campagnes annuelles préparant les éliminations
répercuter les nouvelles règles dans les outils qui exécutent automatiquement les durées de conservation.
Cette vigilance sur les éliminations est particulièrement importante dès le dernier trimestre 2026, période pendant laquelle sont souvent préparés les bordereaux correspondant aux destructions du premier trimestre de l’année suivante.
Et penser à documenter chaque modification. Une durée ne devrait jamais devenir « 10 ans » dans un référentiel ou un système sans que l’on puisse retrouver le texte et le fondement juridique qui la justifient.
Un référentiel vivant, jusque dans les systèmes d’information
Cette réforme rappelle qu’un référentiel d’archivage est un outil vivant de conformité et de pilotage. À l’heure de la dématérialisation, il ne peut plus se limiter aux documents au sens traditionnel du terme. Données, traitements, documentation des systèmes et preuves électroniques doivent également entrer dans l’analyse menée avec les métiers et la DSI.
Une nouvelle durée légale ne se traduit donc jamais par un simple « rechercher/remplacer ». Elle suppose de comprendre le périmètre du texte, d’identifier les informations concernées et de traduire cette analyse jusque dans les systèmes qui appliquent réellement les règles de conservation.
Archivistes, Records Managers, responsables GED, SAE et gouvernance de l’information : avant vos prochaines campagnes d’élimination, ouvrez vos référentiels… mais regardez aussi vos systèmes d’information. Le chantier des 10 ans a déjà commencé.
Caroline Buscal
Consultante experte
Directrice de Serda Conseil