C'est l'histoire d'une banque qui a établi en 2000, une stratégie de mise en œuvre pour son système d'archivage électronique NF Z 42-013, encadré par un processus de records management. Son objectif : détruire "l'enveloppe charnelle" des dossiers de leurs clients et une grande partie des dossiers crédits : c'est à dire le papier. Un juke-box de DON , une chaîne de numérisation et un applicatif RM et SAE plus loin, et le ROI est atteint : la suppression d'une partie du stock papier est entériné et la conservation passe au numérique. Ce nouveau modèle perdure durant une bonne dizaine d'années . Cependant à partir de 2010, une toute nouvelle plateforme d'ECM est installée pour entrer de plein pied dans le monde digital. On mutualise, on déploie, on met en ordre de marche et on reprend l'existant. Ici, l'ECM est nativement de mise : ubiquité, recherche rapide, etc... bref tout ! sauf un archivage à vocation probatoire . Complexe à mettre en œuvre, il simplement été laissé sur le bord de la route ! Résultat : la banque a dû réarchiver ses dossiers papier en parallèle de l'ECM , les reclasser et réoccuper de nouvelles surfaces. Autre question : quid des dossiers papier supprimés qui ne possèdent plus leur pendant numérique conservé dans un cadre probatoire ? Faire et défaire, c'est toujours travailler ! Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

Quels sont les sujets sur lesquels agir pour réduire la dette de la Gouvernance de l’information numérique ? Des feuilles de route incomplètes ou pas à jour sont génératrices de dette ! Chaque organisation poursuit en permanence sa feuille de route d’évolutions qui est, à mon expérience, plus ou moins pertinente ou à jour. En référence avec l’état de l’art et les bonnes pratiques de la Gouvernance de l’information, la modernisation de l’architecture SI et de des offres de services orientés vers les utilisateurs internes ou externes se traduisent financièrement et techniquement par une dette qui est parfois critique. Le retard dans la mise en place des solutions et également dans l’évolution les pratiques en est la traduction concrète ! C’est à l’occasion du contexte, autant incroyable qu’inédit, du confinement et du télétravail, que les Directions générales, les Directions métiers et les DSI ont pu réaliser à quel point la dette est importante. Et sur le principe et pour faire simple : plus on est en retard, plus la dette est et sera lourde à couvrir. Un système en conformité avec l'état de l'art aura donc une dette faible. Où se trouvent les écarts qui pèsent le plus sur la dette ? En toute logique, si on reprend la page 39 du rapport annuel 2020 de Serda Conseil sur la Gouvernance de l’information, sur les 17 sujets, 9 permettent de mieux mesurer l’écart et donc la dette ! J’en veux pour preuve, la liste des 9 projets les moins prévus dans le cadre de la GIN (Gouvernance de l’information numérique) : Infographie des neufs types de projet les plus en décalage au regard de la dette Gouvernance de l’information numérique (GIN) 4 portefeuilles à instruire pour réduire la dette (le premier portefeuille à plus de 60% et les 3 autres portefeuille à plus de 50%) - Portefeuille orienté services au utilisateurs (plus de 60% non prévus) : le 1 avec les plateformes de services et le 2 avec le Digital Workplace, deux sujets souvent associés. A l’heur du télétravail et du contexte, c’est ce portefeuille qui porte beaucoup la dette. - Portefeuille orienté sécurité et traçabilité : le 9 avec le records management et la gestion du cycle de vie et le 4 avec le coffre fort numérique. - Portefeuille orienté Veille et réseaux sociaux : le 5 et le 6 indiquent que la généralisation de la veille, activité encore trop silotée et réduite aux strict métier des veilleurs, est encore en deçà des attendus pour les activités d’idéation, de benchmark, d’innovation, d’analyse stratégique ou technique. - Dernier portefeuille, l’automatisation des processus soient le 3 avec l’IA au service de la GED (moteurs intelligents et instruction d’actions en lien avec les traitements documentaires), le 7 (courrier) et le 8 (RPA) qui couvrent les traitements auto-apprenant destinés à automatiser les flux entrants comme sortants Pour télécharger le rapport GIN 2020, rendez-vous sur cette page .

Voilà un très beau travail que nous sommes très très fiers d'avoir porté avec Mintika en collaboration avec les équipes du SIAF, de Vitam, et de chacun des trois ministères porteurs du projet Vitam : une modélisation de la préservation des archives électroniques. Cette modélisation est l'outil indispensable pour évaluer les compétences et charges nécessaires (et donc les budgets et coûts induits) pendant la mise en œuvre puis le fonctionnement d'un système d'archivage électronique qu'il soit à vocation probatoire ou à vocation patrimonial. Il s'adresse à toute organisation qui s'interroge sur sa capacité à assurer la vie des archives sur du moyen et long terme dans le cadre d'un SAE. Un volet spécifique et réservé d'étude de scénarisations a été également produit mais ne fait pas partie des documentations partagées car spécifique à chaque bénéficiaire. Cette scénarisation repose sur le chiffrage détaillé sur une période aussi longue que 25 ans. Elle comprend entre autre les migrations, les contrôles et audits et les dispositifs de veille et de restauration de données. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

A quoi va servir E-ARK pour l'archivage à long terme ? Quels rôles jouent Serda Conseil et Serda formation dans E-ARK ? Quelles spécifications utiliser pour mettre en œuvre E-ARK avec quels standards de métadonnées (METS/PREMIS/SEDA) ? Qu’est-ce que le programme E-ARK et pourquoi est-il essentiel pour l’archivage à long terme en Europe ? E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) a été lancé en 2014 par le DLM Forum (communauté européenne de professionnels appartenant à des organisations publiques comme privées et représentées par des professionnels de la gouvernance de l’information et des archives de toute l'Union européenne). La Commission européenne a développé un programme complet pour accélérer au travers d’E-ARK le cadre de confiance numérique entre pays européens Les 27 ont construit la confiance européenne commune basée sur deux piliers : eIDAS et les building block.. E-ARK est aujourd'hui un élément incontournable de la confiance numérique déployé à l’échelle européenne. E-ARK, c’est d’abord le standard européen qui se construit depuis 10 ans pour la conservation et l’accès de confiance aux données produites et reçues par l’ensemble des organisations publiques et privées des 27 pays européens. Ce standard s’adresse aux archivistes, gestionnaire de projet, DSI, RSSI et chef de projet ainsi qu’à toutes personnes qui gèrent de l’information. Durant ces 10 ans de conception, la difficulté a résidé dans la construction à l’échelle européenne du cadre technique, fonctionnel et homogène en tenant compte des quelques 27 pratiques d’archivage différentes. E-ARK s’est déployé lors de 3 grandes phases : En 2014 , E-ARK a développé ses propres spécifications de conservation d'objets numériques. De 2017 à 2021 , ce projet représente la base du Building Block* eArchiving sous le nom de E-ARK3, dans le cadre du projet européen CEF (Connecting Europe Facility*) . Il a pour but de fournir des applications open source, des formations et de la documentation afin de préserver et réutiliser les données (data, document,...) sur le long terme. Nous sommes aujourd'hui, dans cette troisième phase tournée vers la diffusion du standard. Le projet a été renommé dans ce sens E-ARK4ALL. Quel rôle joue Serda dans le projet européen E-ARK4ALL ? Le groupe Serda est l’acteur français participant au consortium monté par le DLM Forum pleinement aujourd’hui à la diffusion d’E-ARK4ALL en collaborant avec ses partenaires en particulier pour la conception des formations et du cursus universitaire. Un des points essentiels à retenir de E-ARK est son standard de métadonnées. Il s’inscrit pleinement dans la norme OAIS (ISO 14721). Le modèle de métadonnées spécifique à E-ARK4ALL se fonde sur METS et PREMIS. Le standard METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) est un standard basé sur XML qui définit une structure pour encoder des métadonnées descriptives, administratives et structurelles associées à des objets tels que des ressources numériques, des collections et des archives. Au standard METS, s’ajoute le standard PREMIS basé également sur XML. Il permet d’ajouter des métadonnées techniques aux objets numériques à archiver. Avec E-ARK, un changement d’échelle s’opère pour l’ensemble des processus de versement, de conservation et d’accès des données archivées. Ce standard a été conçu dans le but d’uniformiser la description des archives au niveau européen et d’être utilisable par tous les logiciels d’archivage quel que soit le pays de conception ou d’utilisation. E-ARK a choisi comme base de ses spécifications le standard METS que l’on peut comparer au standard SEDA en tant que protocole d’archivage. C’est pourquoi, en France, E-ARK a mis en place une collaboration avec le programme VITAM afin d’étudier les opportunités d’interopérabilité de ces deux systèmes. E-ARK : vers une harmonisation des logiciels d’archivage électronique en Europe Le déploiement d’un nouveau standard reconnu à l’échelle européenne permet d'offrir de nouvelles possibilités en termes de logiciel d’archivage sur le marché européen. Les archivistes pourront faire appel à des intégrateurs provenant d’autres pays européens pour choisir leur solution d’archivage. Cela offre de nouvelles opportunités de choix d’outil pour le marché français. Dans cette optique, le programme VITAM pourrait par exemple intégrer ces nouvelles spécifications du programme E-ARK, comme du reste d’autres acteurs éditeurs de logiciels d’archivage électronique. Ce changement d’échelle dans l’archivage numérique implique également pour les archivistes français de se familiariser avec ce standard européen. Avec E-ARK, les standards de métadonnées PREMIS et METS forment le cœur de ses spécifications. Cela amène également les archivistes à se tourner vers de nouveaux acteurs comme le DILCIS Board (Digital Information LifeCycle Interoperability Standards) responsable de maintenir, mettre à jour et diffuser ces spécifications E-ARK. Pour les formations qualifiantes, Serda en tant que membre du consortium, développe les compétences nécessaires pour prendre en compte ces nouvelles exigences européennes E-ARK comme une utilisation efficace de METS et de PREMIS dans les processus de versement, de conservation et de diffusion des archives. Vers une intégration universitaire du standard E-ARK : un tournant pour l’archivage électronique Afin de diffuser ce nouveau standard, E-ARK conçoit actuellement des formations académiques afin d’intégrer pleinement ses spécifications. Serda participe activement à la création de ce nouveau programme de formation qui permettra aux étudiants d’aborder les nouvelles problématiques liées à l’archivage électronique. Les prochains posts du blog Serda Conseil et Serda Formation : Les spécifications E-ARK (METS et PREMIS), Les champs de la conservation de la data selon E-ARK. *Un Building Block est une solution numérique ouverte et réutilisable. Il peut prendre la forme d'un modèle, d'une norme, d'un logiciel ou d'un logiciel (SaaS), ou d'une combinaison de ceux-ci. *La Connecting Europe Facility (CEF Digital) est un programme de cofinancement de l'Union européenne, géré par la Commission européenne. Dans le domaine numérique du CEF, l’objectif est de soutenir et d’encourager les investissements dans les infrastructures de connectivité numérique entre 2021 et 2027. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. 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Face à l'augmentation des commandes et à la nécessité urgente de s'adapter à une économie de guerre, les acteurs de l'industrie de la défense, notamment les PME et ETI, doivent accélérer leur transition numérique. L'association de la Gestion Électronique des Documents (GED) et de l'Intelligence Artificielle (IA) devient un levier crucial pour moderniser les processus, sécuriser la chaîne d'approvisionnement et satisfaire les exigences croissantes de performance, tout en préservant la souveraineté numérique et en garantissant la cybersécurité. Découvrez comment. La GED et l'IA : des enjeux cruciaux pour la sphère Défense Les entreprises du secteur de la défense connaissent une augmentation de leurs commandes, ce qui met en évidence l'urgence pour les industriels français de renforcer rapidement leurs capacités de production. Cet enjeu est particulièrement important pour les PME et ETI qui constituent une part significative de la base industrielle de défense. Ces entreprises sont souvent structurées autour de cycles de production longs et de faibles volumes de commandes. Passer à l'échelle : les défis de l'industrie S'adapter à une "économie de guerre" implique de relever plusieurs défis industriels : Raccourcir les cycles de R&D pour accélérer la réponse aux commandes de nouveaux produits. Sécuriser la chaîne logistique depuis les donneurs d'ordres jusqu'aux sous-traitants. Moderniser les capacités de production avec des moyens d'investissement qui peuvent être limités. Digitaliser les processus des opérations pour optimiser l'ensemble du parcours, de la commande à la livraison et au SAV. C'est une tendance que nous observons chez nos clients du secteur. La facturation électronique : un levier de digitalisation L'obligation de la facturation électronique à partir de septembre 2026 représente une opportunité pour accélérer la digitalisation des processus. Organiser la chaîne, du devis au paiement, en intégrant la commande, la mise en production, la livraison et le contrôle qualité, devient essentiel. Le processus digital doit être intégré et transparent, en tenant compte des diverses applications métiers, ERP, comptables, techniques et qualité. C'est ici que les nouvelles solutions de GED , enrichies par l' IA , interviennent pour transformer les documents en données exploitables, qui alimentent ensuite les différentes application L'IA et la GED : outils essentiels au déploiement La combinaison de la GED et de l'IA (notamment avec des bibliothèques de LLM, de RAG, de LAM) représente un levier technologique stratégique. Elle permet l'optimisation des processus commerciaux et de production, la sécurisation des chaînes d'approvisionnement et l'anticipation des risques. Cependant, son déploiement soulève également des questions concernant l' interopérabilité , la souveraineté numérique et la cybersécurité . La nature diverse des données à extraire et à traiter, leur dispersion et leur volume, ajoutent à la complexité des projets de digitalisation. Pour assurer un retour sur investissement rapide et une mise à l'échelle réussie, il est essentiel de disposer d'une feuille de route en accord avec les objectifs métiers. Cela permet de guider les POCs (Proof of Concepts) ainsi que le déploiement des nouvelles applications de la GED et de l'IA. Nous constatons l'importance de cette approche lors de nos accompagnements en AMOA (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) auprès de nos clients dans ce secteur.

Découvrez le témoignage inédit de Claire Foucquier, en charge de la direction des ressources humaines au sein de la Région Île-de-France, qui revient sur la façon dont elle s'y est pris avec Serda Conseil pour embarquer ses équipes et les faire passer au tout numérique en les impliquant dès le démarrage au projet de dématérialisation de l'ensemble des dossiers administratifs de carrière. Serda Conseil accompagne de nombreuses organisations dans la mise en place de ce processus de dématérialisation et propose de vous livrer ses enseignements clés et ses conseils pratiques si vous projetez de vous lancer dans un tel programme. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.

La recherche de mutualisation des systèmes est au cœur du programme appelé “OCTO” pour Optimisation des Coûts de Traitement et d’Organisation du courrier et de la relation usagers, au profit de l’Administration Territoriale d’Etat De quoi s'agit-il ? OCTO est un programme 100% dématérialisation pour la chaîne de traitement de courrier ; il est né d’un projet initié par les Secrétariats Généraux des Directions de Préfecture et a été primé par le Fonds de Transformation de l’Action Publique fin 2019 ; ce fonds permet au Ministère de la Transformation et de la Fonction Publique d’investir sur des projets transversaux, et à forte dimension de recherche de pistes d’économie et d’optimisation des finances publiques. En effet, la gestion de courrier est un sujet partagé par toutes les organisations et ressenti comme porteur de dépenses (nombre important d’agents concernés, coûts des fournitures, multiples traitements, des dépenses de logistique comme des navettes, …). L’idée première est donc de construire un “ modèle ” complet pour la dématérialisation de bout en bout du courrier, et qui soit réplicable pour d’autres administrations territoriales. Le projet est inscrit dans un territoire régional, Auvergnes Rhône Alpes, et s’appuie sur 5 entités “régionales” à savoir 1 ARS, 1 DREAL, 1 DRFIP, 1 Rectorat et la Préfecture elle même à travers le SGCD ; il est piloté par la DINSIC (direction de l’innovation, du numérique et des systèmes d'information et de communication) du Secrétariat Général de la Préfecture. Concrètement OCTO c’est quoi ? C’est un modèle de traitement 100% numérique de l’ensemble des étapes de la chaîne de traitement des courriers usagers ; ce modèle est reproductible dans toutes les administrations territoriales de l’Etat qui le souhaitent sous la forme d’un programme de dématérialisation. Il couvre les flux courriers dit “entrants” (tous canaux de réception - papier / numérique / postal / portail / … bref de l’omnicanal), “circulants” (issus des applications métier ou pas, et jusqu’à la signature électronique) et “sortants” (l’éditique de courrier simple et de lettre recommandée électronique). Vous avez dit mutualisation ? A travers ce projet innovant de construction de modèle et dont SERDA Conseil est l’assistant à maîtrise d’ouvrage, OCTO se caractérise par un axe central “Etat pour l’Etat”. C'est-à-dire que l’Etat est en mesure d’apporter lui-même les éléments de traitement, à travers des services ou des solutions en place ou en cours de développement, sur les étapes de gestion de courrier (édition de lettre simple, circuit de courrier dématérialisé, …). L’enjeu même du programme OCTO est de capitaliser et de mutualiser des ressources de l’Etat existantes, et les mettre au service des entités de l’Administration territoriale ; cela donne un programme “interministériel” de 100% dématérialisation à la fois innovant, ambitieux et efficient. Le contenu du programme OCTO s’appuie sur des éléments concrets de mise en œuvre pour permettre à d’autres structures de l’adopter. Des expérimentations ont été conduites par les 5 entités parties prenantes, permettant de vérifier si tous les flux étaient optimisables et dématérialisables (publications de RETEX sous la plateforme OSMOSE de l’Etat). Le résultat final prend la forme de 5 dispositifs différents, autonomes les uns par rapport aux autres, et dont l’addition permet de couvrir de bout en bout la chaîne de traitement de courrier ; ce sont autant de réponses opérationnelles pour chaque étape du traitement des flux courriers, et qui permettent de mutualiser des gains organisationnels et économiques. Les dispositifs sont les suivants : Dématérialisation du courrier entrant tout venant - numérisation et indexation Centralisation des échanges dématérialisés Circuit de validation et de signature Envoi de lettres simples - plateforme de dépôt Envoi de lettres recommandées De plus, la méthodologie adoptée pour la construction du modèle OCTO et toutes les étapes conduites ainsi que les résultats, peuvent être qualifiées de “mutualisées”. La gouvernance elle-même a été construite dans ce sens pour représenter l’ATE régionale Auvergne Rhône Alpes en tant que champ d’expérimentations ; elle a mis en commun de manière permanente des ressources par les 5 entités citées ci dessus ; elle s'appuie notamment sur le SGCD de la Préfecture du Rhône qui est lui-même un Secrétariat général commun mutualisant des fonctions de ressources humaines, finances, marchés publics, immobilier, logistique, …pour la Préfecture et toutes les directions départementales interministérielles. En plus des 5 dispositifs cités précédemment et de manière transversale, une attention toute particulière a été apportée à la transmission de compétences ; on est plus dans une démarche de digitalisation où l’agent de l’Etat dans sa fonction et dans son rôle, prend une part importante dans la dématérialisation du courrier. L’accompagner et le conduire à s’approprier tout ou partie des 5 dispositifs a donné lieu à la création d’un dispositif pédagogique et technique appelé “sac à dos” qui mutualise l’ensemble des outils pédagogiques et de communication nécessaires : video, podcast, vade-meccum, newsletter, … permettant de faciliter la prise en main et d’accompagner le changement auprès des équipes concernées. Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : infos@serda.com . L'équipe Serda Conseil se fera un plaisir de répondre à vos questions. Suivez-nous sur Linkedin pour ne rien manquer de notre actualité.